摘要：在快速發(fā)展的信息化社會大環(huán)境下，許多企業(yè)在快速發(fā)展壯大，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展和提高,辦公用品特別是耗材的品種也不斷增加。面對這種多樣化,辦公費用管理面臨很大挑戰(zhàn)。民營企業(yè)辦公用品在采購、使用和管理上也還存在著管理混亂、資源浪費等現(xiàn)象。為了建設節(jié)約型企業(yè),筆者嘗試探析這些現(xiàn)象存在的根源和解決的思路。

關鍵詞：管理費用 控制

企業(yè)報表主要包括損益表、資產(chǎn)負債表和現(xiàn)金流量表。損益表反映企業(yè)的獲利能力，企業(yè)有多少收入，多少利潤，有多少成本，損益表上一覽無余。當收入一定的情況下， 企業(yè)要獲取利潤，最好的方法就是控制成本，而成本控制的障礙主要體現(xiàn)在直接成本、期間費用和稅費。辦公費用在財務上來講是屬于管理費用,和財務費用、營業(yè)費用一起屬于期間費用，直接在利潤表中體現(xiàn)。它的定義一般是指期間有關行政管理部門的辦公用品與辦公相關所產(chǎn)生的費用支出，包括固定電話支出、購買紙筆的費用、購買硒鼓等物耗的費用、印制名片等費用。在現(xiàn)代企業(yè)中,打印和復印文件已經(jīng)是再普通不過的商務行為了, 我們每天都會接觸到復印機、打印機,每天都會消耗掉大量的紙張和墨盒。因為每次購買耗材或維修的金額都不大，起初并沒有太多的老板注意這方面的支出。但隨著時間的逐步推移，特別是金融危機對企業(yè)利潤的沖擊，導致老板們在想盡辦法節(jié)約開支，這時候，打印機、復印機的后期使用費用才進入我們的視野，原來購買費用只是冰山的一角，使用和維護費用才是消耗我們財富的大頭，它幾乎消耗掉了我們營業(yè)額的3%。由此可見，行政辦公費用管理在一個單位的運營中起著至關重要的作用，而其產(chǎn)生的費用也是不容小視的。做好行政辦公費用管理的成本控制因此也顯得至關重要，這樣才能使費用支出控制在一個合理的范圍內(nèi)，也能使結(jié)余部分更好的用在其他的項目建設上，有利發(fā)展。

一、行政辦公費用現(xiàn)狀及原因分析

據(jù)統(tǒng)計，2011年前三季度，271家創(chuàng)業(yè)板公司累計營業(yè)收入949.52億元，同比增加29.75%；凈利潤142.88，同比增長16.68%。621家中小板公司營業(yè)收入合計9039.83億元，同比增長26.08%；凈利潤728.81億元，同比增長14.84%。對照可見，創(chuàng)業(yè)板和中小板公司前三季度的業(yè)績增速均落后于整體指標，顯示出銀根緊縮、成本高企等不利因素對中小企業(yè)的沖擊，其經(jīng)營形勢日趨嚴峻。

2012年8月24《證券時報》統(tǒng)計，剔除金融類上市公司后，兩市1457家上市公司公布半年報，共計實現(xiàn)營業(yè)收入24902.58億元，同比增長8. 3%，實現(xiàn)凈利潤1684.06億元，同比下滑9.48%。這1457家上市公司“三費”（銷售費用、管理費用和財務費用）總額為2916.38億元，同比增長17.52%。同時，用友軟件上半年三項費用合計高達13.70億元，占營業(yè)收入比重為79.85%。三項費用占比過大，導致用友軟件僅實現(xiàn)凈利潤1.35億元，銷售凈利率僅為8.25%，相比近乎90%的毛利率，遜色不少。

現(xiàn)實情況，辦公費用的浪費無處不在，在任何項目都會存在以下問題：辦公室空無一人的時候，空調(diào)和電燈全開著，電腦整個晚上都不關機，電腦、打印機、復印機稍微有點問題就維修，水龍頭總是流著水，拿公司的電話長時間侃大山等等。行政辦公費用正逐漸成為財政支出中一項不可忽視的費用。這項費用的浪費嚴重影響資金在其他項目上的利用，造成形式和結(jié)構(gòu)不合理。

辦公費用為何居高不下？引起辦公費用失控的原因究竟何在？筆者認為原因主要有：

一、辦公費用的隱蔽性決定的

直接成本有人管，有人負責，大家都在盯著，一旦成本比收入還高了，肯定能夠及時發(fā)現(xiàn)或者毛利變低了也很快能發(fā)現(xiàn)，而且利潤下降的原因很好查，一查就能查出來，原來是某項直接成本變高了，老板肯定說不行，必須得降下來，直接成本管理比較容易，因為直接成本直接歸集到產(chǎn)品上去了，追溯成本升高的原因比較容易，如年初原材料成本上升、今年工資成本上升等等。但作為一種管理費用的辦公費用管理起來就困難了，因為它難以跟企業(yè)最終產(chǎn)生的產(chǎn)品或服務相掛鉤，如公司今年的辦公機器物耗費用是10萬，電話費是8萬，這個費用是高了還是低了很難說清楚，如果高了，高了多少，明年應該下降多少，同樣很難說清楚。明年銷售收入要比今年增長80%，那么明年的辦公費用是應該下降一些呢、還是保持不變還是提高到多少就更難說清楚了�，F(xiàn)實情況是，大部分公司的間接成本，每年都在增加，但是間接成本到底應該花多少才算是合理的，很難說清楚，說不清楚是因為沒有分攤清楚，沒有把間接費用的產(chǎn)生跟企業(yè)最終產(chǎn)生的產(chǎn)品服務掛起鉤來。

二、辦公費用控制方法不科學

管理的精神在于控制，只有控制了過程才能控制結(jié)果。首先，辦公費用控制沒有量化指標和相應的制度，或者有量化指標，但指標本身不科學、不合理，缺乏可操作性，形同虛設，在實施控制的時候缺少依據(jù)。中國的文化太豐富，語文管理常用詞匯：不錯、有增長、有提高、很正常、還行、差不多、大概如何等等，但如此豐富的管理詞匯對企業(yè)管理特別是成本管理是蒼白無力的。企業(yè)管理特別是成本管理需要的恰恰是數(shù)學經(jīng)濟詞匯：增長率、降低率、降低額、利潤率、完工率、同比增長等等。在控制成本費用方面，必須核定指標，核定數(shù)字，讓數(shù)字說話，我們不需要太多的形容詞，我需要的是降低額、降低率，是否還能再降低一個百分點。要用制度和數(shù)字去控制成本費用的開支。“無規(guī)矩不成方圓”，一個企業(yè)的長期發(fā)展，一定要靠制度、靠流程，在很多企業(yè)，辦公費用持續(xù)高漲的原因之一是缺少了完善的制度和流程，對辦公耗材控制沒有計劃、對辦公用品的購買和領用沒有程序，對辦公物品的使用缺乏有效的配置和監(jiān)督，隨意性太強。

其次，量化指標本身是科學的，但在執(zhí)行過程中，沒有嚴格按照指標執(zhí)行，沒有考核。超過指標沒有懲罰，節(jié)省了成本也沒有獎勵。員工特別是辦公室主任或行政總監(jiān)的收入沒有與費用控制成效掛鉤，以致辦公室主任或行政總監(jiān)不能自覺地控制辦公費用，員工缺少主動控制成本的意識和動力。

三、管理者自身知識的缺乏

專業(yè)知識的缺乏，使我們專業(yè)管理人員面對瑣碎的行政事務和龐大的辦公費用開支不知所措，無法理清頭緒。沒有很好的思路來解決這一問題。依靠傳統(tǒng)的復印登記制度、專人看護制度來節(jié)約費用，不僅不經(jīng)濟，而且還浪費人力；對市場、產(chǎn)品的不了解，花高價購買的辦公用品，使用時效果卻不理想，和企業(yè)不匹配，物耗成本高，維修成本也高。食之無味，棄之可惜；缺少創(chuàng)新的精神和思維，使得我們在辦公成本控制上無法突破，成績平平。

綜上所述，下面談談我對辦公費用控制的幾點思路。

一、企業(yè)文化----強化辦公成本控制意識，倡導“綠色辦公，全員行動”

確立合理的企業(yè)文化，統(tǒng)一全體員工的價值觀，在企業(yè)文化的宣傳中，通過宣傳成本觀念來進行成本控制，注重樹立每位員工自身的成本意識，形成“自下而上”自主進行的成本管理與控制，進而起到軟約束的作用。綠色辦公理念，最適應現(xiàn)代辦公潮流。企業(yè)應提出一系列成本控制舉措，在企業(yè)內(nèi)部掀起一股“綠色環(huán)保風”。如“打印之前先預覽”，預覽打印結(jié)果，查看打印機屬性的設置，可以避免打印錯誤；會議材料盡量“無紙化”或“雙面打印”；“無紙化傳真”，利用電腦傳真軟件，避免了打印后再傳真，節(jié)約了紙張和墨盒；在午休時間，推行“電腦關機一小時”；“二次利用”辦公資源：對于單面可用打印紙，收集起來放置在打印機旁等等。

建議：標出辦公用品的價格。一張紙多少錢，一個回形針多少錢，讓每個人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。

二、想辦法化固定成本為可變成本

機器的成本,包含兩個方面,一是購置的成本,這個是固定的, 二是使用成本,這個是變動的,與我們使用的量以及監(jiān)控的松緊密切相關。變動成本并不可怕，變動成本可以從收入中得到補償�？膳碌氖枪潭ǔ杀荆跊]有收入的時候，每個月還在源源不斷發(fā)生，如公司7、8、9月訂單少的情況。

建議：一、對于辦公固定資產(chǎn)如復印機、打印機及耗材等要集中管理，購買數(shù)量要控制，因為維護費用要遠遠高于多走兩步路和等待的時間花費，況且這樣一來也便于耗材的管理，設備的保養(yǎng)與維護；二、以租代買。租賃辦公機器，以此減少固定資產(chǎn)的投入，減少高額的管理、耗材更換、零配件更換、維修費用。

機器使用成本

 

1個月打印2000張，硒鼓450元/個 （每個硒鼓能打印2500張）

1年使用成本=(2000*12)/2500*450=4320元

使用成本占80%

機器購買成本

HP打印機，型號1020,

價格1200元/臺

購買成本占20%

通過以上的分析我們可以發(fā)現(xiàn)，機器的購買成本只占我們總體使用成本的20%，大的支出是在后期的使用中。

我就職于某知名企業(yè)期間，辦公機器曾經(jīng)采用以租代買，取得了不錯的效果。原本公司已購買某品牌打印復印一體機，購買成本為11000元，經(jīng)常需要維修，每月物耗費用更是離譜，影響辦公的效率。采用租賃的方式后，由服務商提供機器、耗材以及維修，服務商為節(jié)省時間和精力，避免機器故障而頻繁往返客戶之間，特意提供一臺備用機器，用來應付機器臨時故障或者物耗不夠等情況，我們只需要提供5分/張的費用。結(jié)果，企業(yè)成本降低了30%，行政人員從繁瑣的行政事務中解脫出來了。

三、費用核算落實到每個員工

在辦公費用核算上，大多數(shù)企業(yè)沒有按部門按人核算，這就造成費用開支的大鍋飯問題。

紙等辦公用品、硒鼓等低值易耗品的損耗等，給每個種類定一個總定額，將總定額分解到每個部門甚至每個人，形成部門定額或個人定額。在事前讓每個員工清楚知道自己的額度，形成辦公費用總定額-部門定額-個人定額。但并不是說定額標準一旦制定，就不能更改，在實際控制過程中，要根據(jù)條件和環(huán)境的變化，適當?shù)恼{(diào)整定額標準，標準制定太高的適度降低，標準制定太低的適當調(diào)高，以保證工作任務的完成。事后應對定額標準的科學性、準確性，執(zhí)行標準的效果等進行概括總結(jié)、修訂，最為重要的是，將評估的結(jié)果公布，與執(zhí)行者職位的升降、獎懲結(jié)合起來，該獎勵就獎，該罰就罰。

具體如何操作呢？筆者曾經(jīng)采取“電話費用定額管理”方法控制電話費，首先，將公司電話機更換為插卡電話機，插卡電話有管理卡和用戶卡，用戶卡要持卡打電話必須先由管理卡虛擬充值，虛擬幣用完要重新充值才能繼續(xù)使用。管理卡由我保管，用戶卡分發(fā)給每個員工，每個月初，我給每個持卡者進行虛擬充值，不夠用的可以申請再次充值。月末，對大家使用的額度進行公布。每個部門每個人每個月使用了多少金額，大家一目了然。員工之間會相互對比、相互監(jiān)督�？刂坪�，公司的電話費用由6000/月元左右減少至4000元/月左右,總額比原來降低40%左右。A4紙的浪費在企業(yè)司空見慣，我是如何控制的呢？傳統(tǒng)的做法是打印或者復印到前臺領用或者登記，實際的結(jié)果不想而知，很多員工不登記，筆者是這樣控制的：先根據(jù)前臺“打印復印登記本”統(tǒng)計每個部門前3個月的登記數(shù)量，然后按照登記數(shù)量最多的月份的額度進行定額，同時強調(diào)不夠用可以申請，月末在企業(yè)公布每個部門的用量，堅持2-3個月，每個部門會呈現(xiàn)一個合理的用量，這個用量就是定額的標準。堅持一段時間后，員工對紙張非常珍惜，能雙面打印的決不單面打印，單面打印過的“廢紙”在企業(yè)非常的搶手。

注意事項：①控制費用要做到不漏聲色，一個有智慧的管理者是不會把控制費用掛在嘴邊的，因為只要管理者提出要控制費用，員工就會反感，員工反感了，控制效果就不會好。②任何的控制都要從工作本身出發(fā)，不能為了控制費用而影響了工作。③堅持全員監(jiān)督。

四、合理的激勵

現(xiàn)行的薪酬體系最大特點是過多強調(diào)行政結(jié)果，而忽視行政成本的耗費，因此，必須建立一套科學的薪酬體系才能有效控制行政成本，辦公費用的控制可采用科學模擬利潤法。計算公式：主任或總監(jiān)年收入=基本工資+模擬利潤提成，其中，模擬利潤提成=（全公司收入-責任成本*放大系數(shù)）*提成率，放大系數(shù)=去年全公司成本/去年辦公室主任或行政總監(jiān)責任成本。例如，假定放大系數(shù)為81/9=9，提成率為4.5%，則辦公室主任或行政總監(jiān)的模擬利潤提成為：（1000000-1000000*9）*4.5%=4500元。在這個方法中，主任或總監(jiān)每簽字100元，其模擬提成就減少100*9*4.5%=40.5元，這就必須筆下“留情”了。科學模擬利潤提成法使相關責任人不僅關心公司收入，而且更多地關心成本。

五、建立規(guī)范的制度和流程

辦公費用控制有6個關鍵點：第一，制定各部門每月辦公耗材計劃，并據(jù)此進行控制；第二，嚴格遵守辦公用品領用程序，杜絕計劃外領用；第三，減緩辦公用品的升級換代，節(jié)約購置成本；第四，盡量不購買不必要的設備、資產(chǎn)；第五，合理配置物品，減少損耗，，提高利用率，延長壽命；第六，對辦公用品的使用進行監(jiān)督。對這6個關鍵點制定完善的制度和流程，在辦公費用控制上就可以做到有章可尋。

六、提高管理人員素質(zhì)

要做好辦公費用控制，需要行政總監(jiān)、辦公室主任甚至行政專員懂相應的知識。其一，是專業(yè)知識，一個辦公費用管理人員，要熟悉涉及費用的各項業(yè)務，懂得辦公費用的種類，辦公費用控制的關鍵點和控制方法；其二，要有熟悉的購買、維修渠道，降低購買和維修成本，如在普通的文具超市購買辦公用品的價格遠遠高于文具批發(fā)市場，就要求我們購買者熟悉本地文具批發(fā)市場。其三，對市場上打印機、復印機等型號包括與之對應的物耗成本、使用特性等要了如指掌，避免購置成本、物耗成本和損耗成本的增加；其四，打破常規(guī)，敢于嘗試和創(chuàng)新。沒有普遍適用的費用控制方法，這要求我們管理者根據(jù)企業(yè)的實際情況，采用與之匹配的方法，比如采用租賃辦公物品（打印機、復印機、傳真機等）的方式，即降低了購買成本，又減少了物耗和維修成本；在控制電話費用時，不再糾結(jié)直線還是分機節(jié)省，嘗試采用插卡電話，反而能起到很好的效果。

參考文獻

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[2]山西證券金典網(wǎng).今日專題：三季報收官 四行業(yè)盈利下滑.2011.10.31

本文編號：15924