本文關(guān)鍵詞：檔案學(xué)概論，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

發(fā)生型檔案定義：
1922年希拉里·詹金遜在他所著的《檔案管理手冊》一書中關(guān)于檔案定義的論述為：檔案是“某一管理或行政事務(wù)(無論公開的還是不公開的)進行過程中所擬就或者所使用，構(gòu)成該一事務(wù)過程組成部分，事后為該一事務(wù)之負責人或其合法繼承者自行保管，以備不時查考的各種文件”。
1938年中國何魯成在他的著作《檔案管理與整理》中，認為“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書”。
德國檔案學(xué)者阿道夫·布倫內(nèi)克在1953年出版的文集《檔案學(xué)：歐洲檔案工作的理論與歷史》中這樣論述檔案的定義：“檔案是某一自然人或法人在其法律性或事務(wù)性活動中產(chǎn)生的，并作為以往活動的查考資料和證據(jù)存放在特定場所以備永久保存的文件和文獻的總和�！�
1956年T·R·謝倫伯格（美國）在《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》一書中給檔案下的定義：“檔案是經(jīng)過鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者已選出準備藏入某一檔案機構(gòu)的任何公私機構(gòu)的文件�！�
1970年出版的由法國檔案管理局和法國檔案工作者協(xié)會合作編著的《檔案學(xué)手冊——法國公共檔案理論與實踐》一書中，對檔案定義作了這樣的表述：“檔案是任何一個行政機關(guān)、任何自然人或法人，在其活動過程中形成的、必然聯(lián)系在一起的、任何性質(zhì)的、有永久保存價值的文件�！�1979年頒布的《法蘭西共和國檔案法》對這個定義進行了修改，修改后的檔案定義為：“檔案是文件的組合，不論這些文件是什么日期、形式和載體材料，是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部門或機構(gòu)在自身活動中產(chǎn)生或收到的�！�
1977年國際檔案理事會組建了檔案術(shù)語詞典編輯工作組，研究檔案學(xué)中的一些基本概念的定義問題，1984年，《檔案術(shù)語詞典》出版，檔案定義是這樣表述的：“檔案是由形成者或其職能的繼承者為自己利用、或由適當?shù)臋n案館因其檔案價值，而保存的經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件。”
2.抽象型定義
所謂抽象概念型定義，就是運用哲學(xué)抽象的方法得出的檔案定義。抽象，就是從眾多的事物中抽取出共同的、本質(zhì)性的特征，而舍棄其非本質(zhì)的特征。共同特征是指那些能把一類事物與他類事物區(qū)分開來的特征，這些具有區(qū)分作用的特征又稱本質(zhì)特征。因此，抽取事物的共同特征就是抽取事物的本質(zhì)特征，舍棄非本質(zhì)的特征。
抽象的概念是由具體概念依其“共性”而產(chǎn)生的，把具體概念的諸多個性排出、集中描述其共性，就會產(chǎn)生一個抽象性的概念。
檔案的抽象概括型定義是應(yīng)用抽象概念型下定義的方法揭示檔案的本質(zhì)。這類定義的出現(xiàn)標志著檔案學(xué)界對檔案定義的研究從現(xiàn)象深入到了本質(zhì)層面，這個跨越是基于檔案事業(yè)的發(fā)展和學(xué)界對檔案的本質(zhì)認識的深化。它具有必然性地出現(xiàn)在發(fā)生型定義之后，但很快成為目前檔案學(xué)界主流的定義類型。這類定義的主要特點是以抽象概括性事物——“信息”、“記錄”、“歷史記錄”、“原始記錄”、“書面符號記錄”等作為屬概念。在這里，我們簡要介紹幾種典型的抽象型檔案定義：
1986年由陳兆yf、和寶榮主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中把檔案的定義表述為：“檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。”這一定義提出了“歷史記錄”這一檔案的本質(zhì)屬性，屬于抽象概括型的檔案定義，但它的表述與發(fā)生型定義頗為相似，可見在當時發(fā)生型定義還是具有一定影響的，檔案界正處于由發(fā)生型定義到抽象概括型定義的過渡時期。到1996年，《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中的檔案定義修改為：“檔案是機關(guān)、組織和個人在社會生活中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄�！�2005年由陳兆yf、和寶榮、王英瑋主編的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》中檔案的定義又修改為：“檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄�！�
1988年吳寶康、丁永奎主編的《檔案學(xué)概論》給檔案下的定義為：“檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖�、圖表、聲音及其各種形式的原始記錄。”
1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》第二條認為檔案是指“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄�！�
2006年馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》中的檔案定義：“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息�！辈⒑喴爬椤皺n案是清晰、確定的原始記錄性信息�！�
（三）兩種定義的簡單比較
上述兩種定義方法的差別是明顯的。具體有以下幾點：
第一， 抽象型定義的外延大，內(nèi)涵�。话l(fā)生型定義的外延小，內(nèi)涵大。
第二， 抽象型定義具有較強的理論性，有利于對檔案本質(zhì)的揭示與理解；發(fā)生型定義具有較強的實踐性，有利于我們在實踐中識別檔案。
第三， 抽象型定義所使用的語言較為抽象，不易理解；發(fā)生型定義所使用的語言較為具體、直觀，易于理解。
第四， 從認識層次而言，抽象思維是人類思維達到高級階段產(chǎn)生的一種能力，因此，抽象型定義的產(chǎn)生要晚于發(fā)生型定義的產(chǎn)生。
當然，在我們所看到的部分檔案定義中，以上兩種類型檔案定義特點并不十分清晰，特別是種差的描述區(qū)別并不明顯。那么，如何區(qū)別它們呢？我們主要以屬概念的屬性作為判斷標準：屬概念為抽象概括性事物的，如“信息”、“原始記錄”等，我們稱之為抽象型定義；屬概念為具體事物的，如“文件”、“文書”等，我們稱之為發(fā)生型定義。
二、本書的檔案定義及其理解
定義是人們對一定認識對象的認識成果和總結(jié)。隨著人們對事物認識不斷深化，反映這一事物的概念就需要相應(yīng)的修改，甚至全部推翻，而形成新的定義。同樣，隨著人們對檔案這一事物認識的不斷深化，，中外檔案學(xué)界給它下的定義也在不斷地推陳出新。
（一）檔案的定義與定義規(guī)則和方法
1.定義的表述
本書所采用的定義，是筆者近年新提出來的概念。其表述為：檔案是人們有意識保存起來的人類活動的原始性書面符號記錄。
在這個定義中，“原始性書面符號記錄”是屬概念；“人們有意識保存起來的”是種差；“人類活動”是事物存在的范疇。
2.下定義的規(guī)則
定義規(guī)則（rule of definition) 是給概念做出正確定義所必須遁守的規(guī)則。一般性的規(guī)則有四條：
1.定義項的外延與被定義項的外延必須是全同關(guān)系。違反這條規(guī)則,定義項的外延大于被定義項的外延,即屬概念過大，就會犯“定義過寬”的錯誤；定義項的外延小于被定義項的外延，即屬概念過小，就會犯“定義過窄”的錯誤。
2.定義項中不能直接或間接地包括被定義項。違反這條規(guī)則就會犯“循環(huán)定義”的邏輯錯誤。在定義項中直接地包含了被定義項的，又稱“同語反復(fù)”的錯誤。
3.定義一般只能用肯定的語句形式。如果使用否定的方式，就不能揭示概念的內(nèi)涵，達不到下定義的目的。
4.定義項中不能包括含混的概念和語詞，否則，就不可能對概念作出科學(xué)的定義。
3.下定義的方法
形式邏輯學(xué)用“屬加種差”的方法給認識對象下定義。方法的第一步是找出被定義概念的鄰近屬概念，第二步是找出種差，第三步是用定義聯(lián)項銜接起來。用公式表示為：
被定義項=鄰近屬概念+種差
關(guān)于給一個事物下定義，亞里士多德說，每一個準確的定義都有兩個部分，都堅實地靠兩條腿站立：首先，將特定的事物與具有同樣特征的事物歸為一個類別——比如，人首先是動物；其次，指出特定事物與所有其他同類事物之間的差異之所在——比如，人是理性的動物。亞里士多德將一個事物投進它同類的大海中，然后再把它撈出來，這時它周身浸透了同類事物的意義，同時它的獨特個性和與眾不同也在其同類的襯托下逐漸地顯示出來，非常相似，又極為不同。
由于物的屬性有許多方面，種差可以從不同方面來尋找，由此可以把下定義的方法分為：抽象概括型、發(fā)生型、關(guān)系型、功用型等。
抽象概括型定義的種差是直接揭示被定義概念所反映的對象的本質(zhì)。
發(fā)生型定義是定義者受知識水平的限制，用被定義概念所反映的事物發(fā)生或形成過程中的情況作為種差的定義，這種定義也可以稱為直觀描述型定義，它可以應(yīng)用于實踐操作。但人們探討定義方法時，一般是以抽象概括型定義為對象。本書也是以后者作為研討的對象。
關(guān)系型定義和功用型定義在上述定義類型中已經(jīng)做了詳細的解釋，這里不再冗述，這兩種方法不是普遍適用的下定義的方法，只有當遇到被定義概念所反映的事物的突出特點表現(xiàn)為一種關(guān)系或一種功用時才能適用。
（二）檔案的屬概念
所謂定義（definition），是認識主體使用判斷或命題的語言邏輯形式，確定一個認識對象或事物在有關(guān)事物的綜合分類系統(tǒng)中的位置和界限，使這個認識對象或事物從有關(guān)事物的綜合分類系統(tǒng)中彰顯出來。那么，我們要在什么綜合分類系統(tǒng)中去確認檔案的位置和界限呢？即：什么是檔案定義中的屬概念呢？這個屬概念是從哪個綜合分類系統(tǒng)中提取出來的呢？
信息、能源、物質(zhì)構(gòu)成當今人類社會的三大資源。檔案是一種資源，具體地說檔案是一種信息資源。從管理學(xué)角度上，我們也把檔案管理作為一種信息資源管理。因此，在確定檔案定義的屬概念時，我們要從信息這個大的綜合分類系統(tǒng)中提取檔案的屬概念。即：在信息分類系統(tǒng)中，檔案定義的屬概念就是檔案在信息劃分體系中的直接上位類。
信息的劃分體系可以用樹狀圖表示為：圖1-1：信息劃分圖
由上述信息劃分的分析可以得出，檔案的直接上位類、鄰近屬概念是：原始性符號記錄。即沿循以下分類層級：信息→有記錄信息→符號記錄→原始記錄，其最后一個層級的完整意義是：一種原始的以符號表達的記錄信息，簡言之：原始性符號記錄。
（三）檔案的種差
在信息的劃分體系中，和檔案并列的種概念是：文件。檔案與這一并列的種概念本質(zhì)差別是：“人們有意識保存起來的”，即有保存價值的文件在辦理完畢后被歸檔保存為檔案。
文件與檔案是由同一實體（本源）處于不同階段而形成的兩個事物，兩者具有源于原始符號記錄的前后相因、演化嬗變、各司其職的特點。文件在前，檔案在后，檔案是文件的續(xù)生事物。前者是在原始符號記錄（實體）的基礎(chǔ)上由文書工作者創(chuàng)造的事物；后者是在文件的基礎(chǔ)上由檔案工作者創(chuàng)造的事物。作為來源于同一實體的兩個事物，其本質(zhì)區(qū)別在于各自針對的實踐范疇的不同——執(zhí)行階段的文件與保存?zhèn)洳殡A段的檔案。列寧在談到事物和人的關(guān)系時指出：應(yīng)當把人的全部實踐包括到事物完整的定義中去。因此，在定義中應(yīng)把檔案和與它最直接相關(guān)事物（文件）的種差表達出來，即“人們有意識保存起來的”。在這個種差中，“備查”的字樣沒有出現(xiàn)，是因為它是“保存”活動中本身是應(yīng)有之義；而且，作為一種實踐活動，它發(fā)生在保存之后。
（四）檔案存在的范疇
檔案是人類活動的產(chǎn)物。到目前為止，其形成、保管與利用也在人類社會的范疇內(nèi)進行�！叭祟惢顒印奔劝ㄉ鐣顒�，也包括個人活動。在定義中強調(diào)“人類活動”可以更加明確檔案的形成、保管與利用的范疇。當然，定義中不提及“人類活動”也是有一定道理的，原因在于：“符號”本身就是一種關(guān)于對象的人工指稱物，它是表示事物特征以及事物相互關(guān)系的抽象標志或標記。“符號記錄”原本就是人類活動的產(chǎn)物，屬于人類社會信息。也就是說，在定義中雖然不直接標示檔案的存在范疇，但檔案定義的內(nèi)涵中亦具有相關(guān)的含義。
由上，檔案的定義可以簡潔地表述為：人們有意識保存起來的原始性符號記錄。也可以表述為：人們有意識保存起來的人類活動的原始性符號記錄。
三、檔案內(nèi)涵的理解
檔案是人類在文明社會所創(chuàng)造的一種特殊事物。我們應(yīng)該怎樣理解這一事物呢？上述檔案定義中包含了理解檔案事物的基本要點：
（一）檔案是人類活動的記錄
這是指檔案作為一種事物產(chǎn)生和存在的范疇，即檔案產(chǎn)生并存在于人類活動中。這是檔案事物的來源屬性。關(guān)于這一問題，我們需要清晰以下三點：
第一，人類活動既包括人類的社會活動，也包括人類的個體活動。所以，檔案既是人類社會活動的產(chǎn)物，也是人類個體活動的產(chǎn)物。
檔案主要形成于人類有組織的社會活動中，如國家、集體所有的各類檔案，它們是人類全部檔案的主體；同時，我們也應(yīng)意識到，個體形成的種種檔案記錄也是人類全部檔案的重要的不可缺少的組成部分。
第二，檔案記錄的對象是人類活動，所以，人類活動的內(nèi)容決定了檔案記錄的內(nèi)容。
人類活動的對象既包括人本身，也包括自然界。因此，檔案的內(nèi)容既包括社會和人文，也包括自然。但檔案中所反映的自然界，指的是人類通過觀察、認識、思考記錄下來的自然界的信息，而不是自然界本身所反映出來的全部信息。大量的未被人們記錄下來的自然界的信息，不是檔案信息。自然界的信息成為檔案信息需要兩個條件：第一，它們被記錄；第二，記錄者是人。比如：化石也可以記錄自然界的信息，它是一種記錄，但它不是檔案記錄，而是自然記錄。它是自然活動的產(chǎn)物，不是人類活動的產(chǎn)物，屬于“博物館”的工作范疇。
第三，檔案是在人類活動中自然形成的，是人類活動不可分割的組成部分，檔案的真實性、完整性以它所針對的人類活動為依據(jù)。
當我們要判斷檔案的真實性、完整性時，針對的是它所應(yīng)歸屬的人類活動。即：某一檔案是否是某一活動的記錄？這些檔案是否完整地記錄了這一活動？這一活動產(chǎn)生的需要保存?zhèn)洳榈臋n案是否完整地被保存起來了？
如果這個檔案的確是某一活動中產(chǎn)生的記錄，它就是真實的；如果某一活動的檔案反映了這一活動的全部內(nèi)容，說明檔案形成是完整的；如果這一活動產(chǎn)生的需要保存?zhèn)洳榈臋n案完整地被保存起來了，說明檔案的保存是完整的。
（二）檔案信息的記錄是通過符號實現(xiàn)的
這是指檔案作為一種事物的形成途徑，即檔案是通過符號記錄人類活動信息的。這是檔案事物的工具屬性。
人類記錄信息有兩種基本方式：符號的和實物的（有時我們也將記錄信息的實物稱為實義符號）。實物的方式出現(xiàn)的較早，但符號的方式更有效、更豐富、更具有人化特征。
人類在產(chǎn)生之初，長期處于低級的原始的狀態(tài)。那時的人類缺乏記錄知識的手段，他們只能依靠自己制作的一些器物（如石器等）將某些信息傳遞給后來者。當他們意識到需要把自己掌握的知識傳遞給后輩時，他們開始了發(fā)明記錄手段的工作。最初，他們嘗試使用實物，如石塊、結(jié)繩等，后來才發(fā)明了記錄符號，于是，文明便產(chǎn)生了。
文明的產(chǎn)生只是最近幾千年的事情。文明產(chǎn)生的標志，就是人類發(fā)明了書面符號，使得人類的歷史和知識得以以固化的方式被記錄下來。從此，人類文明可以以疊加的方式快速發(fā)展。這些書面符號記錄開啟了人類的文明史，而最初的書面符號作品就是檔案。
需要說明的是，我們這里所說的符號是被記錄下來的符號，而未被記錄下來的非書面符號（身體語言、口頭語言）不能形成檔案。但當它們被記錄下來、被書面化了，如錄音、錄像，它們也可以轉(zhuǎn)化為檔案。
（三） 檔案是被人們有意識保存起來的符號記錄
這是指檔案作為一種事物的存在方式，即檔案因其具有長期的事實經(jīng)驗價值而被人們有意識地保存起來并加以利用。這是檔案事物的管理屬性。
不是所有的人類活動的符號記錄都會成為檔案。有的符號記錄被隨用隨棄了，有的符號記錄在使用一段時間后被棄了；只有那些具有長期保持價值的符號記錄，在被人們有意識地保存起來后，才能成為檔案。即：符號記錄在成為檔案管理的對象時，才能成為真正的檔案。
書面符號材料在產(chǎn)生之初，它們往往具有現(xiàn)實屬性，因此我們在宏觀上統(tǒng)稱其為文件。文件和檔案是不同的兩個事物，文件具有現(xiàn)實屬性，檔案具有歷史屬性；文件由文書部門管理，檔案由檔案部門管理；人們使用文件往往出于“執(zhí)行”的目的，人們使用檔案往往出于“查考”的目的。這兩種事物角色的轉(zhuǎn)換，是文書、業(yè)務(wù)部門及檔案部門的職責，是“人們有意識保存起來”的結(jié)果。即：通過文書、業(yè)務(wù)和檔案部門的有意識的管理行為后，符號記錄由一個事物（文件）轉(zhuǎn)換為另一個事物（檔案），符號記錄通過相應(yīng)的管理行為而成為檔案事物。
（四） 檔案具有原始記錄的本質(zhì)屬性
這是指檔案作為一種事物的本質(zhì)屬性，即它在同類事物中的立身之本。這一本質(zhì)屬性是由檔案事物的來源的原始屬性（直接形成于人類活動）和管理的規(guī)范性決定的,即由檔案的自然形成規(guī)律和有意識形成過程決定的。（詳見本章以下兩節(jié)的相關(guān)論述）
吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，1988年版，第25頁。
何魯成編著《檔案管理與整理》，長沙：商務(wù)印書館，1938年版，第2頁。
[美]T·R·謝倫伯格著，黃坤坊等譯《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》，北京：檔案出版社，1983年版，第18頁。
[美]T·R·謝倫伯格著，黃坤坊等譯《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》，北京：檔案出版社，1983年版，第22頁。
韓玉梅主編；國家檔案局編《外國檔案管理》， 北京市：檔案出版社，1994年版，第90頁。
吳體乾譯《法蘭西共和國檔案法》，《檔案學(xué)通訊》，1981年第5期，第66頁。
吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，1988年版，第28頁。
陳兆yf、和寶榮主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》，北京：中國人民大學(xué)出版社，1986年版，第10頁。
陳兆yf、和寶榮主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》（修訂本），北京：中國人民大學(xué)出版社，1996年版，第10頁。
陳兆yf、和寶榮、王英瑋主編《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》，北京：中國人民大學(xué)出版社，2005年版，第10頁。
吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，1988年版，第32頁。
馮惠玲、張輯哲主編《檔案學(xué)概論》，北京：中國人民大學(xué)出版社，2006年版，第6頁。
從即日起，我將即將出版的遼大辦《檔案學(xué)概論》的部分內(nèi)容刊布出來，以供考研的同學(xué)參考。
來源：丁海斌博客

  本文關(guān)鍵詞：檔案學(xué)概論，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。