本文關(guān)鍵詞：信息時代檔案和圖書管理互鑒研究，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

第 31 卷第 3 期

河南圖書館學(xué)刊

2011 年 6 月

信息時代檔案和圖書管理互鑒研究
馬秀峰
（鄭州大學(xué)圖書館，河南 關(guān)鍵詞：檔案；圖書；管理；互鑒 摘 鄭州

*

450000 ）

要：當(dāng)今社會已進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息飛速發(fā)展的時代

，隨著數(shù)字化技術(shù)的運用和經(jīng)濟(jì)全球化深入發(fā)展，當(dāng)前檔

案和圖書分立系統(tǒng)，已很難適應(yīng)信息社會的要求。怎樣充分利用現(xiàn)有的信息資源，完善系統(tǒng)的建設(shè)，全面服務(wù) 社會的進(jìn)步，探索檔案和圖書兩者之間的互鑒、合作與協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)一步高效發(fā)揮其綜合職能，是檔案和圖書 管理人員應(yīng)當(dāng)面對的挑戰(zhàn)。針對檔案、圖書管理互鑒內(nèi)容進(jìn)行分析，采取理論聯(lián)系實踐的方法，給出合理化建 議，從而指出兩者之間互相借鑒、協(xié)調(diào)發(fā)展和提升服務(wù)的管理方法。 中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588 （2011 ）03-0016-03 過 特 定 物 質(zhì) 載 體 存 儲 、 傳 遞 信 息 的 ，同 屬 于 知 識 信 息系統(tǒng)。知識信息是檔案和圖書的本質(zhì)，是二者相互 聯(lián)系的紐帶，也是二者共同的基礎(chǔ)和出發(fā)點。 1.2.2 載體材料相同 人 類 從 遠(yuǎn) 古 的 石 器 、 甲 骨 以 及 后 來 的 竹 器 、紙 張，再到現(xiàn)在的磁帶、縮微膠片以及磁盤、光盤等等， 無論在任何階段，檔案和圖書的載體都是相同的。 1.2.3 基本職能相同 對知識信息的輸入、存儲和輸出都是檔案館和圖 書館具有的共同職能，不同的只是輸入 、存儲和輸出 的品種、數(shù)量以及質(zhì)量不同，輸出時的服務(wù)人群不太 相同而已。 1.2.4 工作程序相同 檔案和圖書部門都是要經(jīng)過收集、加工、整理相關(guān) 的文獻(xiàn)，進(jìn)行一系列開發(fā)傳遞，向社會提供相關(guān)信息服 務(wù)。在信息的輸入、加工、存儲和輸出方面，都是要經(jīng)過 分類、標(biāo)引、編目、組織目錄、檢索、借閱這幾個環(huán)節(jié)。 1.2.5 現(xiàn)代化手段相同 一是采用現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)， 使二者工作自動 化，包括了收集、編目、檢索、流通等；二 是 采 用 光 學(xué) 技術(shù)， 使二者存儲和傳遞縮微化； 三是采用聲像技 術(shù)，使二者視聽化；四是采用 現(xiàn) 代 通 信 技 術(shù) ，使 二 者 傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

1 1.1

檔案和圖書管理互鑒的依據(jù) 檔案和圖書管理互鑒的含義 檔案是一切政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)管理、文化、科教等

社會實踐活動中，直接產(chǎn)生的 文 字 、圖 表 、聲 像 等 各 種形態(tài)和載體的原始記錄性的文獻(xiàn)信息，它是以保存、 備查考為目的，是生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、研究的第一手參 考資料，往往只有一份。 圖書則指的是以文字、圖像 、公 式 、聲 頻 、視 頻 、 代碼等手段將信息、知識，記錄或描述在一定的物質(zhì) 載體上，并能起到存貯和傳播 信 息 、知 識 的 作 用 。它 是將原始記錄的檔案經(jīng)過整理、選擇、編排而成的，以 傳授知識，供人們閱讀為目的，給人類社會的生產(chǎn)與活 動提供知識、信息，是人類社會不可缺少的一部分。 檔案和圖書同屬文獻(xiàn)信息的范疇, 共同構(gòu)成了社 會信息資源的服務(wù)體系。隨著信息時代的發(fā)展，讀者需 求日趨廣泛,專業(yè)需求的特色性和層次性不斷提升 ,需 要更大范圍的共建和共享服務(wù)。面對繁雜、浩瀚的文獻(xiàn) 信息資料,任何一個檔案和圖書部門都不可能獨自收集， 并加以整理、加工、保存和利用。只有檔案和圖書協(xié)調(diào) 與合作，才能最終實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展和共同進(jìn)步，方能適應(yīng) 社會需求，為用戶提供全面的、個性化的信息服。因此， 如何充分利用現(xiàn)有的信息資源，完善系統(tǒng)建設(shè)，達(dá)到全 面服務(wù)社會并高效發(fā)揮其綜合職能的目的，，已經(jīng)成為 一項理論界和實務(wù)界必須面對的課題。 1.2 檔案和圖書管理互鑒的基礎(chǔ) 1.2.1 工作內(nèi)容相同 知識信息是檔案和圖書的共同研究內(nèi)容，都是通

2 2.1

檔案和圖書管理互鑒的意義

各自發(fā)展的需要 檔案與圖書管理互鑒，是檔案和圖書工作為適應(yīng) 改革開放、創(chuàng)造效益、求得生 存 的 需 要 。檔 案 和 圖 書

收稿日期：2011-04-06 作者簡介：馬秀峰（1970 —）,鄭州大學(xué)圖書館副館長，館員，工程碩士。

* 本文為 2010 年河南省檔案局項目《檔案、圖書、情報管理互鑒研究》（課題編號：2010-R-05）階段性研究成果。 16

馬秀峰：信息時代檔案和圖書管理互鑒研究 在各自的管理過程中，相互吸收借鑒對方管理中的先 進(jìn)經(jīng)驗，探索出一些符合自身發(fā)展的新路子，這樣可 以減少摸索前進(jìn)的環(huán)節(jié) , 提高在管理中的效率，使圖 書和檔案工作發(fā)揮出更大的潛能，這不僅僅是改革開 放的需要，也是圖書和檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。 2.2 社會的迫切需求 在這個信息時代 , 社會對信息資源的需求在方式 和內(nèi)容上發(fā)生了根本性變化 , 對單一的館藏信息服務(wù) 方式人們已經(jīng)不再滿足，而在無時間、空間、地域、借 閱限制一系列的多元化個性信息服務(wù)，需要提供新穎 全面的內(nèi)容、類型完整、形式多樣和來源廣泛的信息， 需要從更廣闊的空間和更短的時間獲得更多有價值 的信息。對社會的這種全方位和綜合化的信息需求， 已經(jīng)不是一個圖 書 館 和 一 個 檔 案 館 所 能 滿 足 的 ，所 以現(xiàn)在檔案館和圖書館之間唯有進(jìn)行良性互鑒和取 長補(bǔ)短，才能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共建共享。 年國家教育委員會修訂更名為《普通高等學(xué)校圖書館 規(guī)程》)；1982 年文化部頒布的《省 ( 自治區(qū)、市 ) 圖書館 工作條例》；1987 年中國科學(xué)院頒布的 《中國科學(xué)院 圖書情報工作 暫 行 條 例 》。以 上 這 些 法 律 法 規(guī) ，在 特 定的歷史時期起到了保證、監(jiān)督、規(guī)范圖書館事業(yè)發(fā) 展、調(diào)整圖書 館 的 社 會 關(guān) 系 以 及 人 際 關(guān) 系 等 方 面 的 作用，但是隨 著 近 年 來 社 會 和 圖 書 館 事 業(yè) 自 身 的 新 發(fā)展，這些法 規(guī) 已 漸 漸 不 能 滿 足 新 形 勢 下 圖 書 館 事 業(yè)發(fā)展的要求。 檔 案 管 理 的 立 法 在 當(dāng) 前 的 狀 態(tài) 下 基 本 完 善 ，圖 書管理在立法方面相對滯后， 唯有通過法律的一些 手段才能調(diào)整好國家、圖 書 館 、社 會 之 間 ，以 及 圖 書 館與圖書館之間、圖書館內(nèi)部的各種關(guān)系，因此首先 要盡快制定出 我 國 的 《圖 書 館 法 》，為 圖 書 館 事 業(yè) 的 發(fā)展以及文獻(xiàn)資源建設(shè)提供好法律保障。 3.2 館舍館庫建設(shè)方面互鑒內(nèi)容及建議 近些年來，公共及高校館在圖書館的館舍建設(shè)力 度都比較大。特別是高校圖書館，基本每所大學(xué)都建 有專門的圖書館大樓，由于各高校都已經(jīng)意識到了圖 書館對于大學(xué)的重要性，認(rèn)識到了圖書館對教學(xué)科研 的巨大推動作用，目前多數(shù)高校的圖書館大樓均在上 世紀(jì)末和本世紀(jì)初陸續(xù)翻新改建。另外一方面，高校 新建校區(qū)位置都普遍偏僻，附近生活娛樂設(shè)施較少，圖 書館也就成了大學(xué)生們課外學(xué)習(xí)和休閑的主要場所。 檔案館這方面與圖書館有所不同。 檔案的館庫 建設(shè)主要還存在以下問題：首先，館舍館庫的建設(shè)發(fā) 展不平衡，各地區(qū)或高校因各自的社會、經(jīng)濟(jì)、規(guī)模、 人力等等方面不平衡的發(fā)展，造成檔案館舍館庫建設(shè) 的速度與規(guī)模差距明顯；其次，部分館庫的面積偏小， 選址不當(dāng)和結(jié)構(gòu)的不合理 ，年 久 失 修 等 問 題 ；第 三 、 館庫設(shè)施設(shè)備較為簡陋；第四、檔案館館庫建筑布局 不盡合理，功能比較單一，不能滿足現(xiàn)代檔案館的“四 位一體”功能要求，離現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展需要還存 在著較大的差距。 進(jìn)入二十一世紀(jì)，檔案館具有的本質(zhì)屬性和一般 屬性已發(fā)生了明顯變化。檔案館除擁有保管檔案和儲 存?zhèn)鞑ノ幕z產(chǎn)的功能之外， 還具有了提供社會 教 育、休閑消遣以及公關(guān)協(xié)調(diào)等等社會功能。在新館庫 的建設(shè)方面應(yīng)該適應(yīng)新形 勢 ，開 拓 視 野 ，面 向 社 會 ， 要在功能上超前拓展，要在內(nèi)部設(shè)計上真正地滿足人 民群眾工作、生活以及文化休閑的需要。

2.3

為科研提供強(qiáng)有力的支撐 從信息管理事業(yè)的發(fā)展來看，圖書和檔案的管理 方法可以進(jìn)行相互借鑒,從信息服務(wù)的功能上看 ,它們 又是相互補(bǔ)充的。圖書館的工作是為科研人員提供科 學(xué)技術(shù)方面的知識 , 檔案的工作主要是成果管理的服 務(wù) , 既具有征集和存貯研究 成 果 之 功 能 , 又 具 有 利 用 之功能。圖書和檔案各具獨特性 , 它們二者不能互相 代替，但卻是相輔相承的。這么一種相輔相承 , 只有在 綜合體制中才能完全表現(xiàn)出來。檔案和圖書實現(xiàn)良性 互鑒之后，我們查找信息才會越發(fā)便捷�？蒲腥藛T在接 受有關(guān)研究課題后,首先是查閱圖書資料 ,然后再查考 有關(guān)檔案資料 , 圖書和檔案互鑒后體現(xiàn)出的科學(xué)性和 實效性，為科研人員的研究工作提供了強(qiáng)有力的支撐。 檔案和圖書管理互鑒的內(nèi)容及建議

3 3.1

在行業(yè)立法方面互鑒內(nèi)容及建議 無規(guī)矩不成方圓，所以，檔案和圖書管理互鑒的 第一步就是要明確二者的法律法規(guī)。檔案管理法律法 規(guī)有《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔 案法實施辦法》、《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》、《高 等學(xué)校檔案管理辦法》等等一系列全國性法律法規(guī)， 各省、市還都制定出了各自的檔案工作法規(guī)和制度。 這些法律法規(guī)對收集管理和利用檔案， 維護(hù)歷史真 實的面貌，保護(hù)人類歷史和文化遺產(chǎn)，推動檔案事業(yè) 發(fā)展，發(fā)揮出了不可估量的巨大作用。 圖書館界立法方面還顯得較為薄弱，新中國成立 后，相關(guān)部門多次頒布了有關(guān)圖書館事業(yè)的行政法規(guī)， 這其中主要有：1955 年文化部頒布的《關(guān)于加強(qiáng)與改 進(jìn)公共圖書館工作指示》；1955 年文化部頒布的中華 全國總工會《關(guān)于工會圖書館工作的規(guī)程》；1957 年國 務(wù)院頒布的《全國圖書協(xié)調(diào)方案》；1981 年教育部頒布 的《中華人民共和國高等學(xué)校圖書館工作條例》(1987

3.3

館藏分類互鑒及建議 檔案分類，是根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式的異同，采 用一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，遵循一定的分類原則和方法，對 檔案采取類的劃分。檔案分類的目的和任務(wù)是對機(jī)關(guān) 印發(fā)文件進(jìn)行立卷歸檔 , 并為檔案館（室）的案卷排放 做的基礎(chǔ)工作。檔案分類包括實體分類、信息分類兩 種方式。 這兩種分類方法無論是工作對象還是目的

17

馬秀峰：信息時代檔案和圖書管理互鑒研究 上都是相同的。 圖 書 分 類 是 依 照 圖 書 的 學(xué) 科 屬 性 和 內(nèi) 容 等 ，在 一定哲學(xué)思想指導(dǎo)下，運用知識分類的相關(guān)原理，采 用邏輯的方法，把圖書進(jìn)行類的劃分。圖書分類的目 的、任務(wù)都是揭示圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性以及其它屬性， 讓藏書組織成一個有機(jī)的體系。圖書還具有很多的屬 性 , 圖書內(nèi)容的學(xué)科性質(zhì)就是其中最為主要的 、具有 決定性的、又常常被其它屬性所依附的屬性 , 這些就 決定了多數(shù)情況下要把圖書內(nèi)容的學(xué)科屬性特征作 為圖書分類的主要標(biāo)準(zhǔn)， 圖書的其它屬性特征可作 為圖書分類的輔助標(biāo)準(zhǔn)。 經(jīng)過對比，我們可以發(fā)現(xiàn)，圖書分類方法不僅可 以用于排架，還可以用于檢索。既能滿足圖書館內(nèi)部 管理之需要，還可以滿足廣大讀者在檢索方面快捷方 便的需要�？梢詫崿F(xiàn)管理和利用方法的有效統(tǒng)一。而 檔案的實體分類則是用于排架，信息分類則是用于檢 索。兩種分類的方法 只 有 相 互 結(jié) 合 ，相 互 補(bǔ) 充 ，才 能 為發(fā)揮出檔案的服務(wù)功能提供良好條件。 3.4 信息資源建設(shè)方面互鑒及建議 3.4.1 圖書館信息資源建設(shè)狀況 圖書館的信息資源涵蓋了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源及電 子資源兩個部分。目前各類型圖書館的藏書建設(shè)情況 中印刷型的紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然占據(jù)著主導(dǎo)的地位。圖書館 的電子資源建設(shè)有購買和自建這兩種途徑，以購買為 主，自建為輔，自建的方式主要是對現(xiàn)有的印刷型紙 質(zhì)館藏，通過特定手段使之?dāng)?shù)字化。 圖書館的信息資源建設(shè)的目的在于怎么合理配 置和有效利用現(xiàn)有資源 , 從而最大限度地發(fā)揮出圖書 館的效能 , 以滿足廣大讀者日益增長的對文獻(xiàn)信息保 障的需求。尤其是在電子文獻(xiàn)信息這個方面，只依靠 圖書館個體是難以全部加以購買的，這里就要求各圖 書館之間講究分工合作，通過一定的行政組織或者行 業(yè)協(xié)會進(jìn)行聯(lián)合采購，通過合理布局，來實現(xiàn)資源的 共享，這種方法已經(jīng)取得了很好的效果，不僅僅給圖 書館節(jié)省了巨額經(jīng)費，還使各圖書館的讀者都能夠利 用到海量的數(shù)據(jù)庫資源。 3.4.2 檔案館信息資源建設(shè)狀況 檔 案 資 源 建 設(shè) 是 各 個 檔 案 部 門 的 立 身 之 本 ，是 各檔案部門面向社會服務(wù)的能量之源，也是實現(xiàn)檔案 事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的非常重要的基礎(chǔ)性工作。擁有結(jié)構(gòu) 合理、內(nèi)容豐富的檔案資源不僅是檔案工作的基本前 提，還是實現(xiàn)檔案工作“服務(wù)功能”的最根本保證。目 前在檔案資源建設(shè)上情況卻不盡如人意，問題體現(xiàn)在： ① 館藏的檔案資源不完整；② 館藏結(jié)構(gòu)較單一；③ 數(shù) 量不夠充分和“脹庫 ”現(xiàn) 象 均 同 時 存 在 ； ④ 內(nèi) 容 不 夠 豐富； ⑤ 特色不夠明 顯 ； ⑥ 檔 案 編 研 工 作 滯 后 ，檔 案 編研產(chǎn)品的發(fā)展無法滿足社會公眾的需求；⑦館藏資 源的電子化程度還比較低等。 3.4.3 檔案、圖書信息資源建設(shè)的建議 根據(jù)圖書館的現(xiàn)狀，我們認(rèn)為，必須改變當(dāng)前以 收藏文獻(xiàn)品種數(shù)量作為評估圖書館的規(guī)模、等級以及 服務(wù)能力的思想觀念；國家應(yīng)該加強(qiáng)信息資源上的宏 觀調(diào)控，建立一個與目前經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的管理機(jī)制；加 快現(xiàn)代化進(jìn)程，建立全國性圖書館計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。檔案 資源建設(shè)還應(yīng)該借鑒一些圖書館資源建設(shè)方面的成 功經(jīng)驗，例如向上級的有關(guān)部門申請增加經(jīng)費；有意 識地廣泛宣傳、積極公關(guān)，使相關(guān)部門在檔案法律意 識和移交積極性上有所提高； 激發(fā)檔案工作人員的工 作主動性和積極性；繼續(xù)加強(qiáng)館際間交流與合作；大 力組織人力、物力、財力對本館紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化 建設(shè)； 還要以法律法規(guī)的形式賦予各級國家綜合檔 案館在檔案資源建設(shè)中擁有更多收集檔案的權(quán)力。 參考文獻(xiàn)： ［1］ 劉愛玲.橫向聯(lián)合—— —檔案和圖書及情報一體化 建設(shè)［J］. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì) ,2009,(12). ［2］ 屈延玲 , 范蓉 . 略論檔案分類與圖書分類的異同 ── 兼論《中國檔案分類法》與《中國圖書分類 法》的區(qū)別與聯(lián)系［J ］. 西藏民族學(xué)院學(xué)報 ( 社會 科學(xué)版 ),1999(11). ［3］ 李彥芬 . 檔案、圖書 , 情報的“異”與“同”［J］. 廣西 師范大學(xué)學(xué)報 ,1997(12). ［4］ 高燕 , 任 寧 . 淺 議 圖 書 情 報 檔 案 一 體 化 ［J ］. 許 昌 師專學(xué)報 ,2000(12). ［5］ 徐麗 . 淺議圖書、情報、檔案一體化［J］. 武漢交通 職業(yè)學(xué)院學(xué)報 ,2004(06). ［6］ 段偉 . 試論圖書館與檔案館的協(xié)作共建［J］. 情報 探索 ,2007(07). ［7］ 張蓮芬 . 圖書、情報、檔案“一體化”建設(shè)的現(xiàn)代 詮釋［J］. 蘭臺世界 ,2006(01). ［8］ 顏景紅.林業(yè)科研單位圖書情報檔案一體化管理 ［9 ］ ［10 ］ ［11 ］ ［12 ］ ［13 ］ 的探討［J ］.防護(hù)林科技 ,2010(11). 李 建 軍 . 論 檔 案 、圖 書 、情 報 一 體 化 ［J］. 檔 案 管 理,1999(12). 黃宗忠 . 試論圖書·情報·檔案一體化［J ］. 檔案工 作,1987(01). 黃宗忠.試論圖書情報檔案一體化的發(fā)展趨勢［J］. 武漢大學(xué)學(xué)報 ( 社會科學(xué)版 ),1986(06). 賈進(jìn)麗 , 元金華 , 王敏杰 . 應(yīng)實行圖書、檔案、情報 一體化管理［J］.黑龍江檔案 ,2003(04). 羅賢棟 , 謝梅花 . 以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)圖書檔案服 務(wù)工作［J ］.江西圖書館學(xué)刊 ,2005(03). （編校：嚴(yán) 真）

18



  本文關(guān)鍵詞：信息時代檔案和圖書管理互鑒研究，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。