本文關鍵詞：檔案管理自動化　　

  更多相關文章： 淺談 檔案管理 無紙化

您的當前位置：　首頁>>檔案學會>>學術研討

淺談檔案管理無紙化

發(fā)布時間： 2017-02-21    訪問次數(shù)：    字體：【】   
視力保護色：

駱凌超

   隨著計算機技術的飛速發(fā)展和網絡技術的逐漸成熟，辦公自動化設備不斷普及，無紙化辦公成為人們主要的工作方式，傳統(tǒng)的辦公過程產生的檔案文件，從以紙質載體開始，，形式逐漸多樣化，到現(xiàn)在都以計算機等設備來完成的，檔案工作正在朝著數(shù)字化、網絡化的方向發(fā)展。無紙化辦公成為檔案管理的發(fā)展趨勢。作為一種新型的檔案管理的方式，檔案管理無紙化以其高效、便捷等特點在多個方面對檔案工作產生了顯著的影響。

1檔案管理無紙化

1.1檔案管理無紙化的特點

20世紀70年代，隨著經濟快速發(fā)展，西方發(fā)達國家在各行業(yè)中的辦公業(yè)務工作量快速增加，對企業(yè)生產效率產生了較大影響，為了適應這種變化，發(fā)展出了辦公自動化(0fficeAutomation，OA)技術。它改變了傳統(tǒng)的辦公方式，并促進了辦公效率的快速提高。通過靈活的電子公文周轉流程，大大簡化了傳統(tǒng)的人工傳遞過程，使辦公文件能夠更加快速、準確地傳遞到指定目標。通過將所有紙質辦公文件掃描成電子文件或直接建立電子文檔，并在辦公自動化系統(tǒng)中進行流轉，即可實現(xiàn)無紙化辦公。由此，可以免去打印、裝訂、人工傳遞、檔案保存等人工環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量人力資源和辦公耗材，大大減少了辦公經費，受到了辦公人員及管理人員的歡迎。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，

無紙化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經費，減少了人力浪費。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關領導進行閱批，整個過程完全實現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財力。

1.2檔案管理無紙化的現(xiàn)狀

隨著數(shù)字技術的高度發(fā)展，辦公電子計算機的普及和互聯(lián)網技術的全面滲透，人們在逐漸習慣電腦上辦公，政府機構、社會團體、企事業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務系統(tǒng)、網絡辦公系統(tǒng)和門戶網站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多地實現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現(xiàn)代科學技術開創(chuàng)了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式。各單位的各類文件材料，均通過辦公平臺發(fā)布，基本實現(xiàn)無紙化，根據(jù)工作情況需要盡量采用電子存檔，網上傳送，網上交換等形式。在此種情況下，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，各部門產生的檔案形式變得復雜。在工作程序、工作方法和管理制度上都是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨著辦公現(xiàn)代化程度的深入，由此產生的矛盾正在凸顯。

2檔案管理無紙化的優(yōu)勢

檔案工作,就其本質來說,它是通過管理提供檔案材料直接為社會政治、經濟、文化、科學等活動服務的工作。而各類機關、事業(yè)單位的檔案工作是其工作的重要組成部分,是提高工作效率和工作質量的必要條件,是維護本單位歷史真實面貌的一項重要工作。實現(xiàn)無紙化辦公是提高工作效率,加速信息流動和共享的主要途徑。這是社會發(fā)展的需求,時代的要求,大勢所趨。相對于傳統(tǒng)的紙質檔案管理,無紙化檔案管理具有以下幾點優(yōu)勢:

2.1為檔案的二次利用提供了便利

無紙化辦公改變了檔案的媒介方式，從傳統(tǒng)的紙張或膠片改變?yōu)榇疟P、移動存儲、網絡數(shù)據(jù)流等載體。這種方式的改變將會影響到檔案管理工作的所有環(huán)節(jié)，從化檔案的瀏覽、統(tǒng)計到檔案的保管、再利用，為檔案的二次利用提供了便利的條件。

2.2提高了信息傳遞效率

從傳遞方式上看，無紙化辦公改變了傳統(tǒng)的人工傳遞，利用現(xiàn)代計算機及網絡技術跨越時間與空間的限制對檔案信息進行檢索、傳遞。對檔案的收集、整理、再利用工作提出了更高的要求，進一步推動了檔案管理自動化的發(fā)展。

2.3促進了文書處理與檔案管理的一體化發(fā)展

為了實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和標準化，應將文書處理工作納入到檔案管理流程的一部分，例如文件的立卷、標引著錄、分類等。無紙化辦公可以將文件處理工作作為檔案管理工作的初始階段，為以后

的檔案立卷、著錄、分類、存檔、檢索提供較好的基礎。因此，需要將文書處理工作與檔案管理有機結合，并納入到統(tǒng)一管理工作中。

2.4促進了信息共享

通過計算機對檔案的管理不僅加快了信息的二次利用，為了實現(xiàn)檔案二次信息的存儲與利用轉變?yōu)橐淮涡畔⒌拇鎯εc利用，檔案管理系統(tǒng)正在從單機版向網絡版發(fā)展，從單機版系統(tǒng)中將信息提取出來，存入網絡版系統(tǒng)中，達到信息共享的目的。

2.5進化了檔案文件的建立和存儲方式

傳統(tǒng)的單機版檔案系統(tǒng)的檔案文件的建立方式主要以鍵盤輸入為主，改為無紙化辦公系統(tǒng)后，要轉變?yōu)槎喾N建立方式，例如掃描、攝像等。存儲方式也要由單機硬盤或磁盤存儲、備份改為服務器集中存儲方式或云存儲方式。

3檔案管理無紙化中的問題

雖然相對于傳統(tǒng)的紙質檔案管理,無紙化辦公對電子檔案管理具有巨大優(yōu)勢,但任何事物都具有其兩面型,我們應看到其中的一些問題。

3.1 電子檔案數(shù)據(jù)唯一性問題

就目前來看,電子檔案數(shù)據(jù)的唯一性問題無法得到可靠的保證,無論是靠數(shù)據(jù)庫的用戶管理控制,還是使用電子簽名,或是其它方式,其信息在數(shù)據(jù)庫中都是以一份文件或一條記錄的形式保存,也就是說都是可以復制和修改的,因此,很難判定檔案的唯一性和原始記錄性。

3.2 電子檔案的安全性問題

檔案管理工作是要依據(jù)相關法規(guī)進行的,不能將無紙化辦公生搬硬套到檔案管理工作中。“維護檔案的完整與安全”是檔案工作者的基本職責之一,為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值,檔案部門必須重視電子檔案,嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度,對電子文件實施全程監(jiān)控,實行層層負責制,所有經辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續(xù),并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞,采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治,對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術處理等措施,以確保電子文件的完整與安全,實現(xiàn)文檔一體化的管理。

3.3檔案長期保存較困難

采用辦公自動化系統(tǒng)后，起草的原始文稿一般會在計算機上直接完成，這將導致檔案的原始文件無法產生紙質稿。在收集歸檔時，如果出現(xiàn)整理差錯或缺失，將給收集歸檔工作帶來文件底稿無法收集完整的問題。辦公自動化使用各種計算機網絡傳輸各種檔案文件，對于各種打印機或傳真機打印出的檔案來講，由于是墨粉或色帶打印在打印紙上，保存時間相對于傳統(tǒng)的手寫稿件較短，給檔案的長期保存帶來了困難。

3.4檔案管理工作發(fā)展不平衡

隨著我國經濟的快速發(fā)展，很多地區(qū)已經普及了辦公自動化，但是有些地區(qū)經濟發(fā)展不均衡，辦公自動化發(fā)展較慢，導致了檔案的管理工作發(fā)展也不平衡。這些地區(qū)的檔案工作人員對計算機管理檔案

特別是網絡辦公自動化的使用缺乏認識和技術，嚴重制約了當?shù)貦n案工作的效率。這樣，也導致了地區(qū)間檔案信息以及檔案管理技術相互交流產生較大的困難。

4 推進檔案管理無紙化工作的措施

4.1 嚴格加密技術的應用

電子文件歸檔保存后，應用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術能夠對電子原件進行保護。通過數(shù)字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。數(shù)字簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。 通過這些軟件技術，使電子文件的法律效益得到保護。對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進行分類整理歸檔后，通過軟件技術讀取電子文件機讀數(shù)據(jù)自動生成電子檔號章，保持與紙質文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

4.2 推進電子檔案的管理方式科學化

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應有的價值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動記錄利用效果統(tǒng)計;檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠實現(xiàn)流程化，并實現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠審批的可以直接審核，需要提交領導批準的電子文件則需要進行多級審批 ;審核后的電子文件在授權時間允許范圍內能夠進行利用效果登記，利用到期后自動收回權限取消授權。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進行下載保存。電子文件打印功能應進行授權控制，授權打印應當使用數(shù)字水印技術對電子文件版權進行保護。檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

4.3 提高電子檔案的存儲可靠性

由于電子文件存儲的特殊性質決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計算機網絡、病毒以及人為錯誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設定的時間段自動備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進行刻錄保存，有條件的還可以進行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。電子文件需要依靠計算機、數(shù)據(jù)庫的支持，同時需要有完善的備份、維護和數(shù)據(jù)恢復機制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。

 附件列表: