王會京 中國建筑文化中心

摘要：展覽會的管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要多人協(xié)同工作，每個環(huán)節(jié)的完成效果都會影響到最終的結果。基于“短板理論”，企業(yè)在管理工作中，應該找到事物發(fā)展過程中的關鍵薄弱環(huán)節(jié)，克服“短板”，才能更好地促進企業(yè)發(fā)展。本文對展覽會籌備過程中的各項環(huán)節(jié)進行了深入研究，力圖找到限制展會做強、做大的“短板”，并通過制定項目計劃、明確崗位分工、定期溝通、明確流程、采用標準化的管理等方法，改善管理，提供可以復制的展覽會管理的成功經驗。

關鍵詞：計劃 分工 業(yè)務流程 標準化

展覽會作為一種交易平臺，能夠將大量的人流、物流、技術流、信息流、資金流等要素聚集在特定的空間，從而降低交易費用和提高交易效率。展覽會不僅本身能夠創(chuàng)造巨大的經濟效益，而且還可以帶動交通、旅游、餐飲、住宿、通信、廣告等相關產業(yè)的發(fā)展。據(jù)測算，國際上展覽業(yè)的產業(yè)帶動系數(shù)大約為1：9，即展覽場館的收入如果是1，相關的產業(yè)收入則為9。

近年來，我國展覽項目持續(xù)增長，數(shù)量擴張明顯，我國每年舉辦的各種綜合性、專業(yè)性的展覽超過了四千個，項目數(shù)僅次于美國，已經成為了一個“展覽大國”。

我國的展覽項目雖然多，但絕大多數(shù)是中小項目，展出面積達到3萬平方米的規(guī)模以上展覽會并不多。

相對于展覽項目數(shù)的地位，我國的展覽直接收入就更少得多了，年均只有20億美元的收入，而德國年均600個展覽項目，卻有30億美元的收入。展覽收入占GDP比重在發(fā)達國家一般在0.1—0.2%之間，而我國目前這一比重還不足0.08%。這說明我國展覽的產業(yè)化和市場化程度還很低，就展覽收入而言，我國還不是一個展覽大國。

目前，我國的展覽行業(yè)中既存在著管理體制不順、產業(yè)政策與法律規(guī)范缺失、地區(qū)發(fā)展不平衡、重復辦展、市場秩序混亂、服務水平低、品牌項目少、數(shù)量多、規(guī)模小、品牌少、效益不高等普遍問題，同時也存在著諸如缺乏計劃性、分工不明、流程不清、人才匱乏等管理上的不足。

我國目前展覽業(yè)正以每年20％的速度遞增，發(fā)展十分迅速，迅猛的發(fā)展前景使得很多問題凸顯了出來，不甚理想的管理效果在一定程度上制約了展覽業(yè)的發(fā)展。下面就從管理的角度闡述一下我國展覽業(yè)存在的問題。

展覽會是一項復雜的系統(tǒng)工程，具有涉及面廣、時間要求高、工作依賴程度高等特點，這就增加了制訂計劃的難度，因此就出現(xiàn)了許多展覽會在籌備期間的通病：缺乏計劃、忙閑不均，往往是只有在臨近開幕的一兩個月會非常忙碌，其他時間的效率并不高，造成這種局面的原因正是沒有制訂詳細的計劃，而且有了計劃而不執(zhí)行或者執(zhí)行力不強是目前企業(yè)管理瓶頸的普遍現(xiàn)象。

我國的展覽活動大量由政府或半官方機構主導，由于缺少相應的展覽工作經驗，展覽從業(yè)人員沒有明確的分工，多種職能集于一身，同一批人既是展覽組織者，又是展覽管理者，，也是展覽項目的實施者，從展品征集到展品運輸、展品布置直至為參展者提供吃住行服務等均由同一批人承擔，展覽業(yè)缺乏科學的社會專業(yè)化分工協(xié)作，必然效率低下。

目前展覽會的組織者的流程管理并不完善，甚至根本沒有流程管理，全部的流程都在領導者的腦里子，全憑回憶與想象，因此，也就造成了管理上的無序與混亂。展覽籌辦的整個過程，除了是一個推銷策劃的過程，還要以專業(yè)的展覽服務，贏得買家和賣家的支持和依賴。但現(xiàn)在的展覽會中，由于流程不清、服務不到位而引發(fā)的參展商、觀眾和組織者的糾紛正日益增多，其實，如果流程管理得好，大部分糾紛是可以避免的。

我國的展覽業(yè)雖然發(fā)展比較快，但是起步較晚，與展覽業(yè)發(fā)達的國家相比差距還很大。事實上，這種差距歸根到底在于展覽業(yè)專業(yè)人才的數(shù)量與素質的差距。高素質的展覽專業(yè)人才和展覽公司奇缺，展覽從業(yè)人員素質偏低，展覽策劃公司匱乏，致使我國的很多展覽只注重形式、不重內容，展覽經濟效益和質量大打折扣。

從目前我國展覽行業(yè)總體狀況來看，管理水平仍然很低下，大多數(shù)展覽會的組織者尚未全面認識到管理的重要性，普遍沒有建立起系統(tǒng)、科學的管理制度，真正能夠全面高效實施管理政策的企業(yè)并不多。針對展覽行業(yè)現(xiàn)狀，提出以下幾點改善管理的措施。

1．計劃的重要性

凡事預則立，不預則廢。展覽會的投資大，同時風險大，怎樣保證展覽會的整體正常運行，如期成功舉辦，將風險降到最小，一個行之有效的方法就是加強項目的計劃性。只有制定了科學、周密的工作計劃，將各個工作環(huán)節(jié)協(xié)調起來，才能夠使控制滲透到每一個環(huán)節(jié)。展覽會越大，涉及的環(huán)節(jié)越多，受影響的因素也越多，在沒有明確的目標和計劃的情況下，非常容易浪費大量的人力物力，做無用功，走彎路，從而影響正常進度，甚至直接導致失敗。因此制定明確的目標、編制、貫徹詳盡的工作計劃，是一個展覽會成功的必要條件之一。 在做計劃時要認真思考，好的計劃應像目錄樹一樣，層次分明，環(huán)環(huán)相扣，是一個完整的體系。用完整的工作計劃去指導我們的工作，會達到省時、省力，事半功倍的效果。工作執(zhí)行得好壞，很大程度上依賴于計劃制定的優(yōu)劣。

2. 如何做計劃：

預先制定展會時間進度表

在制定展覽計劃時，首先要把一個展覽會所要涉及的工作內容羅列出來，想得越周到，完成效果就會越好。其次，要注意時效性。展覽會的時間要求很高，每個工作的環(huán)節(jié)都要注意時間安排是否合理，在做計劃時，一定要規(guī)定好開始時間與完成時間，以便進行有效的控制。最重要的一點，一定要落實到責任人。每項具體的工作必須要落實到相關責任人，以免相互推委，造成工作落實不到位。每項工作內容的責任人也同樣要編制計劃，并注意協(xié)調與其他內容的銜接與配合。

（二）明確崗位分工

1．分工的作用

專業(yè)化分工能夠實現(xiàn)復雜系統(tǒng)工程的高效運作并有效地達成目標。

2．展覽會的具體分工

展覽會籌辦過程的崗位分工要按照其具體工作任務和類型來進行設置。除了具有法律、財務等部門外，按照展覽會的工作內容，可以在組委會秘書處下設幾個工作小組。

（1）策劃部：主要包括展覽會的專題設置、明確展覽會特色、企劃方案的擬定等工作。

（2）招展部：向符合展覽會參展范圍的企業(yè)發(fā)出邀請，對展會進行宣傳推廣，組織企業(yè)參加展覽會。

（3）招商部：主要包括領導的邀請、國外使（領）館的邀請、重要嘉賓的邀請和專業(yè)觀眾的組織與邀請等工作。

（4）宣傳部：主要包括尋求合作媒體的支持、廣告的投放計劃與開支、與其他同類展覽會的合作等工作。

（5）行政部：主要包括合同的管理、展位的安排、資料的征集、賬務核查、報送批文等日常事務性工作。

（6）設計部：主要包括展覽會的邀請函、參觀券、請柬、網(wǎng)站、廣告、會刊等相關宣傳品的設計與印刷。

明確了分工之后，就可以按照員工的個人技能和特點進行工作崗位的安排。在安排工作時，一定要注意各項工作之間的時間順序，注意平衡各人員的工作負荷，做好協(xié)調。例如：不要讓同一個人處理在時間上處于重疊的多項工作內容。

（三）定期溝通展會進展情況

展覽會的工作千頭萬緒，沒有一個人能夠面面俱到，對于所有的事情都很清楚，這就需要一個內部的總結匯報制度�？梢园垂ぷ鲀热荩韶撠熑藛T定期將總結以郵件形式群發(fā)給相關人員，可以分為周總結、月總結、季度總結等等。如“本月招商工作情況總結”、“本周網(wǎng)絡宣傳推廣情況小結”、“本周展位進度表”等，把本階段工作總結與下階段工作重點寫進總結，在有效的時間將有效的內容傳達給相關人員，使大家了解目前的展會進展情況，以便更好地安排下一步的工作。

1．管理流程的重要性

制度管人、流程管事，這句話是對管理流程重要性的高度濃縮。流程管理不但在邏輯上解決了管理上無序、混亂等問題的根源，而且展現(xiàn)了使用流程管理工具給企業(yè)帶來的收益，即通過優(yōu)化管理方案，重新組織企業(yè)資源之后，產品生產速度、客戶服務水平和企業(yè)效率等均可得到明顯提升。

2．如何制定展覽會的業(yè)務流程

業(yè)務流程要求參與者具有清晰的職責、良好的溝通意識與團隊意識、明確自己在項目中所擔當?shù)慕巧�、建立面向流程的組織結構，實現(xiàn)人員的動態(tài)組合�？梢酝ㄟ^繪制業(yè)務流程圖使這一環(huán)節(jié)簡單明了。

在繪制展覽會的流程圖時，要將關鍵節(jié)點在圖上反應出來。展覽啟動之后，組建隊伍、策劃方案、印刷資料這些前期籌備工作完成之后，就要進行招展與招商的工作了。在各項工作準備就緒，也完成了報批手續(xù)之后，展覽就能夠成功舉辦了。要注意的是，閉幕并不意味著展覽會的結束，后續(xù)的工作也要積極完成，要為下一次的展會做好準備。

建立整個展會的業(yè)務流程是一個相當復雜而有挑戰(zhàn)性的工作，除了要建立主要的業(yè)務流程與輔助的業(yè)務流程之外，建立各流程之間的層次關系與合作關系也十分重要，要反應從總體到局部、從宏觀到微觀的邏輯關系。

1．標準化管理的概念

標準化經營管理就是在企業(yè)管理中，針對經營管理中的每一個環(huán)節(jié)、每一個部門、每一個崗位，以人本為核心，制定細而又細的科學化、量化的標準，按標準進行管理。標準化是制度化的最高形式，可運用到生產、開發(fā)設計、管理等方面，是一種非常有效的工作方法。 

2．標準化管理的作用

標準化經營與管理，可以使企業(yè)從上到下有一個統(tǒng)一的標準，形成統(tǒng)一的思想和行動；可以提高產品質量和勞動效率，減少資源浪費；有利于提高服務質量，樹立企業(yè)形象；更重要的是標準化經營與管理能使企業(yè)在連鎖和兼并中，成功地進行“復制”或“克隆”，使企業(yè)的經營管理模式在擴張中不走樣，不變味，使企業(yè)以最少的投入獲得最大的經濟效益。

3．如何在展覽會的組織中應用標準化管理

（1）不斷增強全員的標準化意識。標準化客觀上早已滲透在日常展覽管理中的各個方面，但對標準化的認識程度、自覺程度和受益程度卻沒有提高認識，這就需要轉變觀念、大力推行標準化的管理。如文件名的標準格式，合同編號與統(tǒng)一格式等。

（2）實行日常工作網(wǎng)絡化、電子化。建設企業(yè)內部局域網(wǎng)，讓員工在網(wǎng)上隨時可以瀏覽，使用統(tǒng)一的程序軟件，充分運用現(xiàn)代科技成就。

展覽會作為一種有效的營銷手段，已經受到越來越多的關注。它具有的展示品牌和形象、信息溝通渠道、尋求合作伙伴、成本低廉等優(yōu)勢，無論對于企業(yè)還是對于消費者而言都是一種雙贏互利的方式。但由于目前展覽會的管理尚不規(guī)范，在實際操作過程中仍然存在著不少的問題。如何有效地進行展覽會的籌備與組織，解決管理中存在的問題，是本文研究的重點。

本文分析了展覽會在管理中存在的主要問題，如工作缺乏計劃性、崗位分工不明確、業(yè)務流程不夠清晰、缺乏高水平展覽專業(yè)人才等問題，并提出相應的對策，建議制定詳細的展覽項目計劃、明確崗位分工、定期溝通展會進展情況、明確管理流程、采用標準化的管理方法。

由于不同展覽會的實際情況不同，因此，本文提出的建議與對策在應用中可能會遇到其他不確定的因素，仍需具體問題具體分析，達到最佳的效果。

[1]崔鳳歧.標準化管理教程.天津大學出版社,2006

[2]楊傳華.如何制定工作計劃.北京大學出版社,2005

[3]張策.會展業(yè)務流程.高等教育出版社,2008

[4]張一五.用流程復制成功.企業(yè)管理出版社,2010

[5]郝曉華.淺談標準化管理與企業(yè)經營業(yè)績的持續(xù)改進.管理觀察,2010(22)

[6]李國良.流程制勝.中國發(fā)展出版社，2005

[7]周妮.企業(yè)業(yè)務流程設計與再造.中國紡織出版社，2005

[8]戚安邦.項目管理學.科學出版社，2007