摘　要：

摘　要：本文首先梳理了視頻會議組織工作的內(nèi)容、難點及應(yīng)對措施；其次，概括介紹了視頻會議管理工作的主要內(nèi)容；最后，探討了做好視頻會議管理工作的若干重點，以期為讀者認(rèn)識和加強視頻會議管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：視頻會議　管理　遠(yuǎn)程溝通

  　通信及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用，給各行業(yè)帶來前所未有的遠(yuǎn)程溝通體驗和溝通效率，視頻會議已日漸成為政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位日常辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作的重要支撐平臺。為了充分發(fā)揮視頻會議的作用，必須重視視頻會議管理工作。

　　視頻會議管理工作，重點是做好視頻會議組織工作。視頻會議組織是指協(xié)調(diào)視頻會議資源，提供會議技術(shù)保障，確保會議順利進(jìn)行的具體工作。此外，視頻會議管理還包括視頻會議系統(tǒng)管理、制度流程管理和運維團(tuán)隊管理等內(nèi)容。

　　視頻會議管理工作也是近年來逐漸興起的一項IT管理工作，特別是在當(dāng)前全社會貫徹落實中央八項規(guī)定，大力倡導(dǎo)改進(jìn)“會風(fēng)”，厲行節(jié)儉的背景下，視頻會議因其節(jié)能環(huán)保、高效便捷等優(yōu)點，越來越受到重視，視頻會議應(yīng)用數(shù)量不斷增長，應(yīng)用場景不斷擴(kuò)展。面對日益增長的應(yīng)用需求，如何利用有限的系統(tǒng)資源，充分發(fā)揮視頻會議的作用，滿足用戶的使用需求，是所有視頻會議管理部門需要面對和解決的一個新的課題。

1　視頻會議組織工作

   視頻會議組織工作分為會前的資源協(xié)調(diào)和會議全程的技術(shù)保障。

   1.1　協(xié)調(diào)視頻會議資源

   視頻會議資源包括視頻會議系統(tǒng)、視頻會議室、視頻會議會場設(shè)備、視頻會議線路以及視頻會議運維服務(wù)。其中，視頻會議系統(tǒng)有多點控制單元（MCU）、錄播服務(wù)器、視頻會議終端等設(shè)備；視頻會議室是指具備召開視頻會議條件的會議室；視頻會議會場設(shè)備是指安裝在視頻會議室中的音像設(shè)備；視頻會議線路是指承載視頻會議信號傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)帶寬；視頻會議運維服務(wù)是指負(fù)責(zé)會議保障任務(wù)的技術(shù)人員提供的操作服務(wù)。以上這些資源，都是視頻會議召開必不可少的前提和條件，這些資源的數(shù)量是有限的，需要根據(jù)視頻會議應(yīng)用需求，協(xié)調(diào)分配上述資源，這就是視頻會議組織工作的一個重點內(nèi)容。

　　解決上述問題的關(guān)鍵是要梳理出各類資源之間的關(guān)系，熟悉制約視頻會議的各種約束條件，在確保視頻會議安全可靠的前提下，最大限度地利用好現(xiàn)有資源。例如，當(dāng)用戶申請視頻會議時，管理人員要首先了解視頻會議召開的時段和參會會場的清單。第一，檢查該時段內(nèi)是否有其他視頻會議召開，如有其視頻會議召開，檢查是否在視頻會議系統(tǒng)和線路的占用上產(chǎn)生資源沖突，如有沖突則與用戶協(xié)調(diào)視頻會議段的調(diào)整，如無沖突則進(jìn)入下一步；第二，檢查參會會場清單，是否與其他會議有會議室或會場設(shè)備有占用沖突，如有沖突則與用戶協(xié)調(diào)個別沖突會場的調(diào)整，如無沖突則最后檢查是否可安排技術(shù)人員保障會議。在此排查過程中，管理人員應(yīng)準(zhǔn)確和全面掌握本單位視頻會議各項資源的現(xiàn)有狀況，避免因信息不準(zhǔn)確不及時而出現(xiàn)失誤，這就要求建立可靠的視頻會議資源管理機(jī)制和制度，以及規(guī)范的會議申請信息和申請審核流程。

　　1.2　提供會議技術(shù)保障

　　視頻會議過程中，根據(jù)會議議程的安排，與會人員會有交替發(fā)言或場景的變換，這些都需要技術(shù)人員及時、準(zhǔn)確地調(diào)整和切換視頻及音頻設(shè)備，使各分會場的畫面和聲音與現(xiàn)場情況達(dá)到同步。在有些視頻會議中，還會為發(fā)言人添加字幕，這些需求都強調(diào)技術(shù)人員設(shè)備操作的精準(zhǔn)度。為了使視頻會議能夠流暢、自然，在視頻會議過程中，技術(shù)人員往往要完成大量的實時操作，這些操作一方面必須與會議議題緊密貼合，時機(jī)的把握上非常重要，另一方面又不允許出差失誤，因為一旦出現(xiàn)失誤，馬上就會被與會人員感知，從而干擾到會議的進(jìn)行，影響與會人員的感受。上述技術(shù)保障要求給視頻會議的組織帶來很大的工作難度。

　　解決的方法是將視頻會議劃分為會前準(zhǔn)備、會中保障和會后收尾三個階段。會前準(zhǔn)備階段的工作內(nèi)容主要是明確會議的技術(shù)保障需求，做好會議的技術(shù)保障方案，組織設(shè)備測試以及操作彩排。其中特別需要強調(diào)的是會前的操作彩排，就是按照會議的議程，模擬會議期間會完成的各種操作，通過操作彩排，一方面測試設(shè)備和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人員的動作熟練度。在會中保障階段，要求技術(shù)人員要按照會前確定的分工，各司其職，專心致志地完成好本崗位的技術(shù)操作。會后收尾階段的主要工作內(nèi)容包括設(shè)備的收存、故障的排查處理、用戶意見的收集、會議錄制材料的提供等。通過劃分三個階段，并明確各階段的工作任務(wù)，將眾多的會議技術(shù)保障工作條分縷細(xì)地梳理清楚，確保各項工作有序地開展。

2　視頻會議管理工作內(nèi)容概述

　　視頻會議管理工作內(nèi)容還視頻會議系統(tǒng)管理、制度流程管理和運維團(tuán)隊管理等，這些工作為視頻會議的召開創(chuàng)造了必要的條件和可靠的運行環(huán)境。

　　2.1　視頻會議系統(tǒng)的管理

　　視頻會議系統(tǒng)是視頻會議運行的基礎(chǔ)，通過管理工作要確保系統(tǒng)的平穩(wěn)可靠運行。系統(tǒng)管理又分為配置管理、資產(chǎn)管理、運維管理等內(nèi)容，配置管理是在設(shè)立配置數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對全系統(tǒng)配置信息的集中統(tǒng)一管理，可有效降低系統(tǒng)配置變更造成的潛在風(fēng)險。資產(chǎn)管理是要有效地管理視頻會議相關(guān)的各種設(shè)備，由于視頻會議的特點，涉及到的設(shè)備不僅有視頻會議系統(tǒng)設(shè)備，還包括會場系統(tǒng)設(shè)備。這些設(shè)備種類繁多、數(shù)量巨大且管理分散，容易出現(xiàn)管理死角，資產(chǎn)管理工作中要特別注意，避免出現(xiàn)此類問題。運維管理的目的是確保系統(tǒng)日常運行維護(hù)工作的有效開展，要依靠運維制度和規(guī)范，監(jiān)督運維人員按時完成系統(tǒng)巡檢檢查以及故障分析排查和報告。

　　2.2　制度流程管理

　　制度流程管理，包括會議申請、會議服務(wù)的相關(guān)制度流程的管理以及系統(tǒng)、人員等方面的管理制度和操作流程。會議申請和會議服務(wù)的制度流程的管理，就是要實現(xiàn)對視頻會議申請及服務(wù)流程的規(guī)范化、制度化，以方便用戶的使用。系統(tǒng)、人員等方面的管理制度和操作流程，一旦確立就要嚴(yán)格遵守，切勿使制度流于形式；另外，在制度流程的制訂過程中，還要注重廣泛聽取各方意見，力爭使制度和流程科學(xué)合理，能夠發(fā)揮應(yīng)用的推動作用。制度流程定期還需要進(jìn)行檢查，要根據(jù)客觀情況以及用戶的反饋意見，及時修改和完善。

　　2.3　運維團(tuán)隊管理

　　由于視頻會議運維工作的特點，需要建設(shè)一支學(xué)習(xí)型、專業(yè)化的運維團(tuán)隊。要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，激勵運維人員加強學(xué)習(xí)。要明確運維團(tuán)隊的工作任務(wù)，以及運維人員的崗位職責(zé)，要求運維人員掌握設(shè)備操作規(guī)程以及各項制度規(guī)范，要注重加強運維人員的思想教育，提高做好視頻會議保障工作的意識，并建立健全工作考核機(jī)制和制度。

　　3　做好視頻會議管理工作的若干重點

　　3.1　保障用戶需求

　　視頻會議管理屬于IT服務(wù)工作，而用戶需求是IT服務(wù)工作的基本依據(jù)，要牢固樹立用戶至上的工作理念，以提高服務(wù)水平，滿足用戶需求為工作的核心目標(biāo)，在工作中注重及時收集用戶意見、定期與用戶保持溝通、協(xié)助用戶組織好視頻會議，提高用戶滿意度。

　　3.2　加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

　　視頻技術(shù)是一門跨學(xué)科、跨專業(yè)的技術(shù)，而且視頻會議管理也是一項快速發(fā)展的專業(yè)工作，這些特點都決定了做好視頻業(yè)務(wù)管理工作，要注重學(xué)習(xí)，不斷更新和完善自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握前沿技術(shù)的應(yīng)用。

　　3.3　不斷堅持創(chuàng)新

　　視頻會議技術(shù)的發(fā)展，利益于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，，其應(yīng)用領(lǐng)域和模式不斷創(chuàng)新，做好視頻會議管理工作，也要不斷堅持創(chuàng)新的理念，在跟進(jìn)研究新技術(shù)與新應(yīng)用的同時，緊密結(jié)合本單位的實際情況推陳出新，不斷提升應(yīng)用水平、拓展應(yīng)用場景，使視頻技術(shù)在信息化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。