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【LiuXue86.Com - 文秘基礎(chǔ)知識(shí)與技能】

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　　文秘基礎(chǔ)知識(shí)與技能

 

　　文書工作是一項(xiàng)科學(xué)的嚴(yán)肅的工作，它要求從事這項(xiàng)工作的文書工作人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：

　　(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

　　(二)熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。

　　(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、操作知識(shí)和相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí)

　　文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識(shí)。大體包括以下幾個(gè)方面：

　　一是基礎(chǔ)理論知識(shí)。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等�；A(chǔ)理論知識(shí)帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實(shí)際操作知識(shí)、操作技能的理論指導(dǎo)。

　　二是實(shí)際操作知識(shí)。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不但包括基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識(shí)。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識(shí)。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識(shí)。

　　(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力

　　文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

　　秘書部分觀點(diǎn)

　　(一)秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

　　秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識(shí)，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識(shí)及其構(gòu)成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識(shí)面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)。

　　1、基礎(chǔ)知識(shí)層次

　　基礎(chǔ)知識(shí)層次是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識(shí)，是構(gòu)建秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本條件�；A(chǔ)知識(shí)不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。

　　(1)文化基礎(chǔ)知識(shí)

　　秘書具有的文化基礎(chǔ)知識(shí)，一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面是自然科學(xué)知識(shí)。高中文化程度，是國家對所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識(shí)的最低層次。如漢語知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、歷史知識(shí)、外語知識(shí)等;

　　(2)理論基礎(chǔ)知識(shí)

　　掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、黨的基本政策;

　　(3)法律基礎(chǔ)知識(shí)

　　法律基礎(chǔ)知識(shí)是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識(shí)。

　　2、輔助知識(shí)層次

　　輔助知識(shí)層次指的是雖非秘書專業(yè)知識(shí)但又與秘書專業(yè)知識(shí)相關(guān)的知識(shí)，是一種帶有輔助性的知識(shí)。

　　(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識(shí)和心理學(xué)知識(shí)

　　(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識(shí)、社會(huì)交際知識(shí)、軟科學(xué)知識(shí)及其他相關(guān)學(xué)科。

　　3、專業(yè)知識(shí)層次

　　專業(yè)知識(shí)層次是秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識(shí)，是一種帶有一定方向性的知識(shí)，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成：

　　(1)業(yè)務(wù)知識(shí)

　　主要指秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書學(xué);分支秘書學(xué)(如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué));秘書寫作學(xué);秘書心理學(xué);文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識(shí);調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識(shí)。

　　(2)行業(yè)知識(shí)

　　秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識(shí)：了解所屬行業(yè)知識(shí)的總體構(gòu)成和知識(shí)門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識(shí);懂得行業(yè)的管理知識(shí)

　　注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性：中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。

　　B、建立合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識(shí)的積累，要注意知識(shí)的更新，要注意知識(shí)的充實(shí)。

　　(二)秘書的能力結(jié)構(gòu)

　　秘書能力是指秘書人員在實(shí)踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎(chǔ)能力

　　指秘書從事秘書活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　(1)秘書的觀察力

　　一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　(2)秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　(3)秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　(4)秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識(shí)儲(chǔ)備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。

　　2、專業(yè)能力

　　(1)閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。

　　(2)寫作能力

　　即書面表達(dá)能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。

　　(3)說話能力

　　即口頭表達(dá)能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　　(4)辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。

　　(1)協(xié)調(diào)能力

　　指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

　　(2)調(diào)研能力

　　一般要求是：要有計(jì)劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　(3)操作能力

　　主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　(三)秘書的心理素質(zhì)

　　秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成

　　(1)秘書的興趣

　　即認(rèn)識(shí)傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

　　(2)秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。

　　(3)秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。

　　良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)

　　(4)秘書的氣質(zhì)

　　氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。

　　注意：

　　上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識(shí)地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

　　(1)秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　(1)影響秘書心理健康的因素

　　負(fù)擔(dān)過重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。

　　(2)秘書心理健康的標(biāo)準(zhǔn)

　　一個(gè)心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。

　　(3)秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強(qiáng)自信，對未來充滿信心，不為一時(shí)一事所困擾，不為一得一失而計(jì)較，努力去實(shí)現(xiàn)一個(gè)有意義的目標(biāo)，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標(biāo)，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟(jì)于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現(xiàn)意識(shí)，從而保持心理平衡。

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文秘基礎(chǔ)知識(shí)

主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1

文秘專業(yè)基本素質(zhì)及工作任務(wù)

要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

中文文秘基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動(dòng)。2.會(huì)議的市場規(guī)模：根據(jù)國際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)(icca)統(tǒng)計(jì)：以國際會(huì)議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個(gè)、與會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國際會(huì)議有40萬個(gè)……

文秘知識(shí)基礎(chǔ)模擬試題及答案

文秘知識(shí)基礎(chǔ)模擬試題及答案1、什么是秘書?答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。

文秘怎么接待外賓

文秘接待外國客人時(shí)，須注意：1.態(tài)度應(yīng)不卑不亢、熱情大方。2.遇到身體不適，尤其當(dāng)患有易傳染的疾病，如感冒咳嗽、打噴嚏和發(fā)燒等，不可帶病參加活動(dòng)，以免引起外賓反感。

推 文秘需要具備的能力

推 事業(yè)單位文秘基礎(chǔ)知識(shí)

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　　文秘基礎(chǔ)知識(shí)(一)

　　一、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排

　　(1)主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。

　　(2)主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。

　　可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會(huì)的座次排列圖：

　　(3)幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

　　(4)對上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。

　　主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)

　　主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)

　　二、關(guān)于宴席座次的安排

　　宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、儀式的座次安排

　　簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。

　　四、關(guān)于乘車的座次安排

　　小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間)。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。

　　乘車座次安排

　　五、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。

　　附：會(huì)議座位安排

　　長條桌

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方席

　　沙發(fā)室

　　1.與外賓會(huì)談

　　注：a為主方，b為客方

　　2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方領(lǐng)導(dǎo)。

　　文秘基礎(chǔ)知識(shí)(二)

　　商務(wù)旅游

　　商務(wù)旅游又稱商業(yè)旅游。是以經(jīng)商為目的，把商業(yè)經(jīng)營與旅行、游覽結(jié)合起來的旅游形式。到外地經(jīng)商，商人要乘用交通工具、食宿花費(fèi)，均為旅游活動(dòng)。在現(xiàn)代社會(huì)中由于商業(yè)貿(mào)易的發(fā)達(dá)，各國之間的此種旅游也發(fā)展很快。其業(yè)務(wù)承辦有三種類型：

　　(一)客人人自行籌辦食宿旅游;

　　(二)由業(yè)務(wù)接待方安排洽談和旅游活動(dòng);

　　(三)客人委托旅行社給予全程綜合服務(wù)或小包價(jià)旅游服務(wù)，或者申請旅行社委托代辦食宿旅游中的某項(xiàng)業(yè)務(wù)。

　　旅行社承辦商務(wù)旅游為配合商務(wù)貿(mào)易的開展提供了條件。

　　商務(wù)會(huì)議

　　依托旅游網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的信息資源和服務(wù)體系，在承辦各種會(huì)議方面具有獨(dú)到的專業(yè)優(yōu)勢。我們能夠?yàn)榭蛻籼峁┏浴⒆�、行、娛購一整套完善的�?huì)議策劃及專業(yè)的實(shí)施隊(duì)伍，區(qū)域可以覆蓋湖南各大商務(wù)旅游城市。從主題創(chuàng)意、內(nèi)容策劃、參會(huì)人員的邀請、會(huì)場設(shè)計(jì)安排、接待宴請、媒體支持及政府關(guān)系協(xié)調(diào)等，事無巨細(xì)，我們都一一安排。

　　會(huì)議策劃

　　◇會(huì)場預(yù)約◇

　　我們將根據(jù)你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據(jù)會(huì)議的級別,為您選擇會(huì)議舉辦地;我們將根據(jù)會(huì)議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點(diǎn);我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議劃分為幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前為您預(yù)約。

　　◇負(fù)責(zé)會(huì)場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試◇

　　我們將根據(jù)會(huì)議的具體情況，為您設(shè)計(jì)并安排會(huì)場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié);我們將根據(jù)您的需要，為您提供會(huì)議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置;我們將根據(jù)您的需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

　　◇印刷材料的設(shè)計(jì)制作◇

　　我們將為您的會(huì)議提供宣傳冊等印刷品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)一條龍服務(wù);我們將根據(jù)會(huì)議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案;我們將會(huì)為您的印刷品指定專門的廠家生產(chǎn)以及印刷;我們將根據(jù)您的需要，提前把印刷品送到會(huì)場或指定位置。

　　◇參會(huì)者的接送◇

　　我們將根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛;我們的專車將會(huì)提前在指定位置等待參會(huì)人員，把參會(huì)人員迅速、安全地送到會(huì)場或下榻酒店。

　　◇參會(huì)者的餐飲◇

　　我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您預(yù)定各種形式的餐會(huì)：西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等;我們將根據(jù)參會(huì)人員的具體情況以及會(huì)場和下榻酒店的地點(diǎn)，為您推薦不同的用餐地點(diǎn)。

　　◇參會(huì)者業(yè)余時(shí)間的安排◇

　　我們將根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為您設(shè)計(jì)不同的休閑方式;我們可以為您設(shè)計(jì)專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施，供你選擇。

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文秘專業(yè)基本素質(zhì)及工作任務(wù)

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1.會(huì)議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動(dòng)。2.會(huì)議的市場規(guī)模：根據(jù)國際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)(icca)統(tǒng)計(jì)：以國際會(huì)議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個(gè)、與會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國際會(huì)議有40萬個(gè)……

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【LiuXue86.Com - 文秘專業(yè)基本素質(zhì)及工作任務(wù)】

　　文秘專業(yè)需要哪些基本素質(zhì)，文秘專業(yè)的工作任務(wù)是什么，下面是出國留學(xué)網(wǎng)小編為大家整理的文秘專業(yè)基本素質(zhì)及工作任務(wù)，歡迎大家閱讀。

　　一、基本素質(zhì)

　　1、 身體素質(zhì)：

　　健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、 心理素質(zhì)：

　　要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、 思想素質(zhì)：

　　這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級管理人員，在一個(gè)國際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內(nèi)外形勢，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問題露餡，進(jìn)去了。。。。。。這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好!

　　二、業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　1、 理論知識(shí)：

　　必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：

　　要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。

　　3、 辦事能力：

　　秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

　　三、文化素質(zhì)

　　1、 社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進(jìn)而問到，先生的學(xué)問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

　　2、 自然科學(xué)：

　　仲裁、調(diào)解案件五花八門，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。

　　3、 外語：

　　我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當(dāng)事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　四、其他

　　學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。 俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無地自容的那一刻。

　　但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。

　　五、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)

　　工作原則：

　　在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。

　　工作方法：

　　為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺和享受。

　　作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：

　　1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。 在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng)，凡是愛有個(gè)前因后果，對這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理;而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。

　　2、當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會(huì)使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會(huì)欣賞這種人。 對待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習(xí)氣。

　　六、秘書工作的任務(wù)

　　秘書工作的任務(wù)主要有以下7個(gè)方面：

　　1.調(diào)查研究與信息收集

　　調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者了解情況、進(jìn)行決策的基礎(chǔ)，而領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查研究工作大部分，甚至全部要靠秘書人員進(jìn)行，秘書應(yīng)該通過訪問、開會(huì)、問卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)的最新的全面的信息，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.文書工作

　　文書工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面，收到的文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理，發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)的指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行，很多時(shí)候秘書還要進(jìn)行文件、報(bào)告的起草，所以秘書對文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉，處理完的文檔要及時(shí)分類歸檔。

　　3.會(huì)議籌辦

　　秘書應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和會(huì)議的主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同的籌辦要求。

　　4.來賓接待

　　秘書應(yīng)負(fù)責(zé)來賓的接待工作，包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀，力求樹立單位的良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個(gè)單位沒有專門的檔案部門，秘書就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認(rèn)真地對待，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以作適當(dāng)?shù)奶幚恚瑢ψ约禾幚聿缓没虿辉谧约簷?quán)限范圍內(nèi)的問題，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　7.日常事務(wù)工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作，常常都需要秘書來處理。

　　七、文秘基礎(chǔ)知識(shí)試題及答案

　　一、單項(xiàng)選擇題(下列各題備選答案中，只有一個(gè)是最符合題意的，請將其選出，并在答題卡上將對應(yīng)題號(hào)后的字母涂黑。每小題1分，共30分)

　　1、通用文書中知周類決定的特點(diǎn)是重在( )

　　A、執(zhí)行 B、要求 C、說明 D、宣告

　　2、通用文書中指示的正文一般包括三個(gè)組成部分( )

　　A、批示的根據(jù)、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求 B、指示的緣由、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求

　　C、指示的緣由、執(zhí)行方法、執(zhí)行要求 D、指示的緣由、指示事項(xiàng)、完成日期

　　3、通用文書中知照性文書有( )

　　A、公告、通告、報(bào)告等 B、公告、通告、指示等

　　C、公告、通告、函等 D、公告、通告、批復(fù)等

　　4、“標(biāo)引”是主題詞標(biāo)引操作程序的( )

　　A、第一步驟 B、初期工作 C、中期工作 D、最后步驟

　　5、巨化集團(tuán)公司與浙江大學(xué)商洽工作，行文時(shí)應(yīng)使用的文種是：( )

　　A、報(bào)告 B、 函 C、通報(bào) D、請示

　　6、案卷備考表應(yīng)放在( )

　　A、全卷開首 B、全卷目錄之后

　　C、全卷后半部分 D、全卷末尾

　　7、文書立卷的最后一個(gè)步驟是( )

　　A、結(jié)合運(yùn)用、靈活運(yùn)用文書特征組卷 B、照顧文書的價(jià)值和數(shù)量組卷

　　C、填寫案卷卷皮 D、編目定卷

　　8、簡報(bào)名稱的正下方是簡報(bào)的( )

　　A、編發(fā)單位 B、印發(fā)日期

　　C、順序期號(hào) D、印發(fā)份數(shù)

　　9、下列選項(xiàng)中，符合“儀表端莊”具體要求的是( )

　　A、著裝華貴 B、著裝樸素大方

　　C、飾品俏麗 D、發(fā)型突出個(gè)性

　　10、會(huì)議召開的時(shí)間應(yīng)( )確定下來之后確定。

　　A、會(huì)議的名稱 B、會(huì)議的主持人

　　C、會(huì)議的規(guī)模 D、會(huì)議的議題

　　11、聲調(diào)的變化屬于( )。

　　A、身體語言溝通 B、語言溝通

　　C、副語言溝通 D、物體的操縱

　　12、個(gè)人的溝通障礙中( )所導(dǎo)致的障礙屬于個(gè)性因素所引起的障礙。

　　A、經(jīng)驗(yàn)水平的差距 B、個(gè)體記憶不佳

　　C、對信息的態(tài)度不同 D、氣質(zhì)差別

　　13、“熱”協(xié)調(diào)屬于協(xié)調(diào)技巧中的( )。

　　A、善于捕捉協(xié)調(diào)時(shí)機(jī) B、方法協(xié)調(diào)配合

　　C、情緒控制 D、恰當(dāng)運(yùn)用語言

　　14、國際商務(wù)談判的核心( )。

　　A、交易條件 B、價(jià)格

　　C、違約責(zé)任 D、合同期限

　　15、“墻壞于其隙，木毀于其節(jié)” 體現(xiàn)( )談判策略的作用。

　　A、吊筑高臺(tái) B、趁隙擊虛

　　C、旁敲側(cè)擊 D、渾水摸魚

　　16、辦公場所一旦發(fā)生火災(zāi)，工作人員應(yīng)立即疏散，下列不可通行的通道是( )。

　　A、樓梯 B、消防梯

　　C、電梯 D、安全梯

　　17、會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法最可靠的是( )。

　　A、聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào) B、閱讀報(bào)告

　　C、電話詢問 D、會(huì)前現(xiàn)場檢查

　　18、在涉外商務(wù)活動(dòng)中，選擇的禮品應(yīng)該( )。

　　A、印上送禮單位的名稱 B、包裝講究

　　C、貴重 D、初次見面就送上

　　19、在負(fù)責(zé)特定任務(wù)工作小組內(nèi)部進(jìn)行的所有形式的溝通，都可以稱為( )。

　　A、“間接溝通” B、“直接溝通”

　　C、“團(tuán)隊(duì)溝通” D、“語言溝通”

　　20、下列選項(xiàng)中表述不正確的是( )。

　　A、會(huì)議總結(jié)的形式因會(huì)議種類不同而有所區(qū)別

　　B、主持人的結(jié)論性意見就是小型會(huì)議的總結(jié)

　　C、職代會(huì)的閉幕詞可以代替會(huì)議總結(jié)

　　D、會(huì)議紀(jì)要即會(huì)議總結(jié)

　　二、多項(xiàng)選擇題(以下各題的備選答案中都有兩個(gè)或兩個(gè)以上是符合題意的，請將它們選出，少選、多選、錯(cuò)選均不得分，每小題1分，共10分)

　　31、檔案整理工作的基本內(nèi)容包括( )

　　A、區(qū)分全宗 B、合理分類

　　C、編制案卷目錄 D、填寫檔號(hào) 。

　　32、一個(gè)機(jī)關(guān)列為長期保管的文件材料包括( )

　　A、一般會(huì)議的主要文件 B、重要會(huì)議的主要文件

　　C、下級報(bào)送的重要總結(jié) D、重要的請示

　　33、文書案卷標(biāo)題的擬寫要求是( )

　　A、結(jié)構(gòu)完整 B、對卷內(nèi)文書內(nèi)容的概括要準(zhǔn)確

　　C、要新穎、醒目 D、要簡練、通順

　　34、受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級行文( )

　　A、應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主報(bào)單位和抄報(bào)單位

　　B、向上級的請示不要同時(shí)向下級抄送

　　C、接受抄送件的單位，不應(yīng)再向其它單位抄送

　　D、可以請求抄報(bào)單位與主報(bào)單位共同解決所請示的問題

　　35、下行文有( )等幾種方式

　　A、逐級行文 B、多級行文

　　C、越級行文 D、直達(dá)基層組織或群眾的行文

　　36、賀信一般( )

　　A、篇幅比較簡短 B、感情充沛、文字明快

　　C、可以直接發(fā)給對方 D、可以登報(bào)、廣播

　　37、下列關(guān)于誠實(shí)守信的說法中，你認(rèn)為正確的有( )

　　A、誠實(shí)守信是企業(yè)的無形資產(chǎn) B、誠實(shí)守信是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的內(nèi)在要求

　　C、誠實(shí)守信的企業(yè)最終能夠取信于社會(huì) D、誠實(shí)守信任何時(shí)候都與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)沖突

　　38、主題詞選詞規(guī)則的要求是( )

　　A、選定的詞一般應(yīng)是主題詞表中規(guī)定使用的正式主題詞

　　B、能直接地客觀地反映文書所論述的主題

　　C、其書寫形式要與詞表中的詞形一致

　　D、必須用名詞

　　39、計(jì)劃也有別稱，如( )

　　A、××要點(diǎn) B、××規(guī)劃

　　C、××辦法 D、××方案

　　40、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算除了會(huì)議費(fèi)之外，還應(yīng)包括( )

　　A、資料費(fèi) B、培訓(xùn)費(fèi)

　　C、住宿費(fèi) D、交通費(fèi)

　　三、名詞解釋(每題2分，共10分)

　　41、社會(huì)角色：

　　42、綜合調(diào)查 ：

　　43、協(xié)調(diào)：

　　44、信訪：

　　45、公文

　　四、簡答題(每題6分，共18分)

　　46、為什么說“輔助性”是秘書的本質(zhì)屬性?

　　47、影響秘書心理健康的因素有哪些?

　　48、秘書如何做好信息反饋工作?

　　五、公文改錯(cuò)題(8分)

　　49、閱讀下面的公文，并將其中錯(cuò)誤的地方改正過來。 中共中央、國務(wù)院決定 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：

　　今年初，枝江縣董鎮(zhèn)信用社職工××同志為保衛(wèi)國家財(cái)產(chǎn)，面對英勇歹徒，頑強(qiáng)搏斗，最后擒獲歹徒。為此決定：授予××同志先進(jìn)工作者稱號(hào)。國務(wù)院希望各條戰(zhàn)線的群眾、工人、農(nóng)民、知識(shí)分子認(rèn)真貫徹十三屆四中、5中、6中全會(huì)精神，胸懷全局，艱苦奮斗，努力工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做出更大貢獻(xiàn)。中共中央、國務(wù)院

　　90年4月24日

　　六、論述題(共14分)

　　50、如果你是辦公室主管辦公自動(dòng)化工作的秘書，你認(rèn)為本辦公室實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化應(yīng)注意哪些問題?

　　七、文字表達(dá)題(共10分)

　　51、自我介紹(要求文字簡潔，個(gè)性特征突出，不得多于300字)

　　參考及解析

　　客觀題部分(第一、二大題)

　　一、單項(xiàng)選擇題

　　1. D。[解析]知周類決定的目的就宣告事項(xiàng)讓大家都知道。

　　2. B。[解析]指示的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分是指示的開端，主要交代發(fā)出指示的原因、目的、依據(jù)、意義。主體部分是指示的具體內(nèi)容，包括工作任務(wù)、指導(dǎo)原則、具體步驟、措施方法等項(xiàng)內(nèi)容。結(jié)尾部分要以簡潔的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。

　　3.B。[解析]略

　　4.A。[解析]通過對文獻(xiàn)的分析，選用確切的檢索標(biāo)識(shí)(類號(hào)、標(biāo)題詞、敘詞、關(guān)鍵詞、人名、地名等)，用以反映該文獻(xiàn)的內(nèi)容的過程。主要指選用檢索語言詞或自然語言詞反映文獻(xiàn)主題內(nèi)容，并以之作為檢索標(biāo)識(shí)的過程。確定主題詞是標(biāo)引操作程序的第一步。

　　5.B。[解析]報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的公文;函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文;通報(bào)是上級把有關(guān)的人和事告知下級的公文;請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求對某項(xiàng)工作、問題作出指示，對某項(xiàng)政策界限給予明確，對某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。

　　6.D。[解析]略

　　7.C。[解析]略

　　8.C。[解析]簡報(bào)一般都有固定的報(bào)頭，包括簡報(bào)的名稱、期號(hào)、編發(fā)單位和發(fā)行日期。簡報(bào)名稱，印在簡報(bào)第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號(hào)易大，盡可能用套紅印刷。期號(hào)，位置在簡報(bào)名稱的正下方，一般按年度依次排列期號(hào)，有的還可以標(biāo)出累計(jì)的總期號(hào)。屬于“增刊”的期 號(hào)，要單獨(dú)編排，不能與“正刊”期號(hào)混編。編發(fā)單位，應(yīng)標(biāo)明全稱，位置在期號(hào)的左下方。發(fā)行日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，位置在期號(hào)的右下方。

　　9.B。[解析]略

　　10.D。[解析]召開會(huì)議的首要因素是確定會(huì)議的議題，然后才能籌備會(huì)議召開的各項(xiàng)工作。

　　11.C。[解析]副語言溝通是通過非語詞的聲音，如重音、聲調(diào)的變化，以及哭、笑、停頓來實(shí)現(xiàn)的。心理學(xué)家稱非語詞的聲音信號(hào)為副語言。心理學(xué)的最新研究結(jié)果表明，副語言在溝通過程中起著十分重要的作用。一句話的含義不僅取決于其字面意思，還取決于它的弦外之音。語音表達(dá)方式的變化，尤其是語調(diào)的變化，可以使字面相同的一句話具有完全不同的含義。

　　12.D。[解析]氣質(zhì)是人的個(gè)性心理特征之一，它是指在人的認(rèn)識(shí)、情感、言語、行動(dòng)中，心理活動(dòng)發(fā)生時(shí)力量的強(qiáng)弱、變化的快慢和均衡程度等穩(wěn)定的動(dòng)力特征。

　　13.A。[解析]略

　　14.B。[解析]國際商務(wù)談判，是國際商務(wù)活動(dòng)中不同的利益主體，為了達(dá)成某筆交易，而就交易的各項(xiàng)條件進(jìn)行協(xié)商的過程。國際商務(wù)談判是國際貨物買賣過程中必不可少的一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，也是簽訂買賣合同的必經(jīng)階段。國際商務(wù)談判的核心是價(jià)格。

　　15.B。[解析]略

　　16.C。[解析]發(fā)生火種要原來電器設(shè)備。

　　17.D。[解析]親自去會(huì)場現(xiàn)場檢查才是最保險(xiǎn)的。

　　18.B。[解析]本題考查的是國際商務(wù)禮儀，屬于常識(shí)題。

　　19.C。[解析]負(fù)責(zé)特定任務(wù)工作小組就是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，它內(nèi)部進(jìn)行的所有形式的溝通屬于團(tuán)隊(duì)溝通。

　　20.C。[解析]閉幕詞是一些大型會(huì)議結(jié)束時(shí)由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會(huì)議所作的講話。具有總結(jié)性、評估性和號(hào)召性。閉幕詞不同與會(huì)議總結(jié)，它的總結(jié)針對性不強(qiáng)。

　　二、多項(xiàng)選擇題

　　31.ABCD。[解析]全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)(單位)組織在執(zhí)行職責(zé)活動(dòng)中形成的檔案的總稱。檔案整理首先要區(qū)分全宗，然后在全宗內(nèi)進(jìn)行后續(xù)的整理工作。在全宗中，根據(jù)案卷歸檔單位的來源、時(shí)間、內(nèi)容或形式的異同，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)地進(jìn)行區(qū)分、歸類。案卷目錄表包括案卷順序號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、卷內(nèi)文件份數(shù)、張數(shù)、保管期限等。檔號(hào)要求填寫在檔案盒封面上，是檔案存放地址的代號(hào)，由全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。

　　32.BD。[解析]長期保管的文件材料都很重要的文件。

　　33.BD。[解析]略

　　34.ABD。[解析]接受抄送件的單位可以向其領(lǐng)導(dǎo)單位進(jìn)行抄送。

　　35.ABD。[解析]下行文。指上級機(jī)關(guān)對所屬下級機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、指令、決定、決

　　議、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。下行文是上級機(jī)關(guān)向所屬的下級機(jī)關(guān)的行文。其行文方式有逐級行文、多級行文、直達(dá)基層行文三種。逐級行文即采取逐級下達(dá)的方式或只對直屬的下一級機(jī)關(guān)行文;多級行文即上級機(jī)關(guān)根據(jù)需要同時(shí)向所屬的幾級下級機(jī)關(guān)行文;直達(dá)基層行文即上級機(jī)關(guān)直接向最基層機(jī)關(guān)行文.采用這種方式行文的多是無須保密的普通文書。

　　36.ABCD。[解析]賀信是表示慶祝的書信的總稱。它是從古代祝辭中演變而來的。賀信是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人向其它集體單位或個(gè)人表示祝賀的一種專用書信。它是日常應(yīng)用寫作的重要文體之一。賀信一般篇幅比較簡短，感情充沛\文字明快，可以直接發(fā)給對方也可以登報(bào)、廣播 。

　　37.AB。[解析]略

　　38.ABC。[解析]主題詞又稱敘詞，在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。選擇主題詞的原則①實(shí)用性原則：所選擇的主題詞應(yīng)能夠滿足標(biāo)引文獻(xiàn)和檢索文獻(xiàn)的要求。②準(zhǔn)確性原則：所選擇的主題詞應(yīng)能夠準(zhǔn)確地表達(dá)概念的含義。③通用性原則：應(yīng)選擇通用的為人們普遍接受的詞語作為主題詞。

　　39.BCD。[解析]計(jì)劃是一種規(guī)劃和方案即解決問題方法。

　　40.ABCD。[解析]很多會(huì)議是沒有培訓(xùn)的，一般不包括這項(xiàng)。會(huì)議經(jīng)費(fèi)包括會(huì)議費(fèi)(場地費(fèi)，用品費(fèi)，設(shè)備費(fèi)等)、人員勞務(wù)費(fèi)(包括專家的講課費(fèi))、資料費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)以及其他費(fèi)用。

　　主觀題部分(第三、四、五、六大題)

　　三、名詞解釋

　　41.參考答案：社會(huì)角色是指人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有與之相適應(yīng)的意識(shí)和行為。

　　42.參考答案：綜合調(diào)查是對調(diào)查對象運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)進(jìn)行的多學(xué)科知識(shí)進(jìn)行的多角度的調(diào)查，目的在于掌握事物的全局和各個(gè)部分的聯(lián)系。宏觀的調(diào)查常采用這一方法。綜合調(diào)查是調(diào)查研究中常用的調(diào)查方方法之一。

　　43.參考答案：協(xié)調(diào)就是消除矛盾，解決問題，相互合作，步調(diào)和諧;它是以溝通信息為手段，為實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同目標(biāo)而進(jìn)行適當(dāng)配合、同心協(xié)力的過程。從管理學(xué)的角度解釋，管理就是協(xié)調(diào)，管理的過程就是協(xié)調(diào)的過程。

　　44.參考答案：信訪是來信來訪的簡稱，是指人民群眾通過書信、電話、上訪等形式向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或社會(huì)組織提出要求、批評、建議和揭發(fā)、申訴、控告的一種活動(dòng)，

　　45、參考答案：公文即公務(wù)文書，是社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中按照一定的程序和格式形成和使用的文書材料，和私務(wù)文書相對應(yīng)，是文書的一大部類。廣義的公文包括通用公文、專用公文和事務(wù)文書三種。

　　四、簡答題

　　46.參考答案：

　　秘書工作的輔助性特征是由秘書工作的地位和任務(wù)所決定的。秘書工作的主要職責(zé)就是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策方案，進(jìn)行調(diào)查研究，收集篩選信息，擬文辦會(huì)，查辦督導(dǎo)等等，并為領(lǐng)導(dǎo)的工作、學(xué)習(xí)、生活提供方便條件。因此，相對領(lǐng)導(dǎo)工作而言，秘書工作具有明顯的輔助性特征。我們講秘書工作的輔助性，決不是削弱秘書工作的地位和作用，恰恰相反，認(rèn)識(shí)秘書工作這一本質(zhì)屬性，更有利于擺正位置，充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造精神，使其輔助更加卓有成效。

　　47. 參考答案：

　　所謂心理健康是指個(gè)體在各種環(huán)境中能保持一種良好的心理效應(yīng)狀態(tài)，是一種持續(xù)的心理上的適應(yīng)。由于秘書工作的特殊性，其往往會(huì)產(chǎn)生心理障礙，主要有以下八種：

　　(1)清高心理。一些秘書尤其是新走上秘書工作崗位的年輕秘書錯(cuò)把對群眾的冷淡和藐視看成是清高，總覺得自己身處領(lǐng)導(dǎo)周圍，所以見到群眾不是眼睛朝上，就是盛氣凌人。

　　(2)卑怯心理。卑怯是一種缺乏自信的自我意識(shí)。有卑怯心理的秘書常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人、特別是與地位高的人平等交往。

　　(3)狹隘心理。狹隘心理的突出表現(xiàn)就是心胸狹窄。有此心理的秘書對他人多持懷疑態(tài)度，平時(shí)斤斤計(jì)較，遇事嫉賢妒能，受挫則遷怒他人而原諒自己，因而常常造成不必要的麻煩與誤會(huì)。

　　(4)虛榮心理。在工作中，面子受到傷害是每個(gè)秘書都有可能遇到的事情。虛榮心強(qiáng)的秘書遇到此種情況會(huì)出現(xiàn)一些不理智的言行。虛榮心過強(qiáng)的秘書還常常表現(xiàn)出不能受批評，不能容忍別人反駁自己，特別是在大庭廣眾之下和別人發(fā)生爭辯時(shí)，一旦理屈，便惱羞成怒。

　　(5)戒備心理。作為秘書，如果有了這種心理將大大限制和縮小自己的工作接觸面，挫傷別人的感情，使得人際關(guān)系危機(jī)迭起，最終造成“作繭自縛”的后果。

　　(6)強(qiáng)迫心理。秘書的強(qiáng)迫心理是將自己喜歡的事物、觀點(diǎn)、主張強(qiáng)加于人。這種心理會(huì)妨礙正常的合作與交流，嚴(yán)重者有越權(quán)行事的危險(xiǎn)。

　　(7)市儈心理。市儈心理在秘書交際中的表現(xiàn)就是圓滑世故、喪失原則。

　　(8)漠然心理。漠然心理就是對周圍一切都漠不關(guān)心，漠然視之的一種消極心理。有此心理的秘書，也可能有挫折的經(jīng)歷，有實(shí)際的困難，但長此以往，會(huì)貽誤工作，也會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的形象。

　　48.參考答案：

　　信息反饋秘書部門信息工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。做好信息反饋工作應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：

　　(1)信息反饋要全面。信息反饋的一個(gè)基本原則就是要廣泛全面。要是信息反饋?zhàn)龅綇V泛全面，就要注意正負(fù)反饋，既報(bào)喜又報(bào)憂。正負(fù)反饋反映了信息的全面、真實(shí)、客觀性，也是領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作和決策參考所必需的。

　　(2)信息反饋要及時(shí)。及時(shí)反饋是信息反饋的基本要求。信息反饋的時(shí)間越短，速度越快，其效果就越好，能夠使計(jì)劃和決策在信息傳遞過程中盡快得到有效地控制和完善。

　　(3)信息反饋要連續(xù)。這是信息反饋的又一重要要求。客觀事物總是在不斷發(fā)展變化的，信息反饋也必須是不間斷地反映客觀事物的最新變化和最新情況，所以信息反饋必須保持連續(xù)性。

　　五、公文改錯(cuò)題

　　49.閱讀下面的公文，并將其中錯(cuò)誤的地方改正過來。

　　參考答案：

　　(1)標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整，應(yīng)改為中共中央、國務(wù)院關(guān)于授予××同志先進(jìn)工作者稱號(hào)的決定;

　　(2)今年初這一時(shí)間概念表達(dá)不當(dāng)，應(yīng)改為1990年初;

　　(3)枝江縣前應(yīng)冠以省名;

　　(4)英勇歹徒的表達(dá)有誤;

　　(5)群眾、工人、„„等搭配不當(dāng);、

　　(6)數(shù)字表達(dá)不一致，不應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字;

　　(7)作者排列有誤，應(yīng)分兩行排列;

　　(8)日期書寫有誤，應(yīng)用漢字。

　　六、論述題

　　50.參考答案：

　　辦公室管理和決策的基礎(chǔ)是人和信息，辦公自動(dòng)化正是對這些最基本因素進(jìn)行徹底的變革。在辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)過程中，各種先進(jìn)的電子設(shè)備代替了人工勞動(dòng)，使辦公人員從大量繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，把自己的精力集中于思考和判斷，將智力運(yùn)用于管理和決策。

　　同時(shí)，計(jì)算機(jī)承擔(dān)了大量的信息處理，使信息活躍暢通;跟中設(shè)備和技術(shù)及時(shí)靈活地傳遞信息，使信息流通領(lǐng)域突破了時(shí)空的限制;各種專家系統(tǒng)、人工智能系統(tǒng)及輔助決策的支持系統(tǒng)為辦公室人員提供了各種決策咨詢方案。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，就是要全面而科學(xué)地把人、財(cái)、物、技術(shù)和信息統(tǒng)籌協(xié)調(diào)起來，有效地提高辦公室工作的質(zhì)量和效率。

　　(1)從辦公室實(shí)際出發(fā)

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)，它涉及到計(jì)算機(jī)、文字處理、聲像識(shí)別、數(shù)值計(jì)算、傳真技術(shù)及科學(xué)管理等。要建立這樣的系統(tǒng)，既要需要社會(huì)技術(shù)環(huán)境的支持，也需要辦公室依賴市場軟件技術(shù)，積極主動(dòng)地研制和設(shè)計(jì)，這樣的投入不是一筆小數(shù)目，很難一步到位。強(qiáng)調(diào)從各部門實(shí)際出發(fā)，就是要在財(cái)力和環(huán)境允許的情況下，有計(jì)劃地購置必要設(shè)備，逐步建立有部門特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，積極地推進(jìn)辦公自動(dòng)化。

　　(2)總體規(guī)劃推進(jìn)

　　總體規(guī)劃一般分為目標(biāo)計(jì)劃階段、信息需求分析階段、資源分配階段和項(xiàng)目規(guī)劃階段。在這四個(gè)階段中，最重要的是信息需求分析階段。信息需求是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的依據(jù)，只有將近期和長期的需求分析清楚，才能在總體規(guī)劃中確定系統(tǒng)的合理結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行總體規(guī)劃方案設(shè)計(jì)中，必須考慮計(jì)算機(jī)和各種計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的辦公設(shè)備的更新模式，以及計(jì)算機(jī)一般關(guān)鍵和軟件可以共享的特點(diǎn)，必須考慮系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性�，F(xiàn)代化數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展為資源共享提供了極為方便的條件，大家可以在保密的前提下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)資源的共享特點(diǎn)，盡可能地節(jié)省投資。

　　(3)與辦公室管理改革相結(jié)合

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)必須與管理工作的改革結(jié)合起來，不能離開辦公室管理的大環(huán)境。具體要做到：

　　首先，辦公室管理不能停留在傳統(tǒng)的知覺經(jīng)驗(yàn)的水平上，要實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，光靠技術(shù)人員是不行的，管理人員必須同時(shí)懂技術(shù)知識(shí)，具備操作技能，做到兩者的有機(jī)結(jié)合。為此，要對有關(guān)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)和培養(yǎng)，使他們成為懂管理、懂技術(shù)的合格人才。

　　其次，隨著辦公室辦公自動(dòng)化建設(shè)的發(fā)展，辦公效率的提高，不可避免地會(huì)對管理方法和管理機(jī)構(gòu)提出改革的要求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和管理工作的改革是相互促進(jìn)的，管理工作的改革會(huì)對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提出新的更高的要求;而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和逐步完善，也會(huì)反過來促進(jìn)管理人員、管理機(jī)構(gòu)、管理方法和制度的改革向深度和廣度發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化。

　　(4)秘書要積極為辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)

　　秘書是辦公自動(dòng)化的實(shí)施主體和應(yīng)用主體，既是使用者，也是得益者;既是管理者，也是技術(shù)人員。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，隨著管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，秘書同辦公自動(dòng)化的關(guān)系越來越密切。作為秘書必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟練地運(yùn)用辦公軟件，尤其是文字處理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)技術(shù)。只有這樣，才能更為有效地發(fā)揮輔助管理、綜合服務(wù)的作用。

　　七、文字表達(dá)題

　　51.參考答案：略。

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　　一、文秘必學(xué)的酒店會(huì)議知識(shí)：

　　1.會(huì)議的性質(zhì)：為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、商貿(mào)及交流服務(wù)的活動(dòng)。

　　2.會(huì)議的市場規(guī)模：根據(jù)國際大會(huì)和會(huì)議協(xié)會(huì)(icca)統(tǒng)計(jì)：以國際會(huì)議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個(gè)、與會(huì)外賓人數(shù)超過50人的各種國際會(huì)議有40萬個(gè)，其市場價(jià)值超過2800億美圓。

　　3.中國會(huì)議市場現(xiàn)狀：

　　1)與國際發(fā)達(dá)的會(huì)議市場相比，中國的會(huì)議旅游業(yè)尚在起步階段。

　　表現(xiàn)在：

　　a)專業(yè)辦會(huì)的組織或公司很少。

　　b)缺乏會(huì)議專業(yè)服務(wù)的人員，更談不上專業(yè)的培訓(xùn)人員。

　　2)會(huì)議展覽、獎(jiǎng)勵(lì)旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場（liuxue86.com）。

　　3)全國三星級以上的飯店大多具備接待會(huì)議的設(shè)施及能力，主要目的地城市具有一批有經(jīng)驗(yàn)的會(huì)展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構(gòu)成了一套完整的的會(huì)議市場發(fā)展的基礎(chǔ)。

　　4.有必要了解酒店會(huì)議的基本常識(shí)：

　　1)酒店是接待會(huì)展的核心接待部門。

　　2)目前大部分的會(huì)議市場是以酒店會(huì)議占大部分。

　　5.酒店接會(huì)議的好處：

　　1)利潤高。因會(huì)議旅游者不僅經(jīng)費(fèi)來源可靠。消費(fèi)水平較高。一般會(huì)議旅游者的平均消費(fèi)是普通旅游者的三倍。

　　2)有利于擴(kuò)大酒店的影響，提高酒店的知名度。

　　3)可調(diào)節(jié)酒店的淡季市場。

　　6.接好酒店會(huì)議需注意的要點(diǎn)：

　　1)會(huì)議團(tuán)到前作好準(zhǔn)備。

　　2)第一天會(huì)議團(tuán)到時(shí)最容易出問題，需特別關(guān)注會(huì)議團(tuán)。

　　3)作好會(huì)議的溝通協(xié)調(diào)工作。

　　4)每天對清帳目。

　　5)隨時(shí)關(guān)注客人的意見，并及時(shí)反映給相關(guān)人員。

　　6)注意會(huì)議價(jià)格的保密性。

　　7)熟知酒店接待設(shè)施的基本情況。

　　8)監(jiān)督和落實(shí)會(huì)議的各項(xiàng)安排。

　　9)會(huì)議結(jié)束后給相應(yīng)的酒店部門給予評價(jià)。

　　10)總結(jié)會(huì)議接待中的問題及好的經(jīng)驗(yàn)。

　　7.會(huì)議室常見的擺臺(tái)：

　　1)戲院式2)課桌式

　　3)u型4)回型5)橢圓型6)長方行7)會(huì)見式8)圓桌式9)

　　雞尾酒式10)舞臺(tái)式11)t型臺(tái)

　　8.會(huì)議常見的設(shè)施及工具

　　1)屏幕2)投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3)錄像機(jī)4)vcd5)音響6)話筒(有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風(fēng))7)鐳射筆8)幻燈機(jī)9)講臺(tái)10)臺(tái)11)夾紙板12)大白板13)簽到臺(tái)14)名片缽15)馬克筆16)鉛筆17)信簽18)會(huì)議桌椅19)插線板20)彩電21)橫幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席臺(tái)26)盆景27)鮮花28)背景板30)隔板31)燈光照明32)同聲翻譯系統(tǒng)。

　　9.會(huì)議常見的用餐形式：

　　1)圓桌式2)自助式3)雞尾酒會(huì)3)零點(diǎn)4)外賣

　　二、文秘必學(xué)的日程會(huì)議流程常識(shí)

　　1.會(huì)議文件資料的立卷歸檔

　　1)會(huì)議文件的收集整理工作

　　(1)確定會(huì)議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。

　　(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。

　　2)會(huì)議文件的立卷歸檔

　　把會(huì)議過程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話、會(huì)議記錄或紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議報(bào)道等，進(jìn)行分類立卷歸檔。

　　2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

　　(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會(huì)議要由與會(huì)代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。

　�、賾�(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　�、趹�(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問清姓名、卡號(hào)、有效期等。

　�、荛_具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序，不能出任何差錯(cuò)。如果有些項(xiàng)目無法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)掌握付款的方法和時(shí)間。

　　3.安排與會(huì)人員返程

　　案例

　　天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風(fēng)韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì)。秘書初萌負(fù)責(zé)安排與會(huì)人員的返程工作，初萌想先解決容易預(yù)訂的近處與會(huì)者的車票問題，再慢慢解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車票預(yù)訂問題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能及時(shí)拿到返程的車、機(jī)票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì)的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長短、外部與會(huì)人數(shù)多少等情況及早安排好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)

　　1.提早做好與會(huì)者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

　　(1)應(yīng)根據(jù)會(huì)期長短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會(huì)者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會(huì)人員對時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行。

　　2.幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備

　　(1)提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。

　　(3)幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。

　　4.會(huì)議總結(jié)

　　總結(jié)工作要以科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)。績效考評標(biāo)準(zhǔn)是指對會(huì)議工作人員績效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

　　(1)會(huì)議工作總結(jié)要根據(jù)崗位責(zé)任制和工作任務(wù)書的內(nèi)容逐條對照檢查�？偨Y(jié)工作的方法如下。

　�、贆z查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。

　　②檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。

　　③將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合。

　　④以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、激勵(lì)下屬、提高工作水平為目的。

　　(2)決定會(huì)議效果的主要因素有以下幾個(gè)。

　�、偈欠窬哂姓匍_會(huì)議的必要。

　�、跁�(huì)議準(zhǔn)備得是否充分。

　�、圩h程是否科學(xué)合理。

　�、苤鞒秩说哪芰λ健�

　�、菔欠駠�(yán)格控制了會(huì)議人數(shù)。

　�、夼c會(huì)人數(shù)是否達(dá)到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。

　　三、文秘必學(xué)的會(huì)議座次安排常識(shí)

　　一、關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排

　　(1)主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。

　　(2)主席臺(tái)座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置;領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。

　　可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會(huì)的座次排列圖：

　　(3)幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

　　(4)對上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。

　　主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)

　　主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)

　　二、關(guān)于宴席座次的安排

　　宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、儀式的座次安排

　　簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。

　　四、關(guān)于乘車的座次安排

　　小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間)。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。

　　乘車座次安排

　　五、合影座次安排與主席臺(tái)安排相同。

　　附：會(huì)議座位安排

　　長條桌

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方席

　　沙發(fā)室

　　1.與外賓會(huì)談

　　注：a為主方，b為客方

　　2.與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

　　注：a為上級領(lǐng)導(dǎo)，b為主方領(lǐng)導(dǎo)

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文秘知識(shí)基礎(chǔ)模擬試題及答案1、什么是秘書?答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。

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　　以下是出國留學(xué)網(wǎng)小編整理的文秘知識(shí)基礎(chǔ)模擬試題及答案，經(jīng)常會(huì)問到的問題，一定要記下來。

　　1、什么是秘書?

　　答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機(jī)關(guān)、部隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點(diǎn)?

　　答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機(jī)要性。

　　3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風(fēng)險(xiǎn)題)

　　答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會(huì)務(wù)。(4)調(diào)查研究。(5)查辦、催辦。(6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。(7)安排禮儀活動(dòng)。(8)處理來信來訪。(9)組織機(jī)要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。(5)耳目作用。

　　5、秘書工作的指導(dǎo)思想：

　　答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù);三是為廣大人民群眾服務(wù)。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：(1)準(zhǔn)確。(2)迅速。(3)求實(shí)。(4)保密。

　　7、秘書工作者的政治素質(zhì)：

　　答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和政策觀念。

　　(3)具有全心全意為人民服務(wù)的思想。(4)嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。

　　8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)：

　　答：(1)基礎(chǔ)知識(shí)。(2)社會(huì)知識(shí)。(3)專業(yè)知識(shí)。(4)業(yè)務(wù)知識(shí)。(5)輔助知識(shí)。

　　9、秘書人員應(yīng)具備的能力：

　　答：(1)調(diào)查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達(dá)能力。(4)口頭表達(dá)能力。(5)組織協(xié)調(diào)能力。(6)辦事能力。(7)管理事務(wù)的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。

　　11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則?

　　① 全面服務(wù)。②實(shí)事求是。不夸大縮小，既報(bào)喜，又報(bào)憂。

　　12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個(gè)要素?

　　答：a來電時(shí)間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號(hào)碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時(shí)間、記事內(nèi)容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么?

　　答：(1)打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報(bào)自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動(dòng)復(fù)述。(4)要找的人不在時(shí)，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么?

　　答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報(bào)自己的單位、職務(wù)和姓名。

　　(3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時(shí)使用錄音電話，并時(shí)常檢查自己對所接電話的處理情況。

　　(4)來電話者要找的人不在時(shí)，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個(gè)部分?

　　答：一是來電時(shí)間、包括年、月、日、時(shí)、分;二是來電單位、姓名及電話號(hào)碼;三是來電內(nèi)容;四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示;五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書?

　　答：指個(gè)人、社會(huì)組織、政黨集團(tuán)、國家政權(quán)在社會(huì)活動(dòng)中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所說的文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。

　　19、什么是會(huì)簽?

　　答：兩個(gè)及兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會(huì)簽。會(huì)簽本身也是一種會(huì)商，但大量的實(shí)質(zhì)性的會(huì)商工作應(yīng)在會(huì)簽之前進(jìn)行。

　　20、什么是傳達(dá)范圍?

　　答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達(dá)到哪個(gè)范圍，一般都是根據(jù)臨時(shí)情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。

　　22、密級一般劃分為哪幾級

　　答： 一般劃分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級，

　　23、會(huì)議報(bào)到有哪幾種方式?

　　答：①與會(huì)者本人持會(huì)議通知或單位介紹信親自報(bào)到;②委托他人代為報(bào)到;③電話報(bào)到。

　　24、內(nèi)賓接待工作原則是什么?

　　答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費(fèi)，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時(shí)間，努力提高辦事效率。

　　25、握手的技巧是什么?

　　答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會(huì)使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強(qiáng)。

　　26、為別人作介紹時(shí)應(yīng)注意哪幾方面?

　　答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的;如果一個(gè)人會(huì)見幾個(gè)人，應(yīng)當(dāng)先把一個(gè)人介紹給幾個(gè)人。在為別人介紹時(shí)，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

　　27、聽講時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題?

　　答： ①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談?”

　　28、當(dāng)你有幾機(jī)說話時(shí),應(yīng)注意哪幾點(diǎn)?

　�、僖Y貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達(dá)要妥貼，以提高對方的接受效果。

　　29、接電話時(shí)的注意事項(xiàng)?

　　答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機(jī)，而不要讓人久等;拿起耳機(jī)之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓?您 是什么單位?有什么事?”之類的話;通話完了應(yīng)當(dāng)說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時(shí)還有幾個(gè)問題需要注意：①如果一個(gè)電話未完又來一個(gè)，或者兩部電話同時(shí)響鈴，應(yīng)當(dāng)視電話的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時(shí)禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會(huì)再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎?”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會(huì)明白你的意思。③如果人家打錯(cuò)了電話，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告訴對方“你打錯(cuò)了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號(hào)碼告訴對方，以便他糾正;假如是機(jī)要部門，就不能把自己的單位和電話號(hào)碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

　　30、打電話時(shí)的注意事項(xiàng)?

　　①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)“自報(bào)家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進(jìn)入正題，開始交談。②如果是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)提醒對方記錄。③聲音應(yīng)當(dāng)不高不低，嘴與話筒應(yīng)當(dāng)保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應(yīng)當(dāng)簡練明了，用最少的語言，在最短的時(shí)間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達(dá)給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會(huì)影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關(guān)的話應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會(huì)影響工作效率，二則也會(huì)給人以婆婆媽媽的感覺。

　　31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面?

　　答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。

　　32、協(xié)調(diào)的方法有哪些?

　　答：1、文字協(xié)調(diào) ;2、情況協(xié)調(diào); 會(huì)議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。

　　33、協(xié)調(diào)工作的原則?

　　答：1、服從全局的原則。2、維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。3、從實(shí)際出發(fā)的原則。4、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。

　　34、辦公自動(dòng)化中的保密?

　　答：計(jì)算機(jī)的保密，需要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)工作：1、操作人員的要求。2、計(jì)算機(jī)的放置。3、計(jì)算機(jī)在使用中的保密。

　　35、文房四寶主要指的是什么?即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

　　答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

　　36、校對的主要方法有哪幾種：

　　答：一是對校法;二是折校法;三是 讀校法。

　　37、人的能力大致可分為哪兩種

　　答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

　　一般說來，科學(xué)能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實(shí)際操作能力、管理能力等。

　　38、什么是創(chuàng)造性思維?

　　答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所進(jìn)行的新探索，并能創(chuàng)造出新的思維形態(tài)。

　　39、你怎樣認(rèn)識(shí)靈感?

　　答：有人認(rèn)為，靈感是指一切創(chuàng)造性活動(dòng)過程的某種創(chuàng)造力極為高漲的狀態(tài)，不僅有突發(fā)性、創(chuàng)造性，而且還以創(chuàng)造者頑強(qiáng)意志、熱情以及高效率的勞動(dòng)為特征。一般地說，當(dāng)靈感產(chǎn)生時(shí)，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產(chǎn)生有隨機(jī)性、瞬時(shí)性。只有通過艱苦勞動(dòng)才能獲得到，沒有對某一個(gè)問題長久地思索，靈感是不會(huì)突然降臨的。

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