胡鑒榮 中石化股份有限公司茂名分公司物資供應(yīng)中心

摘要：標準化作為企業(yè)管理提升的重要手段，越來越來受到企業(yè)的重視和應(yīng)用，尤其是采購業(yè)務(wù)過程管理，如化工原輔料采購，通過推行標準化管理，不僅促進過程規(guī)范、運作高效，而且有利于防范和控制供應(yīng)風險，增強業(yè)務(wù)操作透明度，保證企業(yè)效益最大化，因此，標準化管理對于提升企業(yè)采購管理水平，具有現(xiàn)實而重要的意義。

關(guān)鍵詞：化工原輔料  標準化采購

引言

何為標準化管理？標準化作為制度化的最高形式，是一種非常有效的工作方法，把標準化應(yīng)用在管理方面，就是標準化管理，是指符合外部標準（法律、法規(guī)或其它相關(guān)規(guī)則）和內(nèi)部標準（企業(yè)所倡導的文化理念）為基礎(chǔ)的管理體系。本文所講的標準化，是指企業(yè)通用制度或規(guī)程以外的業(yè)務(wù)管理標準化。

標準化采購是近年來大型企業(yè)，如中國石化，大力推進的主要工作之一。隨著精細化管理的深化，效率低下的矛盾又顯露出來，如何應(yīng)用標準化手段，克服管理精細帶來的效率低下問題，成為企業(yè)采購部門著力研究和推進的重點工作。本文以化工原輔料為對象，從標準化管理的必要性與可行性、實施策略與成效分析等方面，對推進化工原輔料標準化采購管理進行系統(tǒng)論述。

一、實施標準化采購管理的必要性與可行性

（一）問題剖析

采購過程可控，關(guān)鍵是制度執(zhí)行規(guī)范、細節(jié)執(zhí)行到位，這是實現(xiàn)安全及時經(jīng)濟供應(yīng)的前提。采購制度是共性的行為準則，不能涵蓋采購過程的全部細節(jié)。在業(yè)務(wù)操作中，制度的某些缺陷，容易強化業(yè)務(wù)個人傾向，產(chǎn)生相應(yīng)的管理風險�；ぴo料具有較強的市場特性和需求特性，需求數(shù)額大，質(zhì)量要求高，采購過程控制尤為關(guān)鍵。實際操作中，我們發(fā)現(xiàn)一些管理細節(jié)問題：

①部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程缺乏規(guī)范，如化工復(fù)配劑采購中涉及的技術(shù)配方保密、復(fù)配加工商選擇、復(fù)配單劑選廠等關(guān)鍵的業(yè)務(wù)不在專業(yè)制度內(nèi)。

②商務(wù)文書格式、描述因人而異，內(nèi)容不全、表述不清。

③計劃員自主管理儲備，采購員自我提報洽談計劃，業(yè)務(wù)管理不透明、不受控。

④成本分析管理分散無序，重形式輕內(nèi)容，重數(shù)據(jù)輕分析。

這些似小非小的問題，其本質(zhì)是業(yè)務(wù)過程管理沒有標準化。

（二）必要性與可行性

首先，標準化既是精細化管理的內(nèi)在要求，也是管理提升的有效手段。隨著化工原輔料采購精細化管理的持續(xù)深化，客觀上需要對原有的一些做法進行完善和提升，最終形成一個標準化管理流程或規(guī)范，這是推進化工原輔料標準化采購管理的必要條件。

其次，經(jīng)過近年來的不斷創(chuàng)新發(fā)展，煉化企業(yè)化工原輔料的采購已積累很多好的管理經(jīng)驗， 如靈活多變的競價方式、以成本分析為基礎(chǔ)的科學理性采購策略、良好的供應(yīng)商關(guān)系管理等等，這為推進化工原輔料標準化采購管理創(chuàng)造了充分條件。

二、推進化工原輔料標準采購管理的策略

煉化三劑對石化企業(yè)生產(chǎn)“安穩(wěn)長滿優(yōu)”運行具有舉足輕重的影響，屬關(guān)鍵品種，如復(fù)配劑，是生產(chǎn)合成樹脂的添加劑，其質(zhì)量好壞對效益的影響具有放大效應(yīng)，因此，該類品種的管理不能局限于采購環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)管理需要前移，從源頭對過程管理加以規(guī)范。下面是石化企業(yè)化工復(fù)配劑標準化管理的一個做法：

①對復(fù)配加工供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察和評價，根據(jù)考察結(jié)果，按簡單復(fù)合加工型和新產(chǎn)品技術(shù)研發(fā)型對復(fù)配劑進行標準化分類。

（二）統(tǒng)一搭建物資成本分析平臺，實施臺賬式管理

化工原輔料較強的市場特性，決定采購成本分析的重要性。過去，對采購物資成本分析沒有定式，存在成本項目不統(tǒng)一、重數(shù)據(jù)輕分析的情況，直接影響采購成本及價格的研判�；诓煌漠a(chǎn)品渠道產(chǎn)生不同的成本構(gòu)成，按供應(yīng)商屬性對產(chǎn)品成本構(gòu)成進行標準化更為科學合理，如生產(chǎn)商以原材料組成為成本分析重點，中間商主要分析產(chǎn)品物流和管理費用，同時，搭建統(tǒng)一物資成本分析平臺，加大分析研判力度，建立部門成本分析臺賬，細化到每一具體品種，成本分析表格鏈接到管理臺賬，并制定相應(yīng)的管理辦法，變個人自主、分散、無序管理為部門集中、統(tǒng)一、標準化管理。

（三）規(guī)范業(yè)務(wù)常用的商務(wù)文件，推進業(yè)務(wù)管理標準化

在物資采購業(yè)務(wù)中，報價書、選廠原則、供應(yīng)商發(fā)貨計劃及交貨通知等都是常用的商務(wù)文件，由于屬日常業(yè)務(wù)使用，帶有一定的專業(yè)性，往往制度不做統(tǒng)一規(guī)范，造成各種對外商務(wù)文書版本眾多，供應(yīng)商誤解以及內(nèi)容疏漏的現(xiàn)象時有發(fā)生，供應(yīng)風險也因此突現(xiàn)�；ぴo料采購及保供專業(yè)性強，日常管理使用的商務(wù)文件，應(yīng)體現(xiàn)嚴謹、風險可控和操作性強等特征，否則，失去規(guī)范和標準化的意義。以下是某一石化企業(yè)案例：一是集合以往各式版本，找問題，查風險；二是按專業(yè)需要優(yōu)化整合，提出統(tǒng)一的操作版本，包括《供應(yīng)商交貨通知》、《供應(yīng)商發(fā)貨計劃表》、《選廠原則》以及《報價書》等；三是以商務(wù)文書的統(tǒng)一，推動業(yè)務(wù)管理標準化，如發(fā)貨計劃和洽談計劃集中會審，每月根據(jù)化工原輔料消耗情況和市場走勢集中會審，全局兼顧做好優(yōu)化，發(fā)揮集體的智慧，提高發(fā)貨計劃的合理性，保證到貨適時適量，降低供應(yīng)風險。

三、推進化工原輔料標準化采購管理成效研判

在化工原輔料采購管理中，實施并推進標準化，其主要成效表現(xiàn)在：

①規(guī)范了采購行為、促進了管理高效

以往非標商務(wù)文書，部門領(lǐng)導審批費時、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率低，影響審批質(zhì)量和業(yè)務(wù)的及時性，商務(wù)文書標準化，由于內(nèi)容齊全、規(guī)范，可操作性強，可減少個人偏向，便于流轉(zhuǎn)審批，提高業(yè)務(wù)效率。對于過程管理業(yè)務(wù)來說，標準化同樣使業(yè)務(wù)透明、高效，如復(fù)配劑采購過程管理，按一般物資操作，技術(shù)協(xié)議、采購合同都要按牌號一單一簽，效率低，且容易出現(xiàn)先供貨后采購等不規(guī)范的操作，由于化工復(fù)配劑使用的單劑相對固定，不同牌號有差異的核心劑種少，如果將復(fù)配劑采購進行系統(tǒng)性的標準化管理，比如對復(fù)配牌號按技術(shù)復(fù)雜性分成簡單復(fù)配、技術(shù)研發(fā)復(fù)配，，并以此規(guī)范供應(yīng)商準入，集成技術(shù)框架、采購框架，約定單劑選擇及定價等，按需求執(zhí)行協(xié)議項下訂單操作，其規(guī)范與高效一舉兩得。

②增強業(yè)務(wù)管控能力，降低供應(yīng)風險

對業(yè)務(wù)操作層的管理，制度或規(guī)程一般難以作具體的要求，主要靠業(yè)務(wù)員的責任心和崗位制衡來推動，其本質(zhì)還是人盯人，顯然，對涉及環(huán)節(jié)多、業(yè)務(wù)流程長的化工原輔料采購管理來說，這種模式存在局限性，表現(xiàn)在管理過程不透明，管控能力不強，如果業(yè)務(wù)員責任心缺失或團隊意識薄弱，安全保供基礎(chǔ)就可能動搖。如果將一些實踐證明可行的管理方法運用到日常的業(yè)務(wù)管理中，形成一定范圍內(nèi)的操作準則，用標準化管控關(guān)鍵節(jié)點，業(yè)務(wù)管控能力將是事半功倍，如化工原輔料發(fā)貨計劃實施標準化管理，一是過程透明，集體決策，減少個人傾向；二是計劃可行性依據(jù)更充分，保供、儲備、市場風險降低。

科學理性采購，離不開對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的研判，包括采購物資的成本構(gòu)成、使用性能、投入產(chǎn)出等信息，這些數(shù)據(jù)的真實性及全面性，直接影響采購物資選廠和定價，尤其是技術(shù)含量高的煉化三劑，往往因技術(shù)壟斷，采購方處于被動，這種情況下，成本構(gòu)成便是合理定價的基礎(chǔ)。而對部分市場競爭激烈的化工原輔料品種，有時供應(yīng)商出于占領(lǐng)市場考慮，不顧產(chǎn)品成本，采取低價惡意競爭策略，打破正常的競爭秩序，給保供及產(chǎn)品質(zhì)量埋下隱患，因此，成本分析是科學理性采購的基礎(chǔ)。以往，對于采購物資的成本分析多流于形式，數(shù)據(jù)缺乏時效性，應(yīng)用價值不高。推行物資成本分析標準化管理，是采購管理由量變到質(zhì)變的的提升，通過標準化促常態(tài)化、制度化，增強業(yè)務(wù)員關(guān)注成本、跟蹤市場的主動性，提升策略采購能力，尤其是市場敏感性高的大宗化工原輔料，推行成本分析標準化管理，無疑為科學理性采購夯實了基礎(chǔ)。

④提高采購策略的系統(tǒng)性、整體性，促進降本增效

四、結(jié)束語

盡管標準化管理不是一個全新的管理理念，但石化企業(yè)化工原輔料采購在經(jīng)歷簡單管理、精細管理階段之后，現(xiàn)在已進入全面深化精細化管理階段，標準化管理與其說理念“新“，不如說理念與時俱進。推進化工原輔料的標準化采購管理，目的在于：1）以管理過程延伸促管理方式創(chuàng)新；2）以采購成本分析系統(tǒng)化、常態(tài)化管理，夯實化工原輔料科學理性采購基礎(chǔ)；3）以商務(wù)文書標準化，促采購業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。

隨著管理理念的標新立異，標準化將有更多的內(nèi)涵�；ぴo料的標準化采購管理，也將緊跟管理的要求，在持續(xù)推進中不斷完善。通過將標準化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程加以固化，解決其他節(jié)點標準化問題，最終實現(xiàn)采購鏈的標準化管理，促進化工原輔料采購管理水平的全面提升。