張必成   中鐵二十局集團第六工程有限公司

關鍵詞：物資；供應；管理；流程

一、鐵路工程物資供應流程

    部管物資供應管理是指在采購合同簽訂以后，為了保證工程建設能夠順利進行，物資代理公司監(jiān)督供應商將集中采購的工程建設所需的部管物資按時供應到特定場所的過程，具體包括供應商生產過程、物資代理公司生產過程監(jiān)控、物資代理公司督促供應商供貨、質量追蹤等工作。其供應管理流程為：

供應訂單下達�？傂枨笥媱澖浗ㄔO單位認可后，物資代理公司在物資采購供應合同規(guī)定的時間內，向部管物資供應商下達合同內物資全部供應訂單。

物資代理公司審核供應計劃。物資代理公司審查部管物資供應商生產供應計劃與供應訂單匹配情況并建立訂單跟蹤檢查及定期報告制度，督促部管物資供應商嚴格履行部管物資供應訂單。

物資管理辦確定需要駐廠監(jiān)造的部管物資。駐廠監(jiān)造指建設單位委托的物資代理公司，依據(jù)相關法律、法規(guī)和文件性規(guī)定，對鐵道部規(guī)定的有關部管物資設備的生產、制造過程、方法、技術狀態(tài)和質量狀態(tài)進行驗證和監(jiān)督的過程。駐廠質量監(jiān)造分為工藝監(jiān)造和檢測監(jiān)造。

物資代理公司進行駐廠監(jiān)造。在確定需要駐廠監(jiān)造的部管物資后，建設單位委托物資代理公司組織駐廠監(jiān)造，物資代理公司制定駐廠監(jiān)造方案并實施。建設單位對駐廠監(jiān)造過程實行監(jiān)督控制。

組織生產。供應商按供應計劃組織生產，對于駐廠監(jiān)造的部管物資，根據(jù)駐廠監(jiān)造的情況改進生產工藝，確保部管物資產品質量。

發(fā)貨。物資代理公司應掌握生產和發(fā)貨情況，要求供應商設置安全庫存，對可能出現(xiàn)的急需、短缺的甲供物資設備，應加大督發(fā)力度，必要時物資代理公司派人駐廠催發(fā)。

驗收。部管物資的交驗管理，分為承包單位初驗，建設單位、承包單位和監(jiān)理單位的正式驗收，監(jiān)理單位和承包單位的抽樣送檢三個層次。

貨款支付。承包單位根據(jù)驗收結果，填制物資驗收記錄、供應商發(fā)貨憑證；物資代理公司、承包單位分別建立部管物資收、發(fā)、存明細臺賬；建設單位辦理結算手續(xù)，進行貨款支付。

結算統(tǒng)計臺賬。建設單位建立鐵路部管物資結算統(tǒng)計臺賬，對部管物資的供應結算進行動態(tài)管理。

二、流程中的具體問題

1. 與承包單位配合不融洽

在項目建設過程中，許多項目經理將注意力過多的放在施工技術方面，對物資管理的重視程度不夠，導致技術人員、施工人員等對物資管理部門的工作缺乏足夠的配合與支持。對所需物資的種類、數(shù)量等信息的反應帶有主觀性和滯后性。

2. 工作效率低

許多信息以書面文件形式來進行發(fā)送耗時且效率極低，為非增值活動。如果整個部管物資的管理信息系統(tǒng)比較完善，只要將信息輸入公共的數(shù)據(jù)中心，所有需要使用該信息的組織就可以方便使用，而不用再傳遞等待。而多次的信息傳輸必然會帶來信息失真的問題，若是使用信息中心，這個問題也會迎刃而解。

3. 貨款支付程序復雜

4. 有些工作重復進行且不增加價值

如物資代理公司、承包單位要分別建立部管物資收、發(fā)、存明細臺賬。如果能夠建立共享的信息中心，相關單位就可以在信息中心進行相關操作，節(jié)省人力、物力。

5. 對供應商監(jiān)管過多

有些物資需物資代理公司駐廠監(jiān)造，這些監(jiān)管為非增值活動。部管物資的相關單位在誠實互信基礎上，就可以取消這些監(jiān)督措施，從而把資源用在增值活動上。

三、 部管物資現(xiàn)有采購供應流程原因分析

1. 整個流程體系缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)有流程大多是按照傳統(tǒng)組織的工作程序或制度來安排，阻礙和分離了工作中有效的流程，并使各個組織中的人員缺乏溝通，導致了非增值活動的增加。

2. 對流程的認識缺乏戰(zhàn)略性

表現(xiàn)為與供應商的關系僅僅是合同關系，停留在完成工作的層面，對外部資源的利用效率低。業(yè)務流程停留在操作層面，沒有統(tǒng)一的書面流程文件。

3. 業(yè)務流程環(huán)節(jié)繁瑣

這是整個部管物資采購供應流程的特點。由此人為的增加了信息傳遞的環(huán)節(jié)和控制節(jié)點，延誤了時間。這是引起整個采購供應流程效率低下的重要原因。由于流程環(huán)節(jié)過多，導致信息傳遞過程長，，出現(xiàn)了信息傳遞的失時、失真。

4. 業(yè)務流程缺乏統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)支持

目前各個業(yè)務流程有些環(huán)節(jié)有信息系統(tǒng)的支持，有些則缺乏信息系統(tǒng)支持，且各個組織中的信息系統(tǒng)各成一體，缺乏相互的支持溝通。這種缺乏一體化管理信息系統(tǒng)支持的流程，在整個信息溝通過程中內耗現(xiàn)象嚴重且常常出現(xiàn)信息失真、信息傳遞不及時，這樣勢必會導致種種問題出現(xiàn)，從而影響整個部管物資采購供應流程效率的提高。