本文關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

    [摘要]21世紀(jì),是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，管理的核心即為對(duì)知識(shí)的管理；所有的競(jìng)爭(zhēng)歸結(jié)為人才的競(jìng)爭(zhēng)，人力資源管理成為知識(shí)管理的核心內(nèi)容，而人事檔案管理的優(yōu)劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業(yè)人力資源管理的重要支柱。人事檔案管理和人力資源管理是一個(gè)有機(jī)的整體，兩者不可分離，必須同步發(fā)展。做好企業(yè)人事檔案工作，將極大的促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作，進(jìn)而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已落后于時(shí)代的潮流，現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，人事檔案管理工作改革勢(shì)在必行。

    [關(guān)鍵詞]人力資源管理 人事檔案管理

    21世紀(jì)，知識(shí)成為推動(dòng)人類發(fā)展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時(shí)代，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，管理的核心即為對(duì)知識(shí)的管理；所有的競(jìng)爭(zhēng)歸結(jié)為人才的競(jìng)爭(zhēng)，人力資源管理成為知識(shí)管理的核心內(nèi)容，而人事檔案管理的優(yōu)劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業(yè)人力資源管理的重要支柱。

    企業(yè)人事檔案作為企業(yè)檔案的重要組成部分，它的主要作用一般有以下幾點(diǎn)：
    1.考察、了解員工的重要手段；
    2.人力資源管理工作不可缺少的依據(jù)；
    3.人力資源開發(fā)的信息和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；
    4.企業(yè)知識(shí)管理的重要支柱；
    5.企業(yè)文化的重要表征。
    人事檔案管理是一項(xiàng)管理工作，由它在企業(yè)中的主要作用可以看出，人事檔案管理和人力資源管理是一個(gè)有機(jī)的整體，兩者之間就像魚和水的關(guān)系一樣，不可分離，同步發(fā)展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。做好企業(yè)人事檔案工作，可以極大的促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作，進(jìn)而提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

    知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理已落后于時(shí)代的潮流，現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作提出了新的要求，人事檔案管理工作改革勢(shì)在必行。

    人力資源（Human Resources）是指人體在先天的基礎(chǔ)上，經(jīng)過人力資本投資和有差別性的生活與社會(huì)實(shí)踐所形成的勞動(dòng)能力，包括腦力和體力兩個(gè)方面。①相對(duì)于物力資源，人力資源因其依附于具有生物性和社會(huì)性的人，所以具有能動(dòng)性、兩重性、創(chuàng)造性、可再生性、時(shí)效性以及社會(huì)性的特點(diǎn)。根據(jù)人力資源的特性，總體而言，人力資源管理是一種以“人”為中心，將人作為最重要資源的現(xiàn)代管理思想；是以“以事就人”，以人為主為管理模式，旨在使人適得其所、人盡其才，使組織目標(biāo)與個(gè)人目標(biāo)有機(jī)統(tǒng)一，使組織的成長(zhǎng)與個(gè)人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素質(zhì)、高度團(tuán)結(jié)的隊(duì)伍；創(chuàng)造一種自我激勵(lì)、自我約束和促進(jìn)優(yōu)秀人才脫穎而出的機(jī)制；培育、營(yíng)造良好的組織氛圍和企業(yè)文化。人力資源管理反映的是“人才決定企業(yè)前途”的先進(jìn)經(jīng)營(yíng)理念。

    人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。②人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動(dòng)，反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛好等情況的原始記錄，是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料，以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)，具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

    一、現(xiàn)代人力資源管理新趨勢(shì)對(duì)人事檔案管理工作的新要求

    時(shí)代在發(fā)展，人類也邁入了21世紀(jì)，人力資源管理經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展也產(chǎn)生了新的趨勢(shì)，而這些新的趨勢(shì)對(duì)人事檔案工作提出更多、更新的要求，因此了解這些趨勢(shì)，才能使人事檔案工作的改革真正落到實(shí)處。

    這些新的趨勢(shì)大致可以歸納為以下幾點(diǎn)：
    1.建立企業(yè)的核心價(jià)值體系�，F(xiàn)代人力資源管理把企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理作為一種道德行為，企業(yè)文化成為企業(yè)生存發(fā)展的重要支撐力量。
    2.建立多層次的價(jià)值評(píng)價(jià)體系。由傳統(tǒng)的人事考核轉(zhuǎn)向人力資源管理的價(jià)值評(píng)價(jià)體系；由單一的考核評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)向多層次全方位的價(jià)值評(píng)價(jià)體系；由面向個(gè)人要素的評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)向?qū)?jī)效和取得優(yōu)異績(jī)效因素的評(píng)價(jià)；由面向個(gè)體績(jī)效的考核評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)向企業(yè)績(jī)效、組織績(jī)效、團(tuán)隊(duì)績(jī)效的考核評(píng)價(jià)。
    3.構(gòu)建以績(jī)效為導(dǎo)向的薪酬回報(bào)體系。在注重薪酬回報(bào)功能的同時(shí)，更注重薪酬的激勵(lì)功能；以行為和技能作為薪酬的基礎(chǔ)，以組織與個(gè)人績(jī)效作為支付薪酬的依據(jù)；強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)績(jī)效的回報(bào)與激勵(lì)———團(tuán)隊(duì)薪酬，在薪酬體系中強(qiáng)化員工持股和股票期權(quán)的長(zhǎng)期激勵(lì)。
    4.把職業(yè)化作為衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志。職業(yè)化要素由適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)一體化的知識(shí)結(jié)構(gòu)與技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德、職業(yè)精神、職業(yè)規(guī)則、職業(yè)價(jià)值觀、職業(yè)語(yǔ)言組成。

    現(xiàn)代人力資源管理發(fā)展的諸多新趨勢(shì)對(duì)人事檔案管理工作提出了更多、更新的要求：
    1.人事檔案工作作為企業(yè)檔案工作的重要組成部分，也應(yīng)體現(xiàn)企業(yè)文化，為建立企業(yè)核心價(jià)值體系服務(wù)。
    2.人事檔案工作是企業(yè)價(jià)值評(píng)價(jià)體系的基礎(chǔ)，價(jià)值評(píng)價(jià)信息是人事檔案信息的重要來源，人事檔案提供的人事信息應(yīng)從原來的單一考核信息轉(zhuǎn)向多層次全方位的評(píng)價(jià)信息，并在記錄個(gè)人信息的同時(shí)注重組織、團(tuán)隊(duì)信息，保持個(gè)人信息與組織團(tuán)隊(duì)信息的聯(lián)系、一致性。
    3.人事檔案工作是企業(yè)價(jià)值分配體系的重要依據(jù)，人事檔案在提供分配信息的同時(shí)，還必須注意對(duì)價(jià)值分配結(jié)果反饋信息的記錄、更新。
    4.職業(yè)化是衡量人力資源管理水平的重要標(biāo)志，由此，人事檔案工作也必須注意對(duì)職業(yè)化相關(guān)信息的收集，并及時(shí)地提供利用。

    二、企業(yè)人事檔案管理工作問題透視

    現(xiàn)階段，企業(yè)人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題直接制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，并為企業(yè)人力資源管理工作帶來極大的困擾，影響了企業(yè)發(fā)展。

    1.服務(wù)意識(shí)淡薄，缺乏開拓進(jìn)取的精神
    不僅僅是企業(yè)人事檔案管理工作，很多企業(yè)檔案管理部門思想陳舊，缺乏開拓進(jìn)取的精神，未從根本上意識(shí)到檔案工作是服務(wù)性的工作，檔案信息提供利用的有效性很大程度上直接取決于檔案服務(wù)工作的優(yōu)劣。

    然而現(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理工作者仍只是扮演保管員的角色，只是被動(dòng)的接、收檔案，更有甚者將自身視為“上帝”，對(duì)前來利用檔案的人態(tài)度惡劣。長(zhǎng)此以往，檔案利用者會(huì)越來越少，有的部門甚至不會(huì)將檔案交與檔案部門保管，檔案部門存在的意義會(huì)越來越被懷疑，檔案部門的地位也就岌岌可危了。

    2.合作意識(shí)淡薄，缺乏與相關(guān)部門的協(xié)作

    企業(yè)人事檔案管理不是一個(gè)單獨(dú)的實(shí)體，而與其他很多工作緊密相關(guān)。但是現(xiàn)今很多企業(yè)的人事檔案管理與企業(yè)的人力資源管理相脫節(jié)。員工的人事檔案很少能提供人事部門所需要的員工的信息，相應(yīng)的，人事部門也不會(huì)將新的員工人事信息交由檔案部門保管。

    3.競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)淡薄，缺乏時(shí)效性觀念

    傳統(tǒng)的思想對(duì)檔案部門的影響極大，檔案部門缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，沒有確立時(shí)效性觀念，使得檔案部門工作效率普遍不高，然而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這對(duì)企業(yè)將會(huì)產(chǎn)生致命的影響。

    4.人事檔案管理制度不完善，缺乏科學(xué)性、先進(jìn)性

    在制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)相對(duì)滯后，致使應(yīng)該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動(dòng)檔案沒有及時(shí)清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能真實(shí)、完整地反映一個(gè)人的歷史全貌。

    5.傳統(tǒng)人事檔案分類的不科學(xué)性及檔案內(nèi)容的片面性

    傳統(tǒng)的人事檔案主要分為干部、學(xué)生、工人三大類，但隨著時(shí)代的發(fā)展，這種分類方式已不能滿足現(xiàn)代人事檔案管理的需要。尤其作為現(xiàn)代企業(yè)來說，專業(yè)、工作內(nèi)容的多樣化決定了員工職務(wù)、分工的多樣性；企業(yè)流動(dòng)人員的產(chǎn)生與增多也對(duì)人事檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。
以往的人事檔案內(nèi)容不夠充實(shí)且具有片面性。主要表現(xiàn)為人事檔案的“四輕四重”，即重政治歷史問題，輕工作實(shí)績(jī)；重家庭關(guān)系，輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)；重思想品德，輕才能成就；重過失錯(cuò)誤，輕才能成就。此外，人事檔案中公式化、格式化的材料較多。③造成了人事檔案的不連貫、不全面，使得現(xiàn)實(shí)利用性差，起不到為企業(yè)人力資源管理服務(wù)的作用。

    6.人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)制約人事檔案管理工作的發(fā)展

    檔案工作人才結(jié)構(gòu)的不適應(yīng)，現(xiàn)有的檔案人員往往缺乏開拓精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，深深制約著人事檔案管理工作的進(jìn)行和發(fā)展。

    7.人事檔案管理手段落后，制約人事檔案功能的發(fā)揮

    現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理階段，在人事檔案作用日益增加的情況下，這種方式越來越不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。

    三、加強(qiáng)改進(jìn)人事檔案管理工作，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理工作新要求

    人事檔案管理工作的改革要立足本職、根據(jù)現(xiàn)狀，以知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代為背景，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)企業(yè)人力資源管理的新要求，為企業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

    1.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

    知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人事檔案管理人員要更新觀念，端正態(tài)度，改變長(zhǎng)期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理，是人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。

    2.增強(qiáng)合作意識(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)作

    知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)的任何一個(gè)部門都不是獨(dú)立的，而是相互聯(lián)系，相互依存的。作為管理整個(gè)企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)載體、知識(shí)結(jié)晶的檔案部門來說，更是和所有的部門緊密聯(lián)系。人事檔案管理工作所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。而這些人事檔案信息的主要來源即為企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)。人事檔案管理工作還應(yīng)作到及時(shí)將有關(guān)信息反饋給人力資源管理部門。加強(qiáng)與人事部門的溝通、協(xié)作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。

    3.樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，增強(qiáng)時(shí)效性意識(shí)

    知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)是最寶貴的資源，而時(shí)間則是競(jìng)爭(zhēng)的重要決勝性因素。檔案管理工作的效率也是企業(yè)整體工作效率的體現(xiàn)。人事檔案管理部門不僅應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案信息，還應(yīng)縮短反饋信息收集、再利用的時(shí)間周期。當(dāng)然，這時(shí)檔案部門與其他部門的密切合作就是必須的了。人事檔案管理部門內(nèi)部也應(yīng)鼓勵(lì)部門內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)，健全崗位責(zé)任制，引入人力資源管理的理念，加強(qiáng)目標(biāo)管理和定額管理。

    4.建立健全科學(xué)、合理的人事檔案管理制度

    在人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、法律化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案“現(xiàn)在時(shí)”內(nèi)容及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

    5.建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容人事檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部情況加以區(qū)分，建立適合企業(yè)自身的、科學(xué)合理的人事檔案分類系統(tǒng)，而不應(yīng)拘泥于傳統(tǒng)分類。

    應(yīng)根據(jù)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人力資源管理的新觀點(diǎn)充實(shí)人事檔案內(nèi)容，使之能從多方位全面反映一個(gè)人。人事檔案內(nèi)容應(yīng)注重動(dòng)靜結(jié)合、橫縱結(jié)合、定量與定性相結(jié)合。動(dòng)靜結(jié)合，是指應(yīng)注重動(dòng)態(tài)信息的及時(shí)補(bǔ)充�？v向上，人事檔案不僅應(yīng)反映一個(gè)人的歷史，而且應(yīng)反映一個(gè)人的現(xiàn)實(shí)；橫向上，人事檔案不僅應(yīng)反映一個(gè)人的思想水平、政治態(tài)度，還應(yīng)反映一個(gè)人的學(xué)識(shí)、工作能力、志趣性格等�，F(xiàn)時(shí)代，人事檔案尤應(yīng)注重充實(shí)如，近期考核、招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、勞工合同、獎(jiǎng)懲、工資級(jí)別、學(xué)歷水平、專業(yè)職稱、職業(yè)性質(zhì)、工作實(shí)績(jī)、創(chuàng)造發(fā)明等方面的內(nèi)容。定量與定性相結(jié)合是指人事檔案內(nèi)容應(yīng)既包含定性的結(jié)論，又包含定量的描述，以提高人事檔案信息的可利用性。

    6.引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

    人才是企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

    7.加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

    人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理理念的科學(xué)化、現(xiàn)代化即前文所指的幾種意識(shí)，故不再贅述。而管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

    時(shí)代在發(fā)展，人類在進(jìn)步，21世紀(jì)是信息的世紀(jì)，是知識(shí)的時(shí)代。信息與材料、能源一起成為人類社會(huì)的三大資源，知識(shí)成為推動(dòng)人類發(fā)展的第一要素，人才成為競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵。檔案凝聚著企業(yè)的所有創(chuàng)造、所有知識(shí)，檔案承載著企業(yè)人才的信息，檔案管理不再是無足輕重。但是現(xiàn)今的檔案管理水平并不能完全適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。人事檔案僅是企業(yè)檔案的一部分，在加強(qiáng)人事檔案工作改革的同時(shí)也應(yīng)積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的全面改革，由意識(shí)入手，建立健全檔案管理制度，提高檔案人員素質(zhì)，加快管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，改變檔案管理工作以往的被動(dòng)局面，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，開創(chuàng)檔案工作的新局面。

注釋：
①馬士斌：《現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)利器———人力資源管理》，中國(guó)礦業(yè)大學(xué)出版社，1999年11月第一版，第12頁(yè)。
②鄧紹興、陳智為：《檔案管理學(xué)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年1月第二版，第332頁(yè)。
③宋培杰論文，載《遵義醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)》，第19卷第1期。

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3.鄧紹興、陳智為：《檔案管理學(xué)》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年1月第二版。
4.宋培杰論文，載《遵義醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)》，第19卷第1期。
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13.孫紅兵：《人事檔案管理科學(xué)之探索》，載《北京第二外國(guó)語(yǔ)學(xué)院學(xué)報(bào)》，1995年第4期，第114-118頁(yè)。
14.季雪、萬明華、李艷華：《企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀和影響》，載《檔案管理》，2000年6月，第32頁(yè)。
15.趙曙明：《論戰(zhàn)略人力資源管理》，載《中國(guó)工業(yè)經(jīng)濟(jì)》，1996年第4期，第17～23頁(yè)。

    （來源格式：魯瑤. 企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求[J]. 檔案學(xué)通訊,2006,(4).）

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