本文關(guān)鍵詞：淺談高校圖書檔案管理及信息化，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

淺談高校圖書檔案管理及信息化

發(fā)布日期： 2014-11-25 發(fā)布：  

  2014年9期目錄       本期共收錄文章20篇

　　[摘 要]隨著信息時(shí)代的進(jìn)步，各大高校的圖書檔案管理也進(jìn)行了改革，利用信息技術(shù)對圖書檔案進(jìn)行管理，解決了圖書檔案管理中存在的問題，提高管理效率。本文就現(xiàn)在高校圖書檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題為中心開展了詳細(xì)的研究調(diào)查，分析信息化管理的內(nèi)容和存在的問題，以及高校進(jìn)行信息化管理建設(shè)的具體措施，使檔案管理更加方便簡單。
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　　[關(guān)鍵詞]高校圖書檔案；圖書管理；信息化發(fā)展
　　一、高校圖書檔案管理存在的問題
　　1.認(rèn)識(shí)不足，重視不夠
　　長期以來很大一部分圖書檔案管理人員對檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在一些誤區(qū)，很多人就認(rèn)為檔案管理就是一種記錄、抄寫、保存的工作，其實(shí)不然，圖書檔案管理是一個(gè)很重要的工作，不僅能給單位創(chuàng)造效益，還可以提高單位的工作效率，查找起來更快更準(zhǔn)確，縮減時(shí)間成本。要做好檔案管理工作至少要保證不丟失、不泄露，保證學(xué)校的檔案管理工作的正常的進(jìn)行，提升學(xué)校的辦學(xué)水平和升學(xué)質(zhì)量。
　　2.遺留問題多，整理任務(wù)重
　　部分學(xué)校是民辦學(xué)�；蛘呤呛蠼ǔ珊喜⒌膶W(xué)校，主要精力并沒有落實(shí)到檔案的管理工作上，而是集中在學(xué)校的招生、教學(xué)和學(xué)生的就業(yè)工作上，因此造成學(xué)校檔案資料收集的不及時(shí)、不準(zhǔn)確，可能給學(xué)生給學(xué)校都造成很大的損失。若是之前落下的工作比較雜亂繁重，那么后續(xù)的整理工作的量就會(huì)增加很多，因此，學(xué)校有關(guān)管理人員應(yīng)該多關(guān)注這個(gè)問題，及時(shí)對檔案進(jìn)行整理和保存，保證學(xué)校日常工作的正常進(jìn)行。
　　3.人員能力不足，管理水平不高
　　管理人員可能對檔案管理工作不熟悉，或者不具備檔案管理人員所需要的素質(zhì)，對檔案工作投人的精力不足，對檔案的整理保存意識(shí)薄弱。除此之外，還存在檔案不能按時(shí)移交，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，一些檔案要求的格式不對、內(nèi)容不全。這些都可能影響檔案管理的水平。
　　4.檔案管理設(shè)施配置低，規(guī)范化難到達(dá)
　　學(xué)�？赡苡捎谝恍┰驔]有對檔案管理工作的設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)，導(dǎo)致設(shè)施配置過于落后，沒有辦法對學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行很好的整理。一些學(xué)校的檔案管理室相對較小，紙質(zhì)化的檔案的保存就更加成問題，若是噴防沖劑則對人的身體有影響，不噴，那么就有可能檔案被蟲子破壞。隨著檔案的日益增多，狹小的、設(shè)備落后的檔案存儲(chǔ)室已經(jīng)不能滿足學(xué)校的檔案管理工作了，因此，對設(shè)備的升級(jí)管理是解決檔案管理問題的重要的一環(huán)，從而保障學(xué)校檔案管理的正常進(jìn)行。
　　二、信息化管理的研究分析
　　1.圖書檔案管理信息化的內(nèi)容：讀書檔案管理的信息化是一種新時(shí)代的管理方式，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，并且將其存儲(chǔ)在獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)中心里。通過網(wǎng)絡(luò)辦公，使用一體化的設(shè)備軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)電子文檔管理一體化。圖書管理系統(tǒng)通過公眾平臺(tái)，利用公開的檔案信息，實(shí)現(xiàn)全面的圖書檔案管理的信息化。
　　2.圖書檔案管理信息化的必要性：圖書檔案管理信息化將全面改變傳統(tǒng)管理模式中存在的空間問題，改變以往大量數(shù)據(jù)堆積在存儲(chǔ)室里的現(xiàn)象，不僅方便管理，更加方便查找，和調(diào)用，提高檔案管理工作的效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益；檔案管理利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息資源信息量的最大化和信息資源的共享等特性，滿足人們對于資源的需求與共享的問題，支持圖書檔案管理信息化�？煽康男畔⒒芾聿粌H有利于節(jié)約時(shí)間、節(jié)省空間，更加有利于對于歷史資料的保存，提高檔案管理工作效率，使信息發(fā)揮最大的效益。
　　三、加強(qiáng)信息化管理的措施
　　1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：基礎(chǔ)設(shè)施的完善是進(jìn)行檔案信息化管理的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化的檔案管理的需求，對其所需要的硬件進(jìn)行改進(jìn)和升級(jí)管理，包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備系統(tǒng)管理軟件、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀等設(shè)備。除此之外還有準(zhǔn)備一個(gè)可以滿足檔案信息化管理并且能很好應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)主要構(gòu)架。只有基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量提升上去了，才有可能更好的發(fā)展檔案管理信息化，提升管理效率。
　　2.培養(yǎng)信息化的檔案管理人員：積極更新和改善檔案管理設(shè)施配置是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員的素質(zhì)基礎(chǔ)也是極高的。因此，相關(guān)管理人員必須提高自己的工作素質(zhì)，以便適應(yīng)檔案管理工作的高科技性。檔案管理人員必須熟知系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)管理以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理，，這也才能對網(wǎng)絡(luò)信息有效利用，又可以對信息資源進(jìn)行共享和再教育。提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)也是進(jìn)行檔案管理工作信息化的重要措施，借以提高檔案管理工作效率，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
　　3.加強(qiáng)檔案保密工作：檔案管理的服務(wù)特性決定了其保密措施的重要性。因此檔案管理人員應(yīng)該注重保密意識(shí)，認(rèn)真記錄管理檔案，確定檔案袋保密程度和開放范圍，嚴(yán)格進(jìn)行管理。檔案的共享和安全一直是一對矛盾的存在，在現(xiàn)代社會(huì)中，更應(yīng)該樹立良好的安全意識(shí)，對網(wǎng)絡(luò)安全引起重視，做好電子文件的安全防護(hù)工作，以便維護(hù)電子檔案的安全問題。
　　4.加大檔案信息整合的力度：檔案資源建設(shè)是檔案工作中發(fā)揮自身優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。換句話來說，檔案管理不僅能反映社會(huì)發(fā)展的歷史，還可以映射社會(huì)生活的點(diǎn)滴，檔案資源的有效配置，才能更加優(yōu)化社會(huì)資源，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。整合檔案信息不僅包括對檔案記錄的整理，還包括其內(nèi)在的相關(guān)工作，最終達(dá)到為社會(huì)提供一個(gè)資源共享、相互協(xié)作的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的作用。
　　參考文獻(xiàn)：
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　　[4]閆海新.國產(chǎn)圖書館信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].圖書館學(xué)刊.2002（03）

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