本文關(guān)鍵詞：檔案管理自動(dòng)化　　

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淺談檔案管理無紙化

發(fā)布時(shí)間： 2017-02-21    訪問次數(shù)：    字體：【】   
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駱凌超

   隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸成熟，辦公自動(dòng)化設(shè)備不斷普及，無紙化辦公成為人們主要的工作方式，傳統(tǒng)的辦公過程產(chǎn)生的檔案文件，從以紙質(zhì)載體開始，，形式逐漸多樣化，到現(xiàn)在都以計(jì)算機(jī)等設(shè)備來完成的，檔案工作正在朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。無紙化辦公成為檔案管理的發(fā)展趨勢。作為一種新型的檔案管理的方式，檔案管理無紙化以其高效、便捷等特點(diǎn)在多個(gè)方面對檔案工作產(chǎn)生了顯著的影響。

1檔案管理無紙化

1.1檔案管理無紙化的特點(diǎn)

20世紀(jì)70年代，隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，西方發(fā)達(dá)國家在各行業(yè)中的辦公業(yè)務(wù)工作量快速增加，對企業(yè)生產(chǎn)效率產(chǎn)生了較大影響，為了適應(yīng)這種變化，發(fā)展出了辦公自動(dòng)化(0fficeAutomation，OA)技術(shù)。它改變了傳統(tǒng)的辦公方式，并促進(jìn)了辦公效率的快速提高。通過靈活的電子公文周轉(zhuǎn)流程，大大簡化了傳統(tǒng)的人工傳遞過程，使辦公文件能夠更加快速、準(zhǔn)確地傳遞到指定目標(biāo)。通過將所有紙質(zhì)辦公文件掃描成電子文件或直接建立電子文檔，并在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)，即可實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。由此，可以免去打印、裝訂、人工傳遞、檔案保存等人工環(huán)節(jié)，節(jié)省了大量人力資源和辦公耗材，大大減少了辦公經(jīng)費(fèi)，受到了辦公人員及管理人員的歡迎。靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，

無紙化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力，又節(jié)省了財(cái)力。

1.2檔案管理無紙化的現(xiàn)狀

隨著數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，辦公電子計(jì)算機(jī)的普及和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面滲透，人們在逐漸習(xí)慣電腦上辦公，政府機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多地實(shí)現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開創(chuàng)了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式。各單位的各類文件材料，均通過辦公平臺發(fā)布，基本實(shí)現(xiàn)無紙化，根據(jù)工作情況需要盡量采用電子存檔，網(wǎng)上傳送，網(wǎng)上交換等形式。在此種情況下，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，各部門產(chǎn)生的檔案形式變得復(fù)雜。在工作程序、工作方法和管理制度上都是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨著辦公現(xiàn)代化程度的深入，由此產(chǎn)生的矛盾正在凸顯。

2檔案管理無紙化的優(yōu)勢

檔案工作,就其本質(zhì)來說,它是通過管理提供檔案材料直接為社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等活動(dòng)服務(wù)的工作。而各類機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案工作是其工作的重要組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)本單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公是提高工作效率,加速信息流動(dòng)和共享的主要途徑。這是社會發(fā)展的需求,時(shí)代的要求,大勢所趨。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,無紙化檔案管理具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢:

2.1為檔案的二次利用提供了便利

無紙化辦公改變了檔案的媒介方式，從傳統(tǒng)的紙張或膠片改變?yōu)榇疟P、移動(dòng)存儲、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流等載體。這種方式的改變將會影響到檔案管理工作的所有環(huán)節(jié)，從化檔案的瀏覽、統(tǒng)計(jì)到檔案的保管、再利用，為檔案的二次利用提供了便利的條件。

2.2提高了信息傳遞效率

從傳遞方式上看，無紙化辦公改變了傳統(tǒng)的人工傳遞，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)跨越時(shí)間與空間的限制對檔案信息進(jìn)行檢索、傳遞。對檔案的收集、整理、再利用工作提出了更高的要求，進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展。

2.3促進(jìn)了文書處理與檔案管理的一體化發(fā)展

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)將文書處理工作納入到檔案管理流程的一部分，例如文件的立卷、標(biāo)引著錄、分類等。無紙化辦公可以將文件處理工作作為檔案管理工作的初始階段，為以后

的檔案立卷、著錄、分類、存檔、檢索提供較好的基礎(chǔ)。因此，需要將文書處理工作與檔案管理有機(jī)結(jié)合，并納入到統(tǒng)一管理工作中。

2.4促進(jìn)了信息共享

通過計(jì)算機(jī)對檔案的管理不僅加快了信息的二次利用，為了實(shí)現(xiàn)檔案二次信息的存儲與利用轉(zhuǎn)變?yōu)橐淮涡畔⒌拇鎯εc利用，檔案管理系統(tǒng)正在從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版發(fā)展，從單機(jī)版系統(tǒng)中將信息提取出來，存入網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)中，達(dá)到信息共享的目的。

2.5進(jìn)化了檔案文件的建立和存儲方式

傳統(tǒng)的單機(jī)版檔案系統(tǒng)的檔案文件的建立方式主要以鍵盤輸入為主，改為無紙化辦公系統(tǒng)后，要轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾N建立方式，例如掃描、攝像等。存儲方式也要由單機(jī)硬盤或磁盤存儲、備份改為服務(wù)器集中存儲方式或云存儲方式。

3檔案管理無紙化中的問題

雖然相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,無紙化辦公對電子檔案管理具有巨大優(yōu)勢,但任何事物都具有其兩面型,我們應(yīng)看到其中的一些問題。

3.1 電子檔案數(shù)據(jù)唯一性問題

就目前來看,電子檔案數(shù)據(jù)的唯一性問題無法得到可靠的保證,無論是靠數(shù)據(jù)庫的用戶管理控制,還是使用電子簽名,或是其它方式,其信息在數(shù)據(jù)庫中都是以一份文件或一條記錄的形式保存,也就是說都是可以復(fù)制和修改的,因此,很難判定檔案的唯一性和原始記錄性。

3.2 電子檔案的安全性問題

檔案管理工作是要依據(jù)相關(guān)法規(guī)進(jìn)行的,不能將無紙化辦公生搬硬套到檔案管理工作中�！熬S護(hù)檔案的完整與安全”是檔案工作者的基本職責(zé)之一,為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價(jià)值,檔案部門必須重視電子檔案,嚴(yán)格制定電子文件的操作制度和安全保密制度,對電子文件實(shí)施全程監(jiān)控,實(shí)行層層負(fù)責(zé)制,所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù),并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞,采取定期復(fù)制以及定期對計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行檢查、防治,對重要文件的存儲和傳輸實(shí)行加密技術(shù)處理等措施,以確保電子文件的完整與安全,實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理。

3.3檔案長期保存較困難

采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，起草的原始文稿一般會在計(jì)算機(jī)上直接完成，這將導(dǎo)致檔案的原始文件無法產(chǎn)生紙質(zhì)稿。在收集歸檔時(shí)，如果出現(xiàn)整理差錯(cuò)或缺失，將給收集歸檔工作帶來文件底稿無法收集完整的問題。辦公自動(dòng)化使用各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸各種檔案文件，對于各種打印機(jī)或傳真機(jī)打印出的檔案來講，由于是墨粉或色帶打印在打印紙上，保存時(shí)間相對于傳統(tǒng)的手寫稿件較短，給檔案的長期保存帶來了困難。

3.4檔案管理工作發(fā)展不平衡

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，很多地區(qū)已經(jīng)普及了辦公自動(dòng)化，但是有些地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡，辦公自動(dòng)化發(fā)展較慢，導(dǎo)致了檔案的管理工作發(fā)展也不平衡。這些地區(qū)的檔案工作人員對計(jì)算機(jī)管理檔案

特別是網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的使用缺乏認(rèn)識和技術(shù)，嚴(yán)重制約了當(dāng)?shù)貦n案工作的效率。這樣，也導(dǎo)致了地區(qū)間檔案信息以及檔案管理技術(shù)相互交流產(chǎn)生較大的困難。

4 推進(jìn)檔案管理無紙化工作的措施

4.1 嚴(yán)格加密技術(shù)的應(yīng)用

電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。 通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。對電子文件加蓋電子檔號章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

4.2 推進(jìn)電子檔案的管理方式科學(xué)化

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì);檔案利用人員能夠申請查閱，提交的查閱申請能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍�，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級審批 ;審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

4.3 提高電子檔案的存儲可靠性

由于電子文件存儲的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對數(shù)據(jù)庫的備份和對電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對安全。電子文件需要依靠計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫的支持，同時(shí)需要有完善的備份、維護(hù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。只有數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定，電子文件才能得以正常利用。

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