本文選題：管理文秘期末考試 + 　

管理文秘

一、秘書的涵義

服務(wù)對象：領(lǐng)導(dǎo) 根本職能：輔助管理 基本方式：處理信息和事務(wù)

秘書的涵義：直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。秘書是一項(xiàng)職業(yè)名稱。 二、秘書工作的特點(diǎn)：

三、寫出代接電話的轉(zhuǎn)告程序 l真不湊巧，××不在辦公室； 2估計(jì)×點(diǎn)鐘回來； 3請問有什么事嗎？ ?由這邊去電話； ?回來后，請來電話； ?代對方向××轉(zhuǎn)； 4復(fù)述相關(guān)事情

5××回來后，立刻轉(zhuǎn)告； 6再見！謝謝！ 7輕輕掛斷電話

四、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)時(shí)，處理電話可采取的方式:

先問清楚對方的單位,姓名,身份等,然后根據(jù)具體情況再作進(jìn)一步的處理。

“×經(jīng)理正在開會(huì)(或會(huì)客),預(yù)計(jì)四點(diǎn)鐘結(jié)束,請您到時(shí)再打電話來,好嗎 ” “到時(shí)我們在給您去電話,好嗎”（不緊急） ? 轉(zhuǎn)告對方會(huì)議預(yù)定在幾點(diǎn)結(jié)束。 ? 詢問是否由自己這方重打。

? 遇有急事，可用便條與會(huì)議室聯(lián)系，請求指示

例如：如果你的上司正在召開重要會(huì)議，而對方又是因?yàn)榫o急事情致電你的上司，這時(shí)，你應(yīng)該怎樣處理？ 答：為了不中斷會(huì)議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫上：××特急電話找您，是關(guān)于××××事，接電話請畫圈（），不接電話，請打鉤（）。 上司不便接電話

? u照實(shí)說（怠慢）——“善意的謊言”

“×經(jīng)理現(xiàn)在不在這兒,方便讓我轉(zhuǎn)告他嗎”

? 對方確有急事或是非常重要的客人,非馬上找到上司本人不可——有彈性的話

“請您稍等一下,我馬上去找找看”（把對方的單位,姓名,身份,事由等寫在便條上,通過便條向上司請示處理辦法）

? 上司不接電話（有回復(fù)的意向）——懇切

“實(shí)在對不起,讓您久等了,這會(huì)兒找不到

××經(jīng)理。見到他以后,我請他馬上給您復(fù)電話好嗎”

五、辦公室環(huán)境布置

是指辦公室桌上物品的擺放，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。秘書的辦公室是一扇體現(xiàn)機(jī)關(guān)整體水

平的窗口，辦公室環(huán)境的布置應(yīng)當(dāng)和單位的整體風(fēng)格和格調(diào)一致，應(yīng)當(dāng)使辦公物品烘托環(huán)境的莊重、整潔和雅致。

? 窗簾：窗簾應(yīng)選擇顏色柔和且便于保潔的材料。布料窗簾應(yīng)便于洗滌，百葉窗盡量選擇不易落塵的豎條式。辦公環(huán)境的窗簾不選擇幕布式樣，不加配任何流蘇。

? 物品的擺放：秘書的辦公桌上物件的擺放應(yīng)簡單有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話機(jī)應(yīng)放在比較固定的位置，要保證電話機(jī)的潔凈。辦公桌如果配備玻璃板，下面應(yīng)放置電話聯(lián)絡(luò)表、機(jī)構(gòu)示意圖等和工作有關(guān)的東西。 辦公室氛圍的營造

指辦公室秘書人員的素質(zhì)、彼此之間的人際關(guān)系和工作氛圍，特別是在工作中體現(xiàn)出的辦公室的工作作風(fēng)和工作風(fēng)格。秘書的工作和在工作中體現(xiàn)的風(fēng)格作風(fēng)，是最能表現(xiàn)辦公室管理水平的。 ?參考答案：

（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄;電腦放在右邊; （2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條;

（3）各種筆 、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;

（4）公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);

（5）墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙下面幾層。

六、握手禮儀

1、上下級之間：上級伸手后，下級才能伸手相握 長輩與晚輩之間：長輩伸出手后，晚輩才能伸手相握 男女之間：女士伸出手后，男士才能伸手相握

2、人們應(yīng)該站著握手，不然兩個(gè)人都坐著。如果你坐著， 有人走來和你握手，你必須站起來。

3、握手的時(shí)間通常是3-5秒鐘。匆匆握一下就松手，是在敷衍；長久地握著不放，又未免讓人尷尬。 4、別人伸手同你握手，你不伸手是不友好的 5、握手時(shí)應(yīng)該伸出右手，，決不能伸出左手。 6、握手時(shí)不可以把一只手放在口袋。

錯(cuò)誤的握手方式：交叉握手、壓迫握手、越人握手、旁顧他人、手上有水或者汗、 握手 時(shí)太過用力 “五到”身到、笑到、手到、眼到、問候到。 七、介紹禮儀 尊者優(yōu)先

? 尊者有優(yōu)先知情權(quán)

先將職位低者介紹給職位高者 先將男士介紹給女士 先將年輕人介紹給年長者 先將同事介紹給客戶

先將非官方人事給官方人士 先將本國人給外國人 八、名片禁忌

① 切忌手指夾名片或以左手遞名片； ② 切忌隨意放置或玩弄他人的名片；

③ 接受名片后應(yīng)回贈(zèng)名片，若不能回贈(zèng)應(yīng)表示歉意并說明原因

? 遞名片時(shí)要站姿并以雙手或右手胸部的高度遞出名片應(yīng)注意將名片的正面朝上，文字順對對方遞出。 ? 交換名片時(shí)應(yīng)注意微笑、目視對方；

? 接過對方名片時(shí)應(yīng)將名片內(nèi)容仔細(xì)默讀一遍； ? 將對方的名片放入名片夾或上衣口袋內(nèi)

談話時(shí)切忌玩弄對方名片或在名片上作備忘�？梢詫Ψ矫庞谧烂嬉员汶S時(shí)對應(yīng) 九、上司出差前準(zhǔn)備工作 1、確定出差目的和日期； 2、確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人

3、與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接

待人員等信息。）

4、確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇總經(jīng)理習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）； 5、完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì)人、議程等） 6、根據(jù)總經(jīng)理的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。

7、擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。 8、借支，了解外匯，辦理兌換外幣 9、收集背景資料 十、會(huì)議的涵義

? 會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有 劃的商議活動(dòng)。

? 形成會(huì)議的主要條件是：有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標(biāo)、具體議題；有明確的時(shí)間、地點(diǎn)；有主持人和

參加人員。

十一、會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作

（一）擬定會(huì)議計(jì)劃

① 確定會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等基本要素 ② 成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu) ③ 制訂會(huì)議預(yù)算

④ 擬定會(huì)議議程、日程、程序 ⑤ 制發(fā)會(huì)議通知

1.會(huì)議通知的種類與方式

（1）按通知的形式可分為口頭通知和書面通知 （2）按通知的性質(zhì)可分成預(yù)備性通知和正式通知

（3）按通知的名稱分為會(huì)議通知、邀請信(函、書)、請柬、海報(bào)、公告等

（二）準(zhǔn)備會(huì)議材料與物品 ① 需要準(zhǔn)備的內(nèi)容

1．需準(zhǔn)備的會(huì)議文件資料

2．需準(zhǔn)備的會(huì)議物品與設(shè)備 ② 準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿

③ 起草會(huì)議報(bào)告、決議草案 ④ 準(zhǔn)備會(huì)議文件的要求 （三）制發(fā)會(huì)議證件 （四）會(huì)場布置

1．會(huì)場布置根據(jù)參會(huì)人員座次安排，整體上可分為：相對式、全圍式、半圍式、分散式四種。 2．會(huì)場形式的布置 ：相對式 全圍式 半圍式 分散式 3.會(huì)場座位安排 ：橫排法 豎排法 左右排列法

4.環(huán)境布置 十二、公務(wù)文書

公務(wù)文書：又叫公務(wù)文件，簡稱公文。是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、人民團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公文活動(dòng)的重要工具。廣義：泛指常用的應(yīng)用文 狹義：黨14國務(wù)院13

十三、法定公文的種類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

上行文：請示、報(bào)告 平行文：函、議案 下行文：通知、通報(bào)、決定、批復(fù)、意見、命令、公告、通告。 公文的特點(diǎn)：鮮明的政策性、法定的權(quán)威性、體式的規(guī)范性、語言的平實(shí)性、限定的時(shí)效性。 公文的劃分

1、按內(nèi)容和適用范圍來分：知照性公文，報(bào)請性公文，指揮性公文，協(xié)商記錄性公文。 2、按行文方向來劃分：上行文、下行文和平行文。 意見與會(huì)議紀(jì)要可上行、下行、平行。 3、按緩急程度來劃分：特急、急件、一般文件三類。 4、按保密級別來劃分：三個(gè)等級：絕密、機(jī)密和秘密。

十四、公文的格式和內(nèi)容

眉首：份號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等項(xiàng)。

? 份數(shù)序號：“絕密”、“機(jī)密”級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，不少于2位數(shù)，如“01” 一般為紅色

? 秘密等級和保密期限：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密” “秘 密” “秘密★六個(gè)月” 下行文和平行文位于版心右上角第一行頂格。上行文位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的右上方頂格。

? 緊急程度： “特急”、“急件” 如需標(biāo)秘密等級，則在秘密等級之下，兩字之間空1字在實(shí)際行文

過程中，有將緊急程度標(biāo)注于標(biāo)題公文種類之前的情況。

? 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+ “文件”如：國務(wù)院文件（一般小于此字體大�。�

1、行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前；黨、政、軍、群的順序排列。“文件”右側(cè)居中。 2、若聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，則必須保證公文首頁顯示正文。紅色標(biāo)識 3、發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱單獨(dú)構(gòu)成（僅適用于函）

? 發(fā)文字號：發(fā)文機(jī)關(guān)代字（無字）+年份（六角）+序號（實(shí)位，無第） 如：京政發(fā)〔2007〕５號 聯(lián)合行文，一般主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號或排列在前的，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 ? 簽發(fā)人：上行文才有，發(fā)文字號左空一字，簽發(fā)人右空一字。

多個(gè)簽發(fā)人，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行

主體：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、公文生效標(biāo)識（印章）、附注 ? 標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種 法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號 ? 主送機(jī)關(guān)：

同類機(jī)關(guān)間用頓號，不同類機(jī)關(guān)間用逗號結(jié)尾用冒號。如：各省、自治區(qū)、直轄市教育廳，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)教委，部屬各高等學(xué)校：普發(fā)性公文、法規(guī)性公文、會(huì)議通過的公文等，不標(biāo)主送機(jī)關(guān)左側(cè)頂格，回行頂格。

? 正文：開頭＋事項(xiàng)＋結(jié)語

? 附件 ：附件是正文內(nèi)容的組成部分，與正文一樣具有同等效力。（左上第一行標(biāo)“附件”或“序號”） ? 附件說明：正文與成文日期之間；兩個(gè)以上附件標(biāo)阿拉伯序號；公布令、轉(zhuǎn)發(fā)通知，不標(biāo)注附件說明。 ? 發(fā)文機(jī)關(guān)署名：聯(lián)合行文，三個(gè)以上機(jī)關(guān)，要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（橫排）。位置視印章而定。 ? 成文日期：負(fù)責(zé)人或最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，如：二〇一四年十一月十二日

上下位置依成文日期而定，單一發(fā)文，成文日期右空4字；聯(lián)合行文，兩個(gè)機(jī)關(guān)，成文日期拉開，左右各空7字；三個(gè)以上機(jī)關(guān)，成文日期右空2字； 法規(guī)性公文、會(huì)議通過的公文等，居中標(biāo)注于標(biāo)題之下。 ? 印章：公文除“會(huì)議紀(jì)要”和電報(bào)形式發(fā)出的文件以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（下無文字，下套；否，中套）

三個(gè)以上機(jī)關(guān)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在成文日期和正文之間，每排最多3個(gè)印章。務(wù)使印章與正文同處一面。

? 附注：“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話

版記：主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、反線等項(xiàng)

? 主題詞：詞目之間空1字，不加標(biāo)點(diǎn)符號。令、議案和會(huì)議紀(jì)要，不標(biāo)注主題詞。（居左頂格） 如： 國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知 農(nóng)業(yè) 水土保持 通知

? 抄送機(jī)關(guān)：回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；同類頓號，不同類逗號，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。 抄送規(guī)則：1、向下級機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)

2、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

3、公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍需要征得其配合時(shí)應(yīng)當(dāng)向其抄送。

4、下列情況不得抄送：一是請示在上報(bào)同時(shí)不得向下級機(jī)關(guān)抄送；二是接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送；三是，凡與公文辦理無關(guān)的機(jī)關(guān)一律不得抄送。

? 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)日期以公文付印的日期（用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識）為準(zhǔn)，如：“×××辦公廳”

“×年×月×日印發(fā)” 印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字 ? 印發(fā)份數(shù)：“共印×份”

十五、公文的擬寫步驟 一、明確發(fā)文主旨

1、文件的中心內(nèi)容是什么？

2、根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？ 3、明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。 4、明確發(fā)文的具體要求。

二、收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究 三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

四、落筆起草，擬寫正文1、要觀點(diǎn)鮮明、用材得當(dāng) 2、要文句簡練、交代清楚 五、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 1、關(guān)于主題的修改 2、關(guān)于觀點(diǎn)的修改 3、 關(guān)于材料的修改 4、 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改 5、關(guān)于語言的修改

十六、公告與通告的異同

通告和公告都屬于周知性的文體，也就是說，內(nèi)容都具有知照性，發(fā)布范圍都是面向全社會(huì)的。但在相同之中也存在一些區(qū)別，可大致概括為以下三個(gè)方面： 1、制發(fā)機(jī)關(guān)級別不同

公告一般高于通告。公告莊重、嚴(yán)肅、宣布事項(xiàng)重大，一般由級別較高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或授權(quán)的專門職能機(jī)關(guān)發(fā)布，如中華人民共和國全國人民代表大會(huì)、國務(wù)院等；通告宣布事項(xiàng)可大可小，一般機(jī)關(guān)均能發(fā)布，如某個(gè)行政機(jī)關(guān)、某個(gè)職能部門、某條道路的施工單位等。 2、公布事項(xiàng)的性質(zhì)和范圍不同

通告發(fā)布以后具有執(zhí)行性，同時(shí)也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范圍大于通告�！肮妗泵嫦颉皣鴥�(nèi)外”，通告范圍較公告范圍小，“在一定范圍內(nèi)”使用。

3、寫法不同

公告一般是開門見山，直敘其事，也不用說明和議論，內(nèi)容單一。而通告，篇幅相對較長，內(nèi)容相對復(fù)雜，既要在開頭寫出發(fā)布通告的原因、目的、意義，又要在正文部分寫出緣由、事項(xiàng)和結(jié)尾。 十七、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的比較