本文關(guān)鍵詞：管理學原理，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

第71章 管理的控制職能(6) 作品名稱：管理學原理　作者：張根東

    （四）經(jīng)營審計

    審計是對反映企業(yè)資金運動過程及其結(jié)果的會計記錄及財務(wù)報表進行審核、鑒定，以判斷其真實性和可靠性，從而為控制和決策提供依據(jù)。根據(jù)審查主體和內(nèi)容的不同，可將審計劃分為兩種主要類型：（1）外部審計；（2）內(nèi)部審計。

    1.外部審計

    外部審計是由外部機構(gòu)（如會計師事務(wù)所）選派的審計人員對企業(yè)財務(wù)報表及其反映的財務(wù)狀況進行的獨立評估。其目的是檢查該組織的財政財務(wù)收支及有關(guān)的經(jīng)營活動是否合法、是否真實、有無偷稅、漏稅、賬目作假等。為了檢查財務(wù)報表及其反映的資產(chǎn)與負債的賬面情況與企業(yè)真實情況是否相符，外部審計人員需要抽查企業(yè)的基本財務(wù)記錄，以驗證其真實性和準確性，并分析這些記錄是否符合公認的會計準則和記賬程序。

    外部審計實際上是對企業(yè)內(nèi)部虛假、欺騙行為的一個重要而系統(tǒng)的檢查，因此起著鼓勵誠實的作用。由于知道外部審計不可避免地要進行，企業(yè)就會努力避免做那些在審計時可能會被發(fā)現(xiàn)的不光彩的事。

    外部審計的優(yōu)點是審計人員與管理當局不存在行政上的依附關(guān)系，不需看企業(yè)經(jīng)理的眼色行事，只需對國家、社會和法律負責，因而可以保證審計的獨立性和公正性。但是，由于外來的審計人員不了解內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)流程的經(jīng)營特點，在對具體業(yè)務(wù)的審計過程中可能產(chǎn)生困難。此外，處于被審計地位的內(nèi)部組織成員可能產(chǎn)生抵觸情緒，不愿積極配合，這也可能增加審計工作的難度。

    2.內(nèi)部審計

    內(nèi)部審計提供了檢查現(xiàn)有控制程序和方法能否有效地保證達成既定目標且執(zhí)行既定政策的手段。例如，制造質(zhì)量完善、性能全面的產(chǎn)品是企業(yè)孜孜以求的目標，這不僅要求利用先進的生產(chǎn)工藝、工人提供高質(zhì)量的工作，而且對構(gòu)成產(chǎn)品的基礎(chǔ)——原材料提出了相應(yīng)的質(zhì)量要求。這樣，內(nèi)部審計人員在檢查物資采購時，就不僅限于分析采購部門的賬目是否齊全、準確，而且試圖測定材料質(zhì)量是否達到要求。

    根據(jù)對現(xiàn)有控制系統(tǒng)有效性的檢查，內(nèi)部審計人員可以提供有關(guān)改進公司政策、工作程序和方法的對策建議，以促使公司政策符合實際，工作程序更加合理，作業(yè)方法被正確掌握，從而更有效地實現(xiàn)組織目標。

    內(nèi)部審計有助于推行分權(quán)化管理。從表面上來看，內(nèi)部審計作為一種從財務(wù)角度評價各部門工作是否符合既定規(guī)則和程序的方法，加強了對下屬的控制，似乎更傾向于集權(quán)化管理。但實際上，企業(yè)的控制系統(tǒng)越完善，控制手段越合理，越有利于分權(quán)化管理。因為主管們知道，許多重要的權(quán)力授予下屬后，自己可以很方便地利用有效的控制系統(tǒng)和手段來檢查下屬對權(quán)力的運用狀況，從而可能及時發(fā)現(xiàn)下屬工作中的問題，并采取相應(yīng)措施。內(nèi)部審計不僅評估了企業(yè)財務(wù)記錄是否健全、正確，而且為檢查和改進現(xiàn)有控制系統(tǒng)的效能提供了一種重要的手段，因此有利于促進分權(quán)化管理的發(fā)展。

    雖然內(nèi)部審計為經(jīng)營控制提供了大量的有用信息，但在使用中也存在不少局限性，主要表現(xiàn)在：

    （1）內(nèi)部審計可能需要很多的費用，特別是如果進行深入、詳細的審計的話。

    （2）內(nèi)部審計不僅要搜集事實，而且需要解釋事實，并指出事實與計劃的偏差所在。要能很好地完成這些工作，而又不引起被審計部門的不滿，需要對審計人員進行充分的技能訓練。

    （3）即使審計人員具有必要的技能，仍然會有許多員工認為審計是一種“密探”或“檢查”工作，從而在心理上產(chǎn)生抵觸情緒。如果審計過程中不能進行有效的信息和思想溝通，那么可能會對組織活動帶來負激勵效應(yīng)。

    本章小結(jié)

    控制就是核實所發(fā)生的每一件事是否符合所規(guī)定的計劃、所發(fā)布的指示以及所確定的原則，其目的就是要指出計劃實施過程中的缺點和錯誤，以便加以糾正和防止重犯。

    控制在管理中有兩方面的作用：一方面起檢驗作用；另一方面起調(diào)整作用。

    控制過程可分為確定控制標準、衡量實際成效、分析偏差并予以糾正三個階段。

    控制根據(jù)控制點的不同時間，控制可分為預(yù)先控制、現(xiàn)場控制和事后控制。

    有效控制的原則通常包括反映計劃要求原則、組織適宜性原則、控制關(guān)鍵點原則、例外原則、直接控制原則、控制趨勢原則。

    有效控制的特性包括：客觀準確、靈活應(yīng)變、經(jīng)濟合算、全局統(tǒng)籌、有針對性、面向未來、有具體行動。

    控制的主要方法是預(yù)算控制，其主要包括收支預(yù)算、實物預(yù)算、投資預(yù)算、現(xiàn)金預(yù)算、綜合預(yù)算。預(yù)算的方法有：彈性預(yù)算和零基預(yù)算。

    控制的其他方法有計劃評審法、線性規(guī)劃、排隊論、經(jīng)營審計。

    思考題

    1.如何理解控制的含義？

    2.控制過程包括哪些工作和內(nèi)容？

    3.控制的基本類型有哪些？

    4.控制的原則主要有哪些？

    5.常用的控制方式有哪些？

    6.預(yù)算控制有哪些主要的方式與方法？

    討論題

    你愿意在多大程度上放棄控制？

    提示：通過下列問題，你會對是否放棄足夠的控制而又保持有效性的問題有一個明確的認識。

    因為你沒有工作經(jīng)驗，你可根據(jù)所知道的情況和你個人的信念來回答。對每一個問題指明你同意或不同意的程度，在相應(yīng)的數(shù)字上面畫圈。

    選項極其贊同極其反對

    1.我會更多地授權(quán)，如果我授權(quán)的工作都能像我希望的那樣完成54321

    2.我并不認為會有時間去適應(yīng)領(lǐng)導54321

    3.我仔細地檢查下屬的工作并不讓他們察覺，這樣在必要時，我可以在他們引起大的問題之前糾正他們的錯誤54321

    4.我將我所管理的全部工作都交給下屬去完成，我自己一點也不參與，然后我檢查結(jié)果54321

    5.如果我已經(jīng)給出過明確的指令，但工作仍然沒有做好時，我感到沮喪54321

    6.我認為員工缺乏和我一樣的責任心，所以只要是我不參與的工作就不會干好54321

    7.我會更多地授權(quán)，除非我認為我會比現(xiàn)任的人做得更好54321

    8.我會更多地授權(quán)，除非我的下屬非常有能力，否則我會受到指責54321

    9.如果我授權(quán)的話，我的工作就不會那么有意思啦54321

    10.當我委任一項任務(wù)時，我常常發(fā)現(xiàn)最終總是我自己從頭干一遍所有的工作54321

    11.我并不認為授權(quán)會提高多少工作效率54321

    12.當我委任一項任務(wù)時，我會清楚而又簡明地具體說明應(yīng)該如何完成這項任務(wù)54321

    13.由于下屬缺乏必要的經(jīng)驗，我不能一廂情愿地授權(quán)54321

    14.我發(fā)現(xiàn)當我授權(quán)時，我會失去控％。54321

    15.如果我不是一個完美主義者，我會更多地授權(quán)54321

    16.我常常加班工作54321

    17.我會將常規(guī)工作交給下屬去做，而非常規(guī)工作則必須由我親自做54321

    18.我的上級希望我注意工作中的每一個細節(jié)54321

    參考答案：

    累加你的18項問題的全部得分，你的分數(shù)可以解釋如下

    72～90分＝無效的授權(quán)

    54～71分＝授權(quán)習慣需要大量改進

    36～53分＝你還有改進的余地

    18～35分＝優(yōu)秀的授權(quán)

    好萊塢晚會上的停車問題

    如果你在好萊塢或貝弗利山舉辦一個晚會，肯定會有這樣一些名人來參加，如尼科爾森、麥當娜、克魯斯、切爾、查克·皮克�！安榭恕てた耍俊薄爱斎�！”沒有停車服務(wù)員你不可能開一個晚會，在南加州停車行業(yè)內(nèi)響當當?shù)拿志褪遣榭恕てた恕２榭送＼嚬局械墓蛦T有100多人，其中大部分是兼職的，每周他至少為幾十個晚會辦理停車業(yè)務(wù)。在一個最忙的周六晚上，可能要同時為6～7個晚會提供停車服務(wù)，每一個晚會可能需要3～15位服務(wù)員。

    查克停車公司是一家小企業(yè)，但每年的營業(yè)額差不多有100萬美元。其業(yè)務(wù)包含兩項內(nèi)容：一項是為晚會料理停車，另一項是不斷地在一個鄉(xiāng)村俱樂部辦理停車經(jīng)營特許權(quán)合同。這個鄉(xiāng)村俱樂部要求有2—3個服務(wù)員，每周7天都是這樣。但是查克的主要業(yè)務(wù)來自私人晚會。他每天的工作就是拜訪那些富人或名人的家，評價道路和停車設(shè)施，并告訴他們需要多少個服務(wù)員來處理停車的問題。一個小型的晚會可能只要3—4個服務(wù)員，花費大約400美元。然而一個特別大型的晚會的停車費用可能高達2000美元。

    盡管私人晚會和鄉(xiāng)村俱樂部的合同都涉及到停車業(yè)務(wù)，但它們?yōu)椴榭颂峁┑氖召M方式卻很不相同。私人晚會是以當時出價的方式進行的。查克首先估計大約需要多少服務(wù)員為晚會服務(wù)，然后按每人每小時多少錢給出一個總價格。如果顧客愿意“買”他的服務(wù)，查克就會在晚會結(jié)束后寄出一份賬單。在鄉(xiāng)村俱樂部，查克根據(jù)合同規(guī)定，每月要付給俱樂部一定數(shù)量的租金來換取停車場的經(jīng)營權(quán)。他收入的唯一來源是服務(wù)員為顧客服務(wù)所獲得的小費。因此，在私人晚會服務(wù)時，他絕對禁止服務(wù)員收取小費，而在俱樂部服務(wù)時小費是他唯一的收入來源。

    討論題

    1.你是否認為查克的控制問題在兩種場合下是不同的？如查克確實如此，為什么？

    2.在前饋、反饋和同步控制三種類型中，查克應(yīng)采取哪一種手段對鄉(xiāng)村俱樂部業(yè)務(wù)進行控制？對私人晚會停車業(yè)務(wù)，又適宜采取何種控制手段？

    （提示：在私人晚會上是事后反饋控制，因為事先無法預(yù)料需多少小時的服務(wù)，只能在事后統(tǒng)計。

    而在鄉(xiāng)村俱樂部則為前饋控制，因為長期租賃，按月交費是可以預(yù)知成本的。

    反饋控制是根據(jù)反饋原理對系統(tǒng)進行調(diào)節(jié)的一種方式，是指施控系統(tǒng)根據(jù)信息反饋來調(diào)節(jié)受控系統(tǒng)的輸入，以實現(xiàn)控制目標的目的。前饋控制是指充分利用各方面的信息，來預(yù)測由于外部干擾和輸入變量之間的相互作用對系統(tǒng)行為的影響，以及這種影響使系統(tǒng)在運行過程中可能產(chǎn)生的偏差，并據(jù)此對系統(tǒng)的輸入做出相應(yīng)的調(diào)整，以實現(xiàn)控制。）

    案例分析

    格雷特廠長的控制方法

    格雷特擔任廠長已一年多的時間了，他剛看了工廠有關(guān)今年實現(xiàn)目標情況的統(tǒng)計資料。廠里各方面工作的進展是出乎意料之外的，他為此氣得說不出一句話。記得他任廠長后的第一件事是親自制定工廠一系列工作的計劃目標。具體地說，他要解決工廠的浪費問題，要解決職工超時工作的問題，要減少廢料的運輸費用問題。他具體規(guī)定：在一年內(nèi)要把購買原材料的費用降低10％—15％；把用于支付工人超時的費用從原來的11萬美元減少到6萬美元；要把廢料的運輸費用降低3％。他把這些具體告訴了下屬有關(guān)方面的負責人。

    然而，當他看過年終統(tǒng)計資料卻使他大失所望。原材料的浪費比去年更嚴重，原材料的浪費率竟占總額的16％；職工超時費用也只降到9萬美元，遠沒達到原定的目標。運輸費用也沒有降低。

    他把這些情況告訴了負責生產(chǎn)的副廠長，并嚴肅批評了這位副廠長。而副廠長則爭辯說：“我曾對工人強調(diào)過要注意減少浪費的問題，我原以為工人也會按我的要求去做的�！比耸虏块T的負責人也附和著說：“我已經(jīng)為削減超時的費用作了最大的努力。只對那些必須支付的款項才支付�！倍撠熯\輸方面的負責人則說：“我對未能把運輸費用減下來并不感到意外，我已經(jīng)想盡了一切辦法。我預(yù)測，明年的運輸費用可能要上升3％—4％。

    在分別與有關(guān)方面的負責人交談之后，格雷特又把他們召集起來布置新的要求，他說：“生產(chǎn)部門一定要把原材料的費用降低10％，人事部門一定要把職工超時費用降到7萬美元；即使是運輸費用要提高，但也決不能超過今年的標準。這就是我們明年的目標。我到明年再看你們的結(jié)果！”

    討論題

    1.格雷特廠長采用的是哪種控制方式？

    2.格雷特廠長哪些控制方法做的不恰當，為什么？

    3.認為該廠明年的計劃目標能實現(xiàn)嗎？為什么？

    計算機化的控制系統(tǒng)

    某圖書發(fā)行公司規(guī)模較大，在全國設(shè)有20個銷售服務(wù)中心。由于許多同行業(yè)的、較小企業(yè)都已將計算機應(yīng)用于記錄保存和賬務(wù)處理，這個公司的總裁感受到巨大的壓力，他要裝備一個計算機化的控制系統(tǒng)，為公司及銷售服務(wù)中心記賬。

    過去，公司的收支都是用手工作業(yè)方式在處理，會計部門只有兩個負責人和五個會計員。賬表比較簡化，一張日報就顯示出包括20個銷售中心的數(shù)據(jù)。工資計算也類似，工資單通常都能在24小時以內(nèi)處理完畢。

    公司邀請了幾家計算機公司去考察，他們的分析是，要想通過計算機化來節(jié)省人力和費用幾乎是不可能的。但是一家公司提供的新型數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)相當令人信服，公司顧問預(yù)測，如采用此系統(tǒng)，將有幾個好處：（1）信息處理加快；（2）業(yè)務(wù)信息更詳盡；（3）費用可節(jié)約。

    信息控制系統(tǒng)被采用了。兩年以后，總裁聽到的匯報是：“采用計算機以前，會計部門僅7人，現(xiàn)增至9人，外加數(shù)據(jù)處理中心還有7人。要從計算機得到輸出確實只需幾分鐘，但是我們要把最后一個銷售服務(wù)中心的數(shù)據(jù)輸入之后才能計算，這就是不幸的延誤，因為必須等待那個工作最遲緩的單位的數(shù)據(jù)。的確，我們獲得的信息更詳盡，但我們不知道是否都有人看，，想到計算機打印出的報告中找出所需信息并對它作出分析解釋，真太費時間了。我們希望恢復(fù)過去的手工方式和賬表系統(tǒng)，可是公司已投入這么多的資金，已到了無路可退的地步”�？偛寐牭竭@些匯報，也感到為難。

    討論題

    1.這家圖書發(fā)行公司的計算機化控制系統(tǒng)何以未能達到預(yù)期的效果？能否斷言計算機化系統(tǒng)不如手工作業(yè)系統(tǒng)？

    2.如果你是總裁，現(xiàn)在應(yīng)該怎么辦？

    3.你將如何設(shè)計一個計算機化的控制系統(tǒng)，需考慮些什么因素？

小提示：按 回車[Enter]鍵 返回書目，按 ←鍵 返回上一頁， 按 →鍵 進入下一頁。

  本文關(guān)鍵詞：管理學原理，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。