社會科學(xué)專業(yè)_燃?xì)夤こ虣n案管理方法研究
發(fā)布時(shí)間：2016-10-04 19:08
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燃?xì)夤こ虣n案管理方法研究
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【中文摘要】:
相關(guān)社會科學(xué)理論與方法論文
關(guān)鍵詞燃?xì)夤こ?檔案管理 方法
中圖分類號：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
Gas Project File Management Method
DAI Jiemin
�。⊿hanghai Gas Second Pipeline Engineering Co., LTD, Shanghai 200122）
AbstractIn the process of the gas projects, there will form a variety of documentation, which has an important significance on the gas projects. This paper is discussed in detail several aspects from the gas project file managemen of methods, gas engineering work for the smooth development of the premise of providing a favorable
Key wordsgas engineering; file management; means
1 當(dāng)前燃?xì)夤こ虣n案管理面臨的問題
1.1 燃?xì)庠O(shè)備檔案管理單一，缺少必要的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
燃?xì)庠O(shè)備檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中有著重要的作用，它的主要任務(wù)就是對燃?xì)獾南嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行綜合管理。但是在燃?xì)夤こ淌┕み^程中，有些領(lǐng)導(dǎo)對設(shè)備檔案管理的重視不夠，機(jī)構(gòu)不健全，在工作人員的配備方面不充足，責(zé)任不明確。一旦檔案管理出現(xiàn)問題，各部門就相互推諉，問題不能夠得到有效的解決。另一方面，燃?xì)庠O(shè)備管理缺乏必要的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，檔案管理長期處在一種沒有標(biāo)準(zhǔn)的狀態(tài)下。各種檔案分散在不同的部門，沒有一個(gè)統(tǒng)一的存放標(biāo)準(zhǔn)，容易造成相關(guān)檔案的破損和丟失，對燃?xì)夤こ淌┕ぴ斐蓸O大的阻礙作用。
1.2 燃?xì)夤こ虣n案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高
燃?xì)夤こ虣n案管理是一個(gè)非常專業(yè)和復(fù)雜的工作，對管理人員的素質(zhì)要求是非常高的。在當(dāng)前的燃?xì)夤こ虣n案管理過程中，還缺乏一個(gè)專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)和文化程度高的檔案管理隊(duì)伍，熟悉檔案管理內(nèi)容，能夠進(jìn)行燃?xì)夤こ虣n案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才日益匱乏，在燃?xì)鈾n案管理工作上顯得很吃力。另一方面，燃?xì)夤こ虣n案管理人員缺乏創(chuàng)新意義。燃?xì)夤こ虣n案管理是一個(gè)科技程度比較高的管理工作，在燃?xì)鈾n案資源的開發(fā)上，缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)信息資源匱乏，給燃?xì)夤こ痰臋n案管理工作造成了一定的阻礙作用。
1.3 燃?xì)夤こ虣n案檢索效率低，管理不規(guī)范
檔案檢索方式一般包括手中檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種。目前來說，燃?xì)夤こ虣n案在檢索時(shí)一般還采取傳統(tǒng)的手工檢索的方法，依然占了很大的比重。各個(gè)檔案部門在手工檢索方面做了大量的工作，出現(xiàn)了只求多不求精的尷尬境況，導(dǎo)致了燃?xì)夤こ虣n案的檢索效率低，影響了工作的正常進(jìn)行。檔案管理不夠規(guī)范也是一個(gè)長期存在的問題。在燃?xì)夤こ虣n案管理方面，主要存在檔案編號不規(guī)范、檔案標(biāo)題不規(guī)范的情況，導(dǎo)致了各種檔案的混亂，不利于燃?xì)夤こ虣n案的有效管理。
2 優(yōu)化燃?xì)夤こ虣n案管理的管理方法
當(dāng)今燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展，對燃?xì)夤こ虣n案管理提出了更高的要求，應(yīng)該做到的檔案管理水平的專業(yè)化、歸檔程序的程度有序化、文件材料的規(guī)范化，這樣才能符合現(xiàn)代化燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展步伐，進(jìn)一步優(yōu)化燃?xì)夤こ虣n案管理的管理方法顯得尤為重要。
2.1 加強(qiáng)對燃?xì)夤こ虣n案的超前管理
當(dāng)今燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展，對燃?xì)夤こ虣n案管理提出了更高的要求，但是我們對燃?xì)夤こ虣n案的內(nèi)容和工作范圍的理解還過于片面和保守，工作不能夠進(jìn)行有效的創(chuàng)新。因此，要形成一種超前的管理意識，加強(qiáng)對燃?xì)夤こ虣n案的超前管理。
首先，積極拓寬燃?xì)夤こ虣n案的收集渠道，完善檔案管理。燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是一個(gè)比較復(fù)雜和系統(tǒng)的項(xiàng)目，從燃?xì)夤こ痰捻?xiàng)目申報(bào)到整個(gè)工程的完工需要非常復(fù)雜的程序，這些工程形成了許多的文件材料、工程圖紙以及工程規(guī)劃等，一旦疏忽，就會造成文件的遺漏。因此，為了更好地保證燃?xì)夤こ虣n案資料的完整和齊全，檔案管理人員就應(yīng)該事先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)施工的具體工作流程和工作規(guī)劃，對燃?xì)夤こ淌┕さ母鱾�(gè)階段要了解透徹，做到事先準(zhǔn)備。對燃?xì)夤こ虣n案的整理和收集，可以通過追蹤收集、分階段收集和強(qiáng)制性收集的方法，保證燃?xì)夤こ虣n案的完整性，促進(jìn)檔案管理工作的有效運(yùn)行。
其次，對燃?xì)夤こ痰南嚓P(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)分類。在燃?xì)夤こ淌┕さ倪^程中，要根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實(shí)際情況，按照相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行分類管理。檔案管理人員可以根據(jù)具體情況把燃?xì)夤こ虣n案分為各種類型。如：技術(shù)管理類的檔案、市政管網(wǎng)類的檔案、居民用戶的檔案等等，這樣能夠有效地對燃?xì)鈾n案進(jìn)行管理，能夠方便不同的用戶進(jìn)行查詢，進(jìn)而促進(jìn)燃?xì)鈾n案管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)。
再次，加大創(chuàng)新力度，提高電子歸檔的水平。檔案檢索方式一般包括手中檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種。目前來說，燃?xì)夤こ虣n案在檢索時(shí)一般還采取傳統(tǒng)的手工檢索的方法，依然占了很大的比重，導(dǎo)致了檔案管理效率的低下。因此，檔案管理者可以通過計(jì)算機(jī)對燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行編排和檢索，建立完善的信息化檔案管理和咨詢服務(wù)體系，為提高檔案管理的水平奠定基礎(chǔ)。
2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員的整體素質(zhì)
燃?xì)夤こ虣n案管理是一個(gè)非常專業(yè)和復(fù)雜的工作，對管理人員的素質(zhì)要求是非常高的。在當(dāng)前的燃?xì)夤こ虣n案管理過程中，還缺乏一個(gè)專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)和文化程度高的檔案管理隊(duì)伍。一方面，由于燃?xì)夤こ淌且豁?xiàng)技術(shù)性要求比較高的工作，因此燃?xì)夤こ痰臋n案管理人員不同于一般，應(yīng)該具備良好的技術(shù)水平和技術(shù)能力，并且要掌握與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的專業(yè)知識。因此要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高自身的技能水平；另一方面，，在提高檔案管理人員技能素質(zhì)的同時(shí)，還有不斷提高燃?xì)鈾n案管理人員的道德素質(zhì)。檔案管理工作屬于一種服務(wù)性較強(qiáng)的工作，良好的職業(yè)道德素質(zhì)是較高人格的體現(xiàn)。它能夠成為傳遞信息的紐帶，促進(jìn)燃?xì)夤こ虣n案管理的順利開展。
2.3 統(tǒng)一燃?xì)夤こ虣n案的管理網(wǎng)絡(luò)，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范
檔案管理不夠規(guī)范也是一個(gè)長期存在的問題。在燃?xì)夤こ虣n案管理方面，主要存在檔案編號不規(guī)范、檔案標(biāo)題不規(guī)范的情況，導(dǎo)致了各種檔案的混亂，不利于燃?xì)夤こ虣n案的有效管理。在對燃?xì)夤こ踢M(jìn)行檔案管理的過程中，要加強(qiáng)對燃?xì)鈾n案工作的統(tǒng)一管理，形成一個(gè)統(tǒng)一有效的管理網(wǎng)絡(luò)，為燃?xì)夤こ虣n案的完整、齊全、有序奠定重要的基礎(chǔ)。第一，燃?xì)夤こ唐髽I(yè)要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一分工的原則，成立有序的燃?xì)夤こ虣n案管理小組，統(tǒng)一對檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，提高檔案管理的整體效率；第二，要完善相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，做到檔案管理的職責(zé)分明，責(zé)任到人，從而實(shí)現(xiàn)燃?xì)夤こ虣n案的規(guī)范化管理，是檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)劃化和標(biāo)準(zhǔn)化。
燃?xì)夤こ虣n案管理作為燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)中的一個(gè)重要組成部分，對燃?xì)夤こ痰慕ㄔO(shè)有著至關(guān)重要的作用。因此，燃?xì)鈾n案管理水平只有不斷實(shí)現(xiàn)管理專業(yè)化、歸檔程序有序化、文件材料規(guī)范化，這樣才能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化燃?xì)馄髽I(yè)的發(fā)展步伐，促進(jìn)燃?xì)夤ぷ鞯挠行蜻M(jìn)行。
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