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　　文件管理制度標準版

　　1.目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2.職責

　　2.1總經理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3.文件種類

　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文：信函，會議紀要。

　　4.文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　4.5標題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般應寫發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會議通過的文件應寫通過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

　　5.文號

　　5.1根據文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發(fā)文。

　　6.用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7.文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：

　　7.2正規(guī)文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

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