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存貨內部控制案例經(jīng)典 企業(yè)存貨內部控制案例分析

來源：高頓財務培訓 時間： 2014-08-08 00:23

　　存貨內部控制案例經(jīng)典 企業(yè)存貨內部控制案例分析

　　案例——存貨內部控制案例

　　【案例一】合信木制品公司存貨內控失效案例

　　合信木制品公司是一家外資企業(yè)。從1999年到2004年每年的出口創(chuàng)匯位居全市第三，年銷售額達4300萬元左右。2005年以后該企業(yè)的業(yè)績逐漸下滑，虧損嚴重，2007年破產(chǎn)倒閉。這樣一家中型的企業(yè)，從鼎盛到衰敗，探究其原因，不排除市場同類產(chǎn)品的價格下降，原材料價格上漲等客觀的變化。但內部管理的混亂，是其根本的原因，在稅務部門的檢查中發(fā)現(xiàn)：該企業(yè)的產(chǎn)品的成本、費用核算的不準確，浪費的現(xiàn)象嚴重，存貨的采購、驗收入庫、領用、保管不規(guī)范，歸根到底的問題是缺乏一個良好的內部控制制度。這里我們主要介紹存貨的管理問題：

　　1.董事長常年在國外，材料的采購是由董事長個人掌握，材料到達入庫后，倉庫的保管員按實際收到的材料的數(shù)量和品種入庫，實際的采購數(shù)量和品種保管員無法掌握，也沒有合同等相關的資料。財務的入賬不及時，會計自己估價入賬，發(fā)票幾個月以后，甚至有的長達一年以上才回來，發(fā)票的數(shù)量和實際入庫的數(shù)量不一致，也不進行核對，造成材料的成本不準確，忽高忽低。

　　2.期末倉庫的保管員自己盤點，盤點的結果與財務核對不一致的，不去查找原因，也不進行處理，使盤點流于形式。

　　3.材料的領用沒有建立規(guī)范的領用制度，車間在生產(chǎn)中隨用隨領，沒有計劃，多領不辦理退庫的手續(xù)。生產(chǎn)中的殘次料隨處可見，隨用隨拿，浪費現(xiàn)象嚴重。

　　【案例分析】

　　從企業(yè)失敗的原因看：

　　第一，該企業(yè)基本沒有內控制度，更談不上機構設置和人員配備合理性問題。在內部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實物資產(chǎn)處置的授權批準制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產(chǎn)處置事項，必須經(jīng)集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負責人企圖一個人說了算設置制度上的障礙。

　　第二，企業(yè)沒有對入庫存貨的質量、數(shù)量進行檢查與驗收，不了解采購存貨要求。沒有建立存貨保管制度，倉儲部門將對存貨進行盤點的結果隨意調整。

　　采購人員應將采購材料的基本資料及時提供給倉儲部門，倉儲部門在收到材料后按實際收到的數(shù)量填寫收料單。登記存貨保管賬，并隨時關注材料發(fā)票的到達情況。

　　第三，沒有規(guī)范的材料的領用和盤點制度，也沒有定額的管理制度，材料的消耗完全憑生產(chǎn)工人的自覺性。應細化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實物資產(chǎn)的取得、使用是多個部門共同完成的采購部門負責購置，驗收部門負責驗收，會計部門負責核算，使用部門負責運行和日常維護，可以說，實物資產(chǎn)的進、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現(xiàn)問題?由此看來，不是控制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個人、少數(shù)幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。

　　第四，存貨的確認、計量沒有標準，完全憑會計人員的經(jīng)驗，直接導致企業(yè)的成本費用不實。正是因為這些原因導致一個很有發(fā)展前途的企業(yè)最終失敗。

　　【案例2.3-2】999集團的存貨內控制度(以出入庫為例)

　　一、進庫業(yè)務的流程

　　步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明

　　1倉庫收料員/倉庫質檢員供應商送貨至倉庫，倉庫收料員核對到貨計劃和供應商發(fā)運單，倉庫質檢員協(xié)助收料員檢驗外觀是否完好、標簽與物料是否一致、供應商是否已經(jīng)核準，收料員與供應商送貨員共同清點數(shù)量

　　2倉庫收料員/倉庫質檢員.質檢員和收料員初檢合格的物料進入倉庫待檢區(qū)，收料員開臨時入庫單，供應商送貨員和收料員分別在臨時入庫單上簽字，臨時入庫單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)倉庫記賬聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)總統(tǒng)計員記賬聯(lián)。收料員將第三聯(lián)客戶聯(lián)交供應商送貨員，第二聯(lián)倉庫記賬聯(lián)和第四聯(lián)總統(tǒng)計記賬聯(lián)每日匯總交倉庫統(tǒng)計員，倉庫統(tǒng)計員將第二聯(lián)作為倉庫三級明細賬記賬憑證，將第四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計員，作為倉庫二級明細賬記賬憑證，第一聯(lián)收料員留存

　　3倉庫收料員/供應部采購經(jīng)理初檢不合格的物料，收料員拒收，填寫物料拒收記錄并通知供應部采購經(jīng)理

　　4倉庫質檢員/質量技術部質檢員倉庫質檢員對進入待檢區(qū)的物料，根據(jù)取樣標準進行隨機抽樣，開出請驗單，請驗單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)連同送檢物料交質量技術部質檢員，第二聯(lián)倉庫質檢員留存

　　5質量技術部質檢員質量技術部質檢員完成檢驗程序，出具質檢報告書

　　6出具質檢

　　報告當日質量技術部質檢員/倉庫質檢員/供應部總統(tǒng)計員質檢報告書一式四聯(lián)，第一聯(lián)質量技術部留存，其余三聯(lián)交倉庫質檢員，倉庫質檢員將第二聯(lián)與對應請驗單一并留存、第三聯(lián)和第四聯(lián)交倉庫統(tǒng)計員和總統(tǒng)計員7出具質檢

　　報告當日倉庫質檢員/倉庫收料員倉庫質檢員通知收料員質檢結果，在貨物位置卡上填上質檢報告書出具日期和檢驗結果，收料員將物料由待檢區(qū)移入合格區(qū)或不合格區(qū)放置8出具質檢

　　報告當日倉庫質檢員/供應部采購經(jīng)理倉庫質檢員將不合格物料的檢驗結果通知供應部采購經(jīng)理，由采購經(jīng)理聯(lián)系供應商補貨9出具質檢

　　報告當日倉庫統(tǒng)計員/總統(tǒng)計員倉庫統(tǒng)計員收到質檢合格報告書，做備查登記并將第四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計員，總統(tǒng)計員開出正式入庫單，作為倉庫二級明細賬的物料入庫憑證10出具質檢

　　報告當日倉庫統(tǒng)計員/總統(tǒng)計員倉庫統(tǒng)計員收到質檢不合格報告書，做入庫沖紅單并將質檢報告書第四聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計員，總統(tǒng)計員做備查登記單據(jù)及報告包括：臨時入庫單、正式入庫單、請驗單、質檢報告書、物料拒收記錄。

　　二、出庫業(yè)務的流程

　　步驟完成時間涉及部門及崗位步驟說明

　　1生產(chǎn)部領料員/車間主任生產(chǎn)部領料員將車間主任審批簽字的請領單交倉庫發(fā)料員

　　2收到領料單后倉庫發(fā)料員倉庫發(fā)料員根據(jù)請領單，按先進先出原則，將合格區(qū)物料辦理出庫

　　3收到領料單后倉庫發(fā)料員/生產(chǎn)部領料員倉庫發(fā)料員和領料員共同核對數(shù)量，驗收無誤

　　4驗收交接后倉庫發(fā)料員/生產(chǎn)部領料員雙方分別在請領單和出庫單上簽字，請領單一式三聯(lián)，第一、三聯(lián)生產(chǎn)部留存，第二聯(lián)交倉庫發(fā)料員

　　5每日倉庫下班前倉庫發(fā)料員/倉庫統(tǒng)計員/總統(tǒng)計員倉庫發(fā)料員匯總當日出庫單，出庫單一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，由倉庫發(fā)料員留存，第二聯(lián)財務聯(lián)和第四聯(lián)記賬聯(lián)交倉庫統(tǒng)計員，倉庫統(tǒng)計員將第四聯(lián)記賬聯(lián)作為倉庫三級明細賬的記賬憑證，將第二聯(lián)傳遞給總統(tǒng)計員，作為倉庫二級明細賬的記賬憑證，第三聯(lián)車間聯(lián)由生產(chǎn)部領料員帶回交生產(chǎn)部統(tǒng)計員單據(jù)及報告包括：請領單、出庫單。

　　【案例分析】

　　在存貨的內部控制制度上，999集團是成功的案例，成功在企業(yè)存貨內部控制的每個環(huán)節(jié)都強調程序化、規(guī)范化，嚴格按程序辦事，某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，會很快在其他環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)，杜絕個人作弊的可能。

　　在分析存貨管理失敗的案例時，有以下幾個共同特點：一是都由單位負責人掌握著人、財、物大權;二是不重視內控制度，企業(yè)沒有一套嚴格的辦事程序;三是領導者對內控制度的不了解，加之管理人員的素質跟不上先進管理模式的需要。這些均說明單位負責人首先不按規(guī)定辦事，是無法保證單位實物資產(chǎn)的安全、完整。

　　我們認為，從內部控制角度講，至少應解決這么幾個問題：

　　第一，在單位、公司治理結構中合理安排授權批準職務。就目前掌握的企業(yè)、公司實物資產(chǎn)流失案例看，除了盜竊、毀損等類型的流失，多數(shù)與單位法定代表人，如董事長和單位高層管理人員，如總經(jīng)理等有關。但是，無論董事長還是總經(jīng)理，，都并不代表對單位法定財產(chǎn)權的任意支配。因此，在內部控制中，對單位法定代表人和高管人員對實物資產(chǎn)處置的授權批準制度作出相互制約的規(guī)范，非常必要。對重大的資產(chǎn)處置事項，必須經(jīng)集體決策審批，而不能搞一言堂、一支筆，為單位負責人企圖一個人說了算設置制度上的障礙。

　　第二，細化控制流程，完善控制方法。我們知道，單位實物資產(chǎn)的取得、使用是多個部門共同完成的，采購部門負責購置，驗收部門負責驗收，會計部門負責核算，使用部門負責運行和日常維護，可以說，實物資產(chǎn)的進、出、存等都有多個部門參與，為什么還會出現(xiàn)問題?由此看來，不是控制流程不完備就是控制方法沒發(fā)揮作用。一個人、少數(shù)幾個人想要為所欲為，在制度面前就根本不可行，除非他買通所有的人。

　　第三，要把科學、合理的內部控制作為一種企業(yè)文化滲透到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，要通過改善控制環(huán)境切實發(fā)揮內部控制的積極作用。實際上，在絕大多數(shù)情況下，單位的舞弊案件往往只是少數(shù)人、個別人，多數(shù)人都蒙在鼓里。但之所以蒙在鼓里，與缺乏控制意識、未盡到控制職責不無關系。單位控制壞境的好壞固然與單位負責人的行為、態(tài)度有關，但并不完全取決于單位負責人個人，在某種程度上說，單位職工的行為、態(tài)度、品格也發(fā)揮著重要作用。

　　第四，政府有關部門應該如何促進單位內部控制的建立、健全和有效實施，如何對單位富有責任感、正義感的職工進行有效的保護和充分的激勵。國務院財政部門和縣級以上地方各級人民政府財政部門應當根據(jù)《會計法》和企業(yè)內部控制規(guī)范，對本行政區(qū)域內各單位內部控制的建立和執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。我們認為，這種監(jiān)督檢查首先應該針對單位負責人的行為和態(tài)度，并且，要在監(jiān)督檢查中逐漸摸索規(guī)律，加以總結和提高，制定出更詳盡、可行的具體辦法，切實把對單位負責人的監(jiān)督、制約，把對職工的保護、激勵落到實處。

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