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　　文秘基礎知識與技能

 

　　文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備以下基本素質：

　　(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)

　　(二)熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　　(三)應有必備的專業(yè)基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識

　　文書工作人員的專業(yè)基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等�；A理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務相關的某些基本知識。

　　(四)掌握熟練的業(yè)務技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業(yè)務技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現代化辦公設備的能力

　　秘書部分觀點

　　(一)秘書的知識結構

　　秘書的知識結構就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。

　　秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。

　　1、基礎知識層次

　　基礎知識層次是秘書知識結構的根底，是秘書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建秘書知識結構的基本條件�；A知識不僅要扎實，而且要寬廣。

　　(1)文化基礎知識

　　秘書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關干部的共同要求，也是秘書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等;

　　(2)理論基礎知識

　　掌握基礎理論知識，是提高秘書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策;

　　(3)法律基礎知識

　　法律基礎知識是秘書從事秘書工作的重要依據。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。

　　2、輔助知識層次

　　輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。

　　(1)傳統(tǒng)學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識

　　(2)新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。

　　3、專業(yè)知識層次

　　專業(yè)知識層次是秘書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯系的部分。它由兩個部分組成：

　　(1)業(yè)務知識

　　主要指秘書業(yè)務知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學;分支秘書學(如行政秘書學、企業(yè)秘書學、科技秘書學、涉外秘書學、基層秘書學、高級秘書學);秘書寫作學;秘書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。

　　(2)行業(yè)知識

　　秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構成和知識門類;了解所屬部門工作的任務和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識

　　注意：A、當今比較合理的秘書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態(tài)性;層次性。

　　B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。

　　(二)秘書的能力結構

　　秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎能力

　　指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。

　　(1)秘書的觀察力

　　一個人所獲得的信息有80%—90%是經過視覺而來的。秘書的觀察力應重點置于領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　(2)秘書的記憶力

　　良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　(3)秘書的思維力

　　思維力在秘書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　(4)秘書的想象力

　　想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。

　　2、專業(yè)能力

　　(1)閱讀能力

　　秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結構，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學的閱讀方法。

　　(2)寫作能力

　　即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領”。秘書寫作能力，主要是指各種應用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。

　　(3)說話能力

　　即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　　(4)辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結構個性差異的重要方面。

　　(1)協調能力

　　指運用協調原理和方法使各方面保持秩序化、科學化的能力。一般要求是：要掌握協調依據，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協調原則，使協調有根有據;要選擇協調方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協調方法。

　　(2)調研能力

　　一般要求是：要有計劃;有科學的方法;有較強的洞察力;要善于與被調查者迅速溝通，取得對方的信任。

　　(3)操作能力

　　主要包括打字、復印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。

　　(三)秘書的心理素質

　　秘書的心理素質，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質等方面表現出來的穩(wěn)定心理特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書心理素質的構成

　　(1)秘書的興趣

　　即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應具有以下幾種品質：廣泛性、中心性、持久性

　　(2)秘書的情感與情緒

　　情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。秘書情感的品質是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質分為兩類：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應激。

　　(3)秘書的意志

　　良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。

　　良好的意志應該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動搖性;任性)

　　(4)秘書的氣質

　　氣質是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。人的所有心理活動和行為都受氣質影響，氣質具有穩(wěn)定性，但人的氣質是千差萬別的。氣質的主要類型有：多血質(活潑型)的人、膽汁質(興奮型)的人、粘液質(安靜型)的人、抑郁質(抑制型)的人。

　　注意：

　　上述四種氣質既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書進行氣質修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質相反的工作。

　　(1)秘書的性格

　　秘書性格是秘書心理素質的核心部分。性格主要表現在兩個方面：對現實的態(tài)度上和行動的方式上。

　　秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關系，有利于適應環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書的心理健康

　　(1)影響秘書心理健康的因素

　　負擔過重;輿論壓力;關系復雜。

　　(2)秘書心理健康的標準

　　一個心理健康的秘書應具有以下的主要標志：智力正常;情緒成熟;行為協調;工作專注;關系和諧。

　　(3)秘書常見的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強自信，對未來充滿信心，不為一時一事所困擾，不為一得一失而計較，努力去實現一個有意義的目標，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹立正確的理想信念和工作目標，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無濟于事的。

　　自傲和自卑：樹立正確的自我表現意識，從而保持心理平衡。

　　推薦閱讀：文秘基礎寫作能力 | 秘書工作者知識結構

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主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時，1

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1.會議的性質：為政治、經濟、文化、商貿及交流服務的活動。2.會議的市場規(guī)模：根據國際大會和會議協會(icca)統(tǒng)計：以國際會議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個、與會外賓人數超過50人的各種國際會議有40萬個……

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　　文秘基礎知識(一)

　　一、關于會議主席臺座次的安排

　　(1)主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

　　(2)主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。

　　可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會的座次排列圖：

　　(3)幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列�？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

　　(4)對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。

　　主席臺人數為奇數時

　　主席臺人數為偶數時

　　二、關于宴席座次的安排

　　宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、儀式的座次安排

　　簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。

　　四、關于乘車的座次安排

　　小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

　　乘車座次安排

　　五、合影座次安排與主席臺安排相同。

　　附：會議座位安排

　　長條桌

　　注：a為上級領導，b為主方席

　　沙發(fā)室

　　1.與外賓會談

　　注：a為主方，b為客方

　　2.與上級領導座談

　　注：a為上級領導，b為主方領導。

　　文秘基礎知識(二)

　　商務旅游

　　商務旅游又稱商業(yè)旅游。是以經商為目的，把商業(yè)經營與旅行、游覽結合起來的旅游形式。到外地經商，商人要乘用交通工具、食宿花費，均為旅游活動。在現代社會中由于商業(yè)貿易的發(fā)達，各國之間的此種旅游也發(fā)展很快。其業(yè)務承辦有三種類型：

　　(一)客人人自行籌辦食宿旅游;

　　(二)由業(yè)務接待方安排洽談和旅游活動;

　　(三)客人委托旅行社給予全程綜合服務或小包價旅游服務，或者申請旅行社委托代辦食宿旅游中的某項業(yè)務。

　　旅行社承辦商務旅游為配合商務貿易的開展提供了條件。

　　商務會議

　　依托旅游網絡強大的信息資源和服務體系，在承辦各種會議方面具有獨到的專業(yè)優(yōu)勢。我們能夠為客戶提供吃、住、行、娛購一整套完善的會議策劃及專業(yè)的實施隊伍，區(qū)域可以覆蓋湖南各大商務旅游城市。從主題創(chuàng)意、內容策劃、參會人員的邀請、會場設計安排、接待宴請、媒體支持及政府關系協調等，事無巨細，我們都一一安排。

　　會議策劃

　　◇會場預約◇

　　我們將根據你的需要，為您具體分析各種情況作出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環(huán)境的要求，為您確定具體舉辦地點;我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前為您預約。

　　◇負責會場的布局，設備安裝調試◇

　　我們將根據會議的具體情況，為您設計并安排會場的布局，細致周到地設計好所有的細節(jié);我們將根據您的需要，為您提供會議所需要的所有設備，并提前安放在指定位置;我們將根據您的需要，提前為您調試好設備，并進行演練，確保會議的順利進行。

　　◇印刷材料的設計制作◇

　　我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

　　◇參會者的接送◇

　　我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。

　　◇參會者的餐飲◇

　　我們將根據參會人員的喜好，為您預定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點，為您推薦不同的用餐地點。

　　◇參會者業(yè)余時間的安排◇

　　我們將根據參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式;我們可以為您設計專門的旅游線路，方便您的出行;我們將為您介紹下榻酒店附近的娛樂設施，供你選擇。

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　　文秘專業(yè)需要哪些基本素質，文秘專業(yè)的工作任務是什么，下面是出國留學網小編為大家整理的文秘專業(yè)基本素質及工作任務，歡迎大家閱讀。

　　一、基本素質

　　1、 身體素質：

　　健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　2、 心理素質：

　　要時刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　3、 思想素質：

　　這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業(yè)精神、實事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。在現代社會里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產虧大發(fā)了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好!

　　二、業(yè)務素質

　　1、 理論知識：

　　必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業(yè)務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發(fā)展動態(tài)。

　　2、 實踐經驗：

　　要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

　　3、 辦事能力：

　　秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

　　三、文化素質

　　1、 社會科學 學好專業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。 語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

　　2、 自然科學：

　　仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫(yī)藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

　　3、 外語：

　　我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業(yè)務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　四、其他

　　學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。 俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

　　但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業(yè)”。

　　五、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術

　　工作原則：

　　在工作中應遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準則。

　　工作方法：

　　為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。 工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

　　作為現代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：

　　1、要協調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調解員之間的關系;與當事人的關系，與律師的關系;與有關部門的關系等。 在協調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領導幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。

　　2、當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。 對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

　　六、秘書工作的任務

　　秘書工作的任務主要有以下7個方面：

　　1.調查研究與信息收集

　　調查研究是領導者了解情況、進行決策的基礎，而領導的調查研究工作大部分，甚至全部要靠秘書人員進行，秘書應該通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的信息，及時提供給領導。

　　2.文書工作

　　文書工作包括收文和發(fā)文兩個方面，收到的文件要分輕重緩急交給領導批閱處理，發(fā)文要在領導的指示下按程序認真進行，很多時候秘書還要進行文件、報告的起草，所以秘書對文書的寫作規(guī)范、要求等要熟悉，處理完的文檔要及時分類歸檔。

　　3.會議籌辦

　　秘書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同的會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。

　　4.來賓接待

　　秘書應負責來賓的接待工作，包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀，力求樹立單位的良好形象。

　　5.檔案管理

　　如果一個單位沒有專門的檔案部門，秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信訪工作

　　信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待，在領導的授權下可以作適當的處理，對自己處理不好或不在自己權限范圍內的問題，要及時向領導匯報。

　　7.日常事務工作

　　如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設備管理、環(huán)境管理等工作，常常都需要秘書來處理。

　　七、文秘基礎知識試題及答案

　　一、單項選擇題(下列各題備選答案中，只有一個是最符合題意的，請將其選出，并在答題卡上將對應題號后的字母涂黑。每小題1分，共30分)

　　1、通用文書中知周類決定的特點是重在( )

　　A、執(zhí)行 B、要求 C、說明 D、宣告

　　2、通用文書中指示的正文一般包括三個組成部分( )

　　A、批示的根據、指示事項、執(zhí)行要求 B、指示的緣由、指示事項、執(zhí)行要求

　　C、指示的緣由、執(zhí)行方法、執(zhí)行要求 D、指示的緣由、指示事項、完成日期

　　3、通用文書中知照性文書有( )

　　A、公告、通告、報告等 B、公告、通告、指示等

　　C、公告、通告、函等 D、公告、通告、批復等

　　4、“標引”是主題詞標引操作程序的( )

　　A、第一步驟 B、初期工作 C、中期工作 D、最后步驟

　　5、巨化集團公司與浙江大學商洽工作，行文時應使用的文種是：( )

　　A、報告 B、 函 C、通報 D、請示

　　6、案卷備考表應放在( )

　　A、全卷開首 B、全卷目錄之后

　　C、全卷后半部分 D、全卷末尾

　　7、文書立卷的最后一個步驟是( )

　　A、結合運用、靈活運用文書特征組卷 B、照顧文書的價值和數量組卷

　　C、填寫案卷卷皮 D、編目定卷

　　8、簡報名稱的正下方是簡報的( )

　　A、編發(fā)單位 B、印發(fā)日期

　　C、順序期號 D、印發(fā)份數

　　9、下列選項中，符合“儀表端莊”具體要求的是( )

　　A、著裝華貴 B、著裝樸素大方

　　C、飾品俏麗 D、發(fā)型突出個性

　　10、會議召開的時間應( )確定下來之后確定。

　　A、會議的名稱 B、會議的主持人

　　C、會議的規(guī)模 D、會議的議題

　　11、聲調的變化屬于( )。

　　A、身體語言溝通 B、語言溝通

　　C、副語言溝通 D、物體的操縱

　　12、個人的溝通障礙中( )所導致的障礙屬于個性因素所引起的障礙。

　　A、經驗水平的差距 B、個體記憶不佳

　　C、對信息的態(tài)度不同 D、氣質差別

　　13、“熱”協調屬于協調技巧中的( )。

　　A、善于捕捉協調時機 B、方法協調配合

　　C、情緒控制 D、恰當運用語言

　　14、國際商務談判的核心( )。

　　A、交易條件 B、價格

　　C、違約責任 D、合同期限

　　15、“墻壞于其隙，木毀于其節(jié)” 體現( )談判策略的作用。

　　A、吊筑高臺 B、趁隙擊虛

　　C、旁敲側擊 D、渾水摸魚

　　16、辦公場所一旦發(fā)生火災，工作人員應立即疏散，下列不可通行的通道是( )。

　　A、樓梯 B、消防梯

　　C、電梯 D、安全梯

　　17、會務籌備情況檢查的方法最可靠的是( )。

　　A、聽取會議籌備人員的匯報 B、閱讀報告

　　C、電話詢問 D、會前現場檢查

　　18、在涉外商務活動中，選擇的禮品應該( )。

　　A、印上送禮單位的名稱 B、包裝講究

　　C、貴重 D、初次見面就送上

　　19、在負責特定任務工作小組內部進行的所有形式的溝通，都可以稱為( )。

　　A、“間接溝通” B、“直接溝通”

　　C、“團隊溝通” D、“語言溝通”

　　20、下列選項中表述不正確的是( )。

　　A、會議總結的形式因會議種類不同而有所區(qū)別

　　B、主持人的結論性意見就是小型會議的總結

　　C、職代會的閉幕詞可以代替會議總結

　　D、會議紀要即會議總結

　　二、多項選擇題(以下各題的備選答案中都有兩個或兩個以上是符合題意的，請將它們選出，少選、多選、錯選均不得分，每小題1分，共10分)

　　31、檔案整理工作的基本內容包括( )

　　A、區(qū)分全宗 B、合理分類

　　C、編制案卷目錄 D、填寫檔號 。

　　32、一個機關列為長期保管的文件材料包括( )

　　A、一般會議的主要文件 B、重要會議的主要文件

　　C、下級報送的重要總結 D、重要的請示

　　33、文書案卷標題的擬寫要求是( )

　　A、結構完整 B、對卷內文書內容的概括要準確

　　C、要新穎、醒目 D、要簡練、通順

　　34、受雙重領導的單位向上級行文( )

　　A、應根據內容寫明主報單位和抄報單位

　　B、向上級的請示不要同時向下級抄送

　　C、接受抄送件的單位，不應再向其它單位抄送

　　D、可以請求抄報單位與主報單位共同解決所請示的問題

　　35、下行文有( )等幾種方式

　　A、逐級行文 B、多級行文

　　C、越級行文 D、直達基層組織或群眾的行文

　　36、賀信一般( )

　　A、篇幅比較簡短 B、感情充沛、文字明快

　　C、可以直接發(fā)給對方 D、可以登報、廣播

　　37、下列關于誠實守信的說法中，你認為正確的有( )

　　A、誠實守信是企業(yè)的無形資產 B、誠實守信是社會主義市場經濟的內在要求

　　C、誠實守信的企業(yè)最終能夠取信于社會 D、誠實守信任何時候都與企業(yè)發(fā)展目標沖突

　　38、主題詞選詞規(guī)則的要求是( )

　　A、選定的詞一般應是主題詞表中規(guī)定使用的正式主題詞

　　B、能直接地客觀地反映文書所論述的主題

　　C、其書寫形式要與詞表中的詞形一致

　　D、必須用名詞

　　39、計劃也有別稱，如( )

　　A、××要點 B、××規(guī)劃

　　C、××辦法 D、××方案

　　40、會議經費預算除了會議費之外，還應包括( )

　　A、資料費 B、培訓費

　　C、住宿費 D、交通費

　　三、名詞解釋(每題2分，共10分)

　　41、社會角色：

　　42、綜合調查 ：

　　43、協調：

　　44、信訪：

　　45、公文

　　四、簡答題(每題6分，共18分)

　　46、為什么說“輔助性”是秘書的本質屬性?

　　47、影響秘書心理健康的因素有哪些?

　　48、秘書如何做好信息反饋工作?

　　五、公文改錯題(8分)

　　49、閱讀下面的公文，并將其中錯誤的地方改正過來。 中共中央、國務院決定 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府：

　　今年初，枝江縣董鎮(zhèn)信用社職工××同志為保衛(wèi)國家財產，面對英勇歹徒，頑強搏斗，最后擒獲歹徒。為此決定：授予××同志先進工作者稱號。國務院希望各條戰(zhàn)線的群眾、工人、農民、知識分子認真貫徹十三屆四中、5中、6中全會精神，胸懷全局，艱苦奮斗，努力工作，為社會主義現代化建設做出更大貢獻。中共中央、國務院

　　90年4月24日

　　六、論述題(共14分)

　　50、如果你是辦公室主管辦公自動化工作的秘書，你認為本辦公室實現辦公自動化應注意哪些問題?

　　七、文字表達題(共10分)

　　51、自我介紹(要求文字簡潔，個性特征突出，不得多于300字)

　　參考及解析

　　客觀題部分(第一、二大題)

　　一、單項選擇題

　　1. D。[解析]知周類決定的目的就宣告事項讓大家都知道。

　　2. B。[解析]指示的正文由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分是指示的開端，主要交代發(fā)出指示的原因、目的、依據、意義。主體部分是指示的具體內容，包括工作任務、指導原則、具體步驟、措施方法等項內容。結尾部分要以簡潔的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。

　　3.B。[解析]略

　　4.A。[解析]通過對文獻的分析，選用確切的檢索標識(類號、標題詞、敘詞、關鍵詞、人名、地名等)，用以反映該文獻的內容的過程。主要指選用檢索語言詞或自然語言詞反映文獻主題內容，并以之作為檢索標識的過程。確定主題詞是標引操作程序的第一步。

　　5.B。[解析]報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文;函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文;通報是上級把有關的人和事告知下級的公文;請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文，是應用寫作實踐中的一種常用文體。

　　6.D。[解析]略

　　7.C。[解析]略

　　8.C。[解析]簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。簡報名稱，印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。期號，位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期 號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。編發(fā)單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。發(fā)行日期，以領導簽發(fā)日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

　　9.B。[解析]略

　　10.D。[解析]召開會議的首要因素是確定會議的議題，然后才能籌備會議召開的各項工作。

　　11.C。[解析]副語言溝通是通過非語詞的聲音，如重音、聲調的變化，以及哭、笑、停頓來實現的。心理學家稱非語詞的聲音信號為副語言。心理學的最新研究結果表明，副語言在溝通過程中起著十分重要的作用。一句話的含義不僅取決于其字面意思，還取決于它的弦外之音。語音表達方式的變化，尤其是語調的變化，可以使字面相同的一句話具有完全不同的含義。

　　12.D。[解析]氣質是人的個性心理特征之一，它是指在人的認識、情感、言語、行動中，心理活動發(fā)生時力量的強弱、變化的快慢和均衡程度等穩(wěn)定的動力特征。

　　13.A。[解析]略

　　14.B。[解析]國際商務談判，是國際商務活動中不同的利益主體，為了達成某筆交易，而就交易的各項條件進行協商的過程。國際商務談判是國際貨物買賣過程中必不可少的一個很重要的環(huán)節(jié)，也是簽訂買賣合同的必經階段。國際商務談判的核心是價格。

　　15.B。[解析]略

　　16.C。[解析]發(fā)生火種要原來電器設備。

　　17.D。[解析]親自去會場現場檢查才是最保險的。

　　18.B。[解析]本題考查的是國際商務禮儀，屬于常識題。

　　19.C。[解析]負責特定任務工作小組就是一個團隊，它內部進行的所有形式的溝通屬于團隊溝通。

　　20.C。[解析]閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。閉幕詞不同與會議總結，它的總結針對性不強。

　　二、多項選擇題

　　31.ABCD。[解析]全宗是一個機關(單位)組織在執(zhí)行職責活動中形成的檔案的總稱。檔案整理首先要區(qū)分全宗，然后在全宗內進行后續(xù)的整理工作。在全宗中，根據案卷歸檔單位的來源、時間、內容或形式的異同，按照一定的標準，系統(tǒng)地進行區(qū)分、歸類。案卷目錄表包括案卷順序號、案卷標題、卷內文件起止時間、卷內文件份數、張數、保管期限等。檔號要求填寫在檔案盒封面上，是檔案存放地址的代號，由全宗號、案卷目錄號、案卷號組成。

　　32.BD。[解析]長期保管的文件材料都很重要的文件。

　　33.BD。[解析]略

　　34.ABD。[解析]接受抄送件的單位可以向其領導單位進行抄送。

　　35.ABD。[解析]下行文。指上級機關對所屬下級機關的發(fā)文，如命令、指令、決定、決

　　議、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。下行文是上級機關向所屬的下級機關的行文。其行文方式有逐級行文、多級行文、直達基層行文三種。逐級行文即采取逐級下達的方式或只對直屬的下一級機關行文;多級行文即上級機關根據需要同時向所屬的幾級下級機關行文;直達基層行文即上級機關直接向最基層機關行文.采用這種方式行文的多是無須保密的普通文書。

　　36.ABCD。[解析]賀信是表示慶祝的書信的總稱。它是從古代祝辭中演變而來的。賀信是指黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人向其它集體單位或個人表示祝賀的一種專用書信。它是日常應用寫作的重要文體之一。賀信一般篇幅比較簡短，感情充沛\文字明快，可以直接發(fā)給對方也可以登報、廣播 。

　　37.AB。[解析]略

　　38.ABC。[解析]主題詞又稱敘詞，在標引和檢索中用以表達文獻主題的規(guī)范化的詞或詞組。選擇主題詞的原則①實用性原則：所選擇的主題詞應能夠滿足標引文獻和檢索文獻的要求。②準確性原則：所選擇的主題詞應能夠準確地表達概念的含義。③通用性原則：應選擇通用的為人們普遍接受的詞語作為主題詞。

　　39.BCD。[解析]計劃是一種規(guī)劃和方案即解決問題方法。

　　40.ABCD。[解析]很多會議是沒有培訓的，一般不包括這項。會議經費包括會議費(場地費，用品費，設備費等)、人員勞務費(包括專家的講課費)、資料費、住宿費、交通費以及其他費用。

　　主觀題部分(第三、四、五、六大題)

　　三、名詞解釋

　　41.參考答案：社會角色是指人在社會中所處的地位，這種地位賦予人權利和義務，以及這種地位要求人具有與之相適應的意識和行為。

　　42.參考答案：綜合調查是對調查對象運用多學科知識進行的多學科知識進行的多角度的調查，目的在于掌握事物的全局和各個部分的聯系。宏觀的調查常采用這一方法。綜合調查是調查研究中常用的調查方方法之一。

　　43.參考答案：協調就是消除矛盾，解決問題，相互合作，步調和諧;它是以溝通信息為手段，為實現一個共同目標而進行適當配合、同心協力的過程。從管理學的角度解釋，管理就是協調，管理的過程就是協調的過程。

　　44.參考答案：信訪是來信來訪的簡稱，是指人民群眾通過書信、電話、上訪等形式向領導機關或社會組織提出要求、批評、建議和揭發(fā)、申訴、控告的一種活動，

　　45、參考答案：公文即公務文書，是社會組織在公務活動中按照一定的程序和格式形成和使用的文書材料，和私務文書相對應，是文書的一大部類。廣義的公文包括通用公文、專用公文和事務文書三種。

　　四、簡答題

　　46.參考答案：

　　秘書工作的輔助性特征是由秘書工作的地位和任務所決定的。秘書工作的主要職責就是當好領導的參謀和助手，為領導提供決策方案，進行調查研究，收集篩選信息，擬文辦會，查辦督導等等，并為領導的工作、學習、生活提供方便條件。因此，相對領導工作而言，秘書工作具有明顯的輔助性特征。我們講秘書工作的輔助性，決不是削弱秘書工作的地位和作用，恰恰相反，認識秘書工作這一本質屬性，更有利于擺正位置，充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動性和創(chuàng)造精神，使其輔助更加卓有成效。

　　47. 參考答案：

　　所謂心理健康是指個體在各種環(huán)境中能保持一種良好的心理效應狀態(tài)，是一種持續(xù)的心理上的適應。由于秘書工作的特殊性，其往往會產生心理障礙，主要有以下八種：

　　(1)清高心理。一些秘書尤其是新走上秘書工作崗位的年輕秘書錯把對群眾的冷淡和藐視看成是清高，總覺得自己身處領導周圍，所以見到群眾不是眼睛朝上，就是盛氣凌人。

　　(2)卑怯心理。卑怯是一種缺乏自信的自我意識。有卑怯心理的秘書常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人、特別是與地位高的人平等交往。

　　(3)狹隘心理。狹隘心理的突出表現就是心胸狹窄。有此心理的秘書對他人多持懷疑態(tài)度，平時斤斤計較，遇事嫉賢妒能，受挫則遷怒他人而原諒自己，因而常常造成不必要的麻煩與誤會。

　　(4)虛榮心理。在工作中，面子受到傷害是每個秘書都有可能遇到的事情。虛榮心強的秘書遇到此種情況會出現一些不理智的言行。虛榮心過強的秘書還常常表現出不能受批評，不能容忍別人反駁自己，特別是在大庭廣眾之下和別人發(fā)生爭辯時，一旦理屈，便惱羞成怒。

　　(5)戒備心理。作為秘書，如果有了這種心理將大大限制和縮小自己的工作接觸面，挫傷別人的感情，使得人際關系危機迭起，最終造成“作繭自縛”的后果。

　　(6)強迫心理。秘書的強迫心理是將自己喜歡的事物、觀點、主張強加于人。這種心理會妨礙正常的合作與交流，嚴重者有越權行事的危險。

　　(7)市儈心理。市儈心理在秘書交際中的表現就是圓滑世故、喪失原則。

　　(8)漠然心理。漠然心理就是對周圍一切都漠不關心，漠然視之的一種消極心理。有此心理的秘書，也可能有挫折的經歷，有實際的困難，但長此以往，會貽誤工作，也會影響領導的形象。

　　48.參考答案：

　　信息反饋秘書部門信息工作中的一項重要內容。做好信息反饋工作應當注意以下三點：

　　(1)信息反饋要全面。信息反饋的一個基本原則就是要廣泛全面。要是信息反饋做到廣泛全面，就要注意正負反饋，既報喜又報憂。正負反饋反映了信息的全面、真實、客觀性，也是領導指導工作和決策參考所必需的。

　　(2)信息反饋要及時。及時反饋是信息反饋的基本要求。信息反饋的時間越短，速度越快，其效果就越好，能夠使計劃和決策在信息傳遞過程中盡快得到有效地控制和完善。

　　(3)信息反饋要連續(xù)。這是信息反饋的又一重要要求。客觀事物總是在不斷發(fā)展變化的，信息反饋也必須是不間斷地反映客觀事物的最新變化和最新情況，所以信息反饋必須保持連續(xù)性。

　　五、公文改錯題

　　49.閱讀下面的公文，并將其中錯誤的地方改正過來。

　　參考答案：

　　(1)標題結構不完整，應改為中共中央、國務院關于授予××同志先進工作者稱號的決定;

　　(2)今年初這一時間概念表達不當，應改為1990年初;

　　(3)枝江縣前應冠以省名;

　　(4)英勇歹徒的表達有誤;

　　(5)群眾、工人、„„等搭配不當;、

　　(6)數字表達不一致，不應用阿拉伯數字;

　　(7)作者排列有誤，應分兩行排列;

　　(8)日期書寫有誤，應用漢字。

　　六、論述題

　　50.參考答案：

　　辦公室管理和決策的基礎是人和信息，辦公自動化正是對這些最基本因素進行徹底的變革。在辦公自動化的實現過程中，各種先進的電子設備代替了人工勞動，使辦公人員從大量繁瑣的事務性工作中解脫出來，把自己的精力集中于思考和判斷，將智力運用于管理和決策。

　　同時，計算機承擔了大量的信息處理，使信息活躍暢通;跟中設備和技術及時靈活地傳遞信息，使信息流通領域突破了時空的限制;各種專家系統(tǒng)、人工智能系統(tǒng)及輔助決策的支持系統(tǒng)為辦公室人員提供了各種決策咨詢方案。實現辦公自動化，就是要全面而科學地把人、財、物、技術和信息統(tǒng)籌協調起來，有效地提高辦公室工作的質量和效率。

　　(1)從辦公室實際出發(fā)

　　辦公自動化系統(tǒng)是一個綜合性的系統(tǒng)，它涉及到計算機、文字處理、聲像識別、數值計算、傳真技術及科學管理等。要建立這樣的系統(tǒng)，既要需要社會技術環(huán)境的支持，也需要辦公室依賴市場軟件技術，積極主動地研制和設計，這樣的投入不是一筆小數目，很難一步到位。強調從各部門實際出發(fā)，就是要在財力和環(huán)境允許的情況下，有計劃地購置必要設備，逐步建立有部門特色的辦公自動化系統(tǒng)，積極地推進辦公自動化。

　　(2)總體規(guī)劃推進

　　總體規(guī)劃一般分為目標計劃階段、信息需求分析階段、資源分配階段和項目規(guī)劃階段。在這四個階段中，最重要的是信息需求分析階段。信息需求是系統(tǒng)設計的依據，只有將近期和長期的需求分析清楚，才能在總體規(guī)劃中確定系統(tǒng)的合理結構。在進行總體規(guī)劃方案設計中，必須考慮計算機和各種計算機為基礎的辦公設備的更新模式，以及計算機一般關鍵和軟件可以共享的特點，必須考慮系統(tǒng)的兼容性和擴展性�，F代化數據通信技術的發(fā)展為資源共享提供了極為方便的條件，大家可以在保密的前提下，充分發(fā)揮計算機資源的共享特點，盡可能地節(jié)省投資。

　　(3)與辦公室管理改革相結合

　　辦公自動化系統(tǒng)的建設必須與管理工作的改革結合起來，不能離開辦公室管理的大環(huán)境。具體要做到：

　　首先，辦公室管理不能停留在傳統(tǒng)的知覺經驗的水平上，要實現管理工作的現代化和科學化，建立辦公自動化系統(tǒng)，光靠技術人員是不行的，管理人員必須同時懂技術知識，具備操作技能，做到兩者的有機結合。為此，要對有關人員進行專門的培訓和培養(yǎng)，使他們成為懂管理、懂技術的合格人才。

　　其次，隨著辦公室辦公自動化建設的發(fā)展，辦公效率的提高，不可避免地會對管理方法和管理機構提出改革的要求。辦公自動化系統(tǒng)的建設和管理工作的改革是相互促進的，管理工作的改革會對辦公自動化系統(tǒng)提出新的更高的要求;而辦公自動化系統(tǒng)的建設和逐步完善，也會反過來促進管理人員、管理機構、管理方法和制度的改革向深度和廣度發(fā)展，實現管理的現代化、規(guī)范化、科學化。

　　(4)秘書要積極為辦公自動化的實現做出貢獻

　　秘書是辦公自動化的實施主體和應用主體，既是使用者，也是得益者;既是管理者，也是技術人員。隨著信息技術的發(fā)展，隨著管理工作的現代化發(fā)展，秘書同辦公自動化的關系越來越密切。作為秘書必須加強學習計算機技術，熟練地運用辦公軟件，尤其是文字處理系統(tǒng)和計算機輔助管理系統(tǒng)技術。只有這樣，才能更為有效地發(fā)揮輔助管理、綜合服務的作用。

　　七、文字表達題

　　51.參考答案：略。

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　　一、文秘必學的酒店會議知識：

　　1.會議的性質：為政治、經濟、文化、商貿及交流服務的活動。

　　2.會議的市場規(guī)模：根據國際大會和會議協會(icca)統(tǒng)計：以國際會議為例：每年全世界每年舉辦的參加國超過4個、與會外賓人數超過50人的各種國際會議有40萬個，其市場價值超過2800億美圓。

　　3.中國會議市場現狀：

　　1)與國際發(fā)達的會議市場相比，中國的會議旅游業(yè)尚在起步階段。

　　表現在：

　　a)專業(yè)辦會的組織或公司很少。

　　b)缺乏會議專業(yè)服務的人員，更談不上專業(yè)的培訓人員。

　　2)會議展覽、獎勵旅游已成為中國旅游業(yè)的重要客源市場（liuxue86.com）。

　　3)全國三星級以上的飯店大多具備接待會議的設施及能力，主要目的地城市具有一批有經驗的會展組織人員及場館，再加上豐富的旅游資源構成了一套完整的的會議市場發(fā)展的基礎。

　　4.有必要了解酒店會議的基本常識：

　　1)酒店是接待會展的核心接待部門。

　　2)目前大部分的會議市場是以酒店會議占大部分。

　　5.酒店接會議的好處：

　　1)利潤高。因會議旅游者不僅經費來源可靠。消費水平較高。一般會議旅游者的平均消費是普通旅游者的三倍。

　　2)有利于擴大酒店的影響，提高酒店的知名度。

　　3)可調節(jié)酒店的淡季市場。

　　6.接好酒店會議需注意的要點：

　　1)會議團到前作好準備。

　　2)第一天會議團到時最容易出問題，需特別關注會議團。

　　3)作好會議的溝通協調工作。

　　4)每天對清帳目。

　　5)隨時關注客人的意見，并及時反映給相關人員。

　　6)注意會議價格的保密性。

　　7)熟知酒店接待設施的基本情況。

　　8)監(jiān)督和落實會議的各項安排。

　　9)會議結束后給相應的酒店部門給予評價。

　　10)總結會議接待中的問題及好的經驗。

　　7.會議室常見的擺臺：

　　1)戲院式2)課桌式

　　3)u型4)回型5)橢圓型6)長方行7)會見式8)圓桌式9)

　　雞尾酒式10)舞臺式11)t型臺

　　8.會議常見的設施及工具

　　1)屏幕2)投影儀(膠片投影儀及多媒體投影儀)3)錄像機4)vcd5)音響6)話筒(有線、無線、立式、座式及紐扣麥克風)7)鐳射筆8)幻燈機9)講臺10)臺11)夾紙板12)大白板13)簽到臺14)名片缽15)馬克筆16)鉛筆17)信簽18)會議桌椅19)插線板20)彩電21)橫幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席臺26)盆景27)鮮花28)背景板30)隔板31)燈光照明32)同聲翻譯系統(tǒng)。

　　9.會議常見的用餐形式：

　　1)圓桌式2)自助式3)雞尾酒會3)零點4)外賣

　　二、文秘必學的日程會議流程常識

　　1.會議文件資料的立卷歸檔

　　1)會議文件的收集整理工作

　　(1)確定會議文件的收集范圍。

　　(2)選擇收集會議文件的渠道。

　　(3)運用收集文件的不同方法。

　　2)會議文件的立卷歸檔

　　把會議過程中的一整套材料，包括通知、領導報告和講話、會議記錄或紀要、會議簡報、會議報道等，進行分類立卷歸檔。

　　2.會議經費結算工作

　　(1)收款的方法和時機。有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓費、住宿費、餐飲費等)。

　�、賾跁h通知或預訂表格中詳細注明收費的標準和方法。

　�、趹⒚髋c會人員可采用的支付方式(如現金、支票、信用卡等)。

　　③如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等。

　�、荛_具發(fā)票的工作人員事先要與財務部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應與會議代表協商，開具收據或證明。

　　(2)在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款的方法和時間。

　　3.安排與會人員返程

　　案例

　　天地公司邀請全國的客戶到新疆烏魯木齊參加風韻公司新開發(fā)的系列化妝品的洽談訂貨會。秘書初萌負責安排與會人員的返程工作，初萌想先解決容易預訂的近處與會者的車票問題，再慢慢解決北京等遠地難以解決的車票預訂問題，而且她想當然地認為，只要為大家盡可能預訂火車硬臥票就行了。結果，部分代表因不能及時拿到返程的車、機票而對主辦方十分不滿。有些代表拿到票后，又要求更換車票或退票，結果鬧得大家不歡而散，使洽談訂貨會的工作成果大打折扣。

　　分析

　　會議結束并不意味著會議工作就結束了，有外部人員參加的會議應根據會議的長短、外部與會人數多少等情況及早安排好與會人員的返程事宜。做好與會人員的返程工作，主要包括以下兩點

　　1.提早做好與會者的票務登記預訂工作

　　(1)應根據會期長短、外地與會人數多少等實際情況和人員的返程事宜，及早安排好外地與會者的行程。

　　(2)要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。

　　(3)一般情況下，要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯系，提前預訂好飛機、火車、汽車、輪船票。

　　(4)屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應安排有關領導同志為與會人員送行。

　　2.幫助與會者提前做好返程準備

　　(1)提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會者及時與會務組結清各種賬目，開好發(fā)票收據。

　　(3)幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會者托運大件物品。

　　4.會議總結

　　總結工作要以科學的績效考評標準為指導。績效考評標準是指對會議工作人員績效的數量和質量進行評價的準則，它應具有完整性、協調性和比例性。

　　(1)會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容逐條對照檢查�？偨Y工作的方法如下。

　�、贆z查會議目標的實現情況。

　�、跈z查各個小組的分工執(zhí)行情況。

　�、蹖T工自我總結和集體總結相結合。

　�、芤钥偨Y經驗、激勵下屬、提高工作水平為目的。

　　(2)決定會議效果的主要因素有以下幾個。

　　①是否具有召開會議的必要。

　　②會議準備得是否充分。

　�、圩h程是否科學合理。

　�、苤鞒秩说哪芰λ健�

　�、菔欠駠栏窨刂屏藭h人數。

　�、夼c會人數是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度。

　　三、文秘必學的會議座次安排常識

　　一、關于會議主席臺座次的安排

　　(1)主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

　　(2)主席臺座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。

　　可參見中共中央政治局常委在xx屆四中全會的座次排列圖：

　　(3)幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列�？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低于主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。

　　(4)對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。

　　主席臺人數為奇數時

　　主席臺人數為偶數時

　　二、關于宴席座次的安排

　　宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。

　　中餐桌

　　西餐桌

　　三、儀式的座次安排

　　簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。

　　四、關于乘車的座次安排

　　小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

　　乘車座次安排

　　五、合影座次安排與主席臺安排相同。

　　附：會議座位安排

　　長條桌

　　注：a為上級領導，b為主方席

　　沙發(fā)室

　　1.與外賓會談

　　注：a為主方，b為客方

　　2.與上級領導座談

　　注：a為上級領導，b為主方領導

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文秘知識基礎模擬試題及答案1、什么是秘書?答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領導的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務性。

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　　以下是出國留學網小編整理的文秘知識基礎模擬試題及答案，經常會問到的問題，一定要記下來。

　　1、什么是秘書?

　　答：在我國現階段，通常是指黨政機關、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領導的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務性。

　　2、秘書部門的職能性和工作特點?

　　答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機要性。

　　3、秘書工作的主要內容?(風險題)

　　答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務。(4)調查研究。(5)查辦、催辦。(6)根據領導意圖協議本單位的有關工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領導臨時交辦的任務。

　　4、秘書工作的作用：

　　答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協調作用。(5)耳目作用。

　　5、秘書工作的指導思想：

　　答：一是為直接領導服務;二是為與本系統(tǒng)有關的部門及其成員服務;三是為廣大人民群眾服務。

　　6、秘書工作的原則：

　　答：(1)準確。(2)迅速。(3)求實。(4)保密。

　　7、秘書工作者的政治素質：

　　答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。

　　(3)具有全心全意為人民服務的思想。(4)嚴于律己，遵守紀律。

　　8、秘書工作人員應具備的基礎知識：

　　答：(1)基礎知識。(2)社會知識。(3)專業(yè)知識。(4)業(yè)務知識。(5)輔助知識。

　　9、秘書人員應具備的能力：

　　答：(1)調查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達能力。(4)口頭表達能力。(5)組織協調能力。(6)辦事能力。(7)管理事務的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現代辦公設備的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①為領導的科學決策提供依據。②為實現科學管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內容。

　　11、現代秘書部門信息工作應遵循兩條原則?

　�、� 全面服務。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。

　　12、值班記錄電話記錄應包括五個要素?

　　答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務、電話號碼等。c來電內容。d領導批示和處理意見。e接電話記錄人。

　　13、值班日記四要素：

　　答：值班員、值班時間、記事內容、辦理情況。

　　14、打電話的一般程序是什么?

　　答：(1)打電話就應對電話內容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當事人，然后先通報自己單位名稱、職務、姓名，再問對方姓名、職務，最后再說通話內容。(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應要求對方復述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應主動復述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉告或安排回電話。

　　15、回電話接電話的一般程序是什么?

　　答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)問清對方單位、姓名、職務后，通報自己的單位、職務和姓名。

　　(3)所接電話一般都應有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。

　　(4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、電話記錄有哪五個部分?

　　答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內容;四是處理意見和領導批示;五是接電話記錄人。

　　17、什么是文書?

　　答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所說的文件，是指機關、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務文書。

　　19、什么是會簽?

　　答：兩個及兩個以上機關聯名行文，須經各聯名機關的領導同志聯名簽署。聯名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質性的會商工作應在會簽之前進行。

　　20、什么是傳達范圍?

　　答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據臨時情況確定的，文件中應當注示清楚。

　　22、密級一般劃分為哪幾級

　　答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，

　　23、會議報到有哪幾種方式?

　　答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到;②委托他人代為報到;③電話報到。

　　24、內賓接待工作原則是什么?

　　答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。

　　25、握手的技巧是什么?

　　答：同性之間特別是男性之間的握手應當有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產生冷漠、疏遠的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領導同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應當主動把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強。

　　26、為別人作介紹時應注意哪幾方面?

　　答：如果雙方的地位不同，應當先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應當先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應當先把年輕的介紹給年長的;如果一個人會見幾個人，應當先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應當事先熟悉雙方的情況，以便介紹。

　　27、聽講時應注意的幾個問題?

　　答： ①要專心致志認真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應當有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細談?”

　　28、當你有幾機說話時,應注意哪幾點?

　�、僖Y貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。

　　29、接電話時的注意事項?

　　答：電話鈴響后，應當馬上拿起耳機，而不要讓人久等;拿起耳機之后，應當立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓?您 是什么單位?有什么事?”之類的話;通話完了應當說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應當視電話的內容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎?”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓斥別人，而應當耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正;假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。

　　30、打電話時的注意事項?

　　①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應當說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯系工作，首先應當“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向對方傳達指示或者布置工作而內容又比較繁多復雜，應當主動提醒對方記錄。③聲音應當不高不低，嘴與話筒應當保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應當簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內把事情準確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關的話應當盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。

　　31、協調的內容主要包括哪三方面?

　　答：政策協調、業(yè)務協調和事務協調。

　　32、協調的方法有哪些?

　　答：1、文字協調 ;2、情況協調; 會議協調;面商協調。

　　33、協調工作的原則?

　　答：1、服從全局的原則。2、維護團結的原則。3、從實際出發(fā)的原則。4、認真負責的原則。

　　34、辦公自動化中的保密?

　　答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。

　　35、文房四寶主要指的是什么?即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。

　　答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。

　　36、校對的主要方法有哪幾種：

　　答：一是對校法;二是折校法;三是 讀校法。

　　37、人的能力大致可分為哪兩種

　　答：一是自然的能力，二是人的特有能力。

　　一般說來，科學能力結構的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。

　　38、什么是創(chuàng)造性思維?

　　答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯系所進行的新探索，并能創(chuàng)造出新的思維形態(tài)。

　　39、你怎樣認識靈感?

　　答：有人認為，靈感是指一切創(chuàng)造性活動過程的某種創(chuàng)造力極為高漲的狀態(tài)，不僅有突發(fā)性、創(chuàng)造性，而且還以創(chuàng)造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當靈感產生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。

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