檔案的利用服務(wù)是檔案管理人員將檔案室收藏的檔案信息資源，通過一定的方式進行開發(fā)并傳遞給利用者，為檔案利用者提供服務(wù)，滿足社會需求的工作。檔案利用服務(wù)工作是以檔案信息資源為利用服務(wù)目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法開發(fā)、傳遞檔案信息，實現(xiàn)檔案價值的過程。高職教育雖然現(xiàn)在占據(jù)全國高等教育半壁江山，但大部分高職院校都是近幾年才合并或新建的，其檔案資源不僅包括新校區(qū)建成后形成的檔案，還包括合并之前各所學(xué)校的檔案資源。這些資料都是學(xué)院教職工在教學(xué)科研、教育管理及其他各項工作和學(xué)習(xí)活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史的憑證，是學(xué)院的財富，在學(xué)院今后的發(fā)展中也會起到承前繼后的作用。但是這么豐富的檔案資源利用率在高職院校中普遍很低。

　　I高職院校檔案普遍利用率低的原因分析1．1檔案意識不強某些學(xué)校從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到各個部門，檔案意識不強，收集檔案不積極、不準確、不完全，對檔案室的建設(shè)從人力和物力、財力投入不夠，造成檔案室檔案資源不豐富。

　　1．2檔案室資料收集不齊全高職院校經(jīng)過合并之后，合并之前的檔案資料遺失較多，或許多檔案根本不完整，造成查檔者查不到或查不齊可利用的檔案資料。

　　l-3檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高高職院校檔案管理人員中真正檔案專業(yè)畢業(yè)的極少，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案的收集、整理、保存都不規(guī)范，再加上服務(wù)意識不強，都要影響檔案的利用率。

　　l-4檔案室現(xiàn)代化建設(shè)落后由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，資金投入少，許多高職院校檔案室現(xiàn)代化建設(shè)落后，檔案信息檢索工具不健全，相當一部分院校還停留在手動查閱檔案階段，不但耗時長，而且效率又低。

　　1．5檔案工作宣傳力度不夠由于高職院校的工作重心向教學(xué)管理方面偏移，及思想認識上的差距，檔案業(yè)務(wù)宣傳方法的單調(diào)，以及宣傳力度不夠等原因，檔案宣傳工作做的不到位，沒有把檔案工作和檔案的重要性宣傳出去，致使學(xué)院教職員工甚至學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作和檔案了解甚少，一些人更是不知道工作中去查檔案，去利用檔案。

　　2提高高職院校檔案利用率的建議檔案利用是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的，提高檔案的利用率是檔案部門的首要任務(wù)。要提高檔案的利用率，這就為我們檔案管理人員的工作提出了新的要求。

　　2．1檔案資料的收集要全面、完整、翔實，是提供有效利用的前提。高職院校的檔案資料涉及全院各個部門，涉及面廣，各類繁多，所以這就要求我們的檔案管理人員責任心要強，收集要及時主動，還應(yīng)該有鑒別檔案資料真實性和完整性的專業(yè)知識。對與經(jīng)濟建設(shè)密切相關(guān)的科研成果檔案、基建資料檔案、專業(yè)檔案，以及記載學(xué)院教學(xué)發(fā)展歷史的教學(xué)檔案等等，更要注重挖掘收集。廣泛的收集，使館藏檔案豐富，門類齊全，才能有效地提供服務(wù)利用。定期收集，對于平時收集有困難的各種文件材料，應(yīng)根據(jù)其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學(xué)期的計劃、總結(jié)、大事記，教研活動記錄、各類專題講座、黨代會、團學(xué)代會等。

　　2．2檔案的檢索工具要健全檔案檢索的作用是為了方便使用者提高檔案、資料的查準、查全率。檔案檢索工作采取手工檢索與計算機檢索兩種方式，為使用者提供檔案借閱服務(wù)。現(xiàn)在的高職院校一般采用的還是手工檢索，但手工檢索相對來說速度較慢。計算機檢索一般采用軟件管理，可對檔案進行案卷級、文件級條目檢索和全文查閱，相對來說計算機檢索效率更高一些。現(xiàn)各高職院校應(yīng)順應(yīng)時代潮流，建立科學(xué)的檢索體系。有了這些規(guī)范化、標準化、科學(xué)化的檔案檢索工具，利用者就可以根據(jù)自己熟悉的渠道隨時查找所需的檔案信息。

　　2．3利用現(xiàn)代化手段來管理檔案。隨著科技的發(fā)展，利用計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的收集、分類、檢索在學(xué)院范圍共享。這樣一來不但檔案管理和收集、利用的效率都提高了而且檔案管理工作也會更加規(guī)范。實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用計算機等現(xiàn)代設(shè)備對檔案進行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。利用現(xiàn)代化手段來管理檔案對于檔案工作者和查檔者來說都很方便，這樣檔案管理者在提高工作效率的同時檔案利用率也得到了提高。

　　2．4檔案工作人員應(yīng)熟悉館藏，提高認識，精通業(yè)務(wù)，努力提高案卷質(zhì)量首先，檔案人員自已要熟悉檔案的存放內(nèi)容、地點等，以便能及時、準確的提供給查檔的教職員工。其次，檔案人員應(yīng)提高認識，熱情接待來查檔的教職員工，促進利用工作的順利開展。案卷質(zhì)量好壞直接影響檔案利用效果。如果案卷標題擬定過于籠統(tǒng)，分類不科學(xué)、保管期限劃分不規(guī)范，卷內(nèi)目錄填寫混亂，裝訂質(zhì)量差等等，都不利于檔案的查閱。

　　2．5檔案部門應(yīng)采取靈活多樣、行之有效的宣傳手段廣泛向?qū)W院教職員工介紹、報道本院檔案室所藏檔案的內(nèi)容、成分和價值，引導(dǎo)利用者來利用檔案。采用各種方式、方法為利用者傳遞、提供檔案信息。公布檔案目錄，向?qū)W院教職員工報道、介紹檔案室的檔案信息，檔案室有針對的將與利用者的工作任務(wù)、工作性質(zhì)有關(guān)的檔案信息的目錄印發(fā)給他們，有助于引起有關(guān)利用者對檔案信息的注意，筆耕論文新浪博客，引導(dǎo)利用者有目標地搜尋檔案信息。促進檔案信息利用范圍的擴大，能有效地克服有檔不用的弊病。

　　2．6開發(fā)、挖掘檔案信息資源，為檔案利用服務(wù)作好必要的準備檔案的價值是潛在的，它被掩蓋于浩瀚的文字、圖像、音頻、數(shù)字等記錄形式的檔案之中，只有對檔案資源進行有效的開發(fā)、加工、匯集工作，才便于各方面利用，產(chǎn)生實際效果，有效地發(fā)揮檔案的參考、憑證作用，有效地服務(wù)于學(xué)院教職員工。

　　2．7為閱檔者提供安靜、舒適的閱檔環(huán)境閱檔室是查檔者查閱檔案文件的專門場所，開設(shè)閱檔室是檔案部門提供檔案利用服務(wù)的基本方式。閱檔室要為查檔者提供檢索工具、參考資料、筆紙文具等以便查檔者能在安靜、舒適的環(huán)境中快速的查找自己所需的資料。

　　高職院校的檔案工作是學(xué)院各項工作的重要組成部分。因此，提高高職院校檔案利用率是學(xué)院教學(xué)科研的需要，高職院校應(yīng)該在抓好教學(xué)管理的同時抓好檔案室的建設(shè)工作，使檔案信息資源為學(xué)校發(fā)展發(fā)揮更大作用。