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中 國 包 頭 職大 學報 233! 年 第 < 期 高校辦公自動化工作的研究與實踐 劉春蘭 （ 福州職業(yè)技術(shù)學院， 福建 福州 9:3637） 摘 要： 推行辦公自動化是高等學校 在信息時代的必然選擇。 近年來，， 多高校陸續(xù)進行辦公自動化系統(tǒng)建設， 許 不同程 度提升了管理水平 ， 但是在建設與推廣過 程中也存在目標模糊、 實施范圍不斷擴大、 后期維護困難等

問題。 因此高校應從實 際出發(fā)， 選擇適應本校特點的辦公自 動化系統(tǒng)開發(fā)模式和管理策略， 總體規(guī)劃、 分步實施， 經(jīng)過 系統(tǒng)分析、 系統(tǒng)設 計、 試點推 廣等步驟， 有效規(guī)避風險， 確保高校辦公自動化順利實施。 關(guān)鍵詞： 高校； 辦公自動化； 實施步驟； 管理策略 中圖分類號： ;4< 文獻標識碼： = 文章編號： 646 — 6<<3 5 233! 8 3<— 33! — 3< 公自動化系統(tǒng)還能明確校內(nèi)各部門、處室的工作分工與管 理職 責， 由于該 系統(tǒng) 將每個 部門 、每個 責任 人的工 作情 況、工作時間都記錄在案，增強了大家的工作責任心，最 大限度地減少了部門之間相互扯皮和推諉。 （二）多校區(qū)辦公的需要。近幾年來，隨著高校管理 體制改革和布局結(jié)構(gòu)的調(diào)整，高校數(shù)量不斷 減少而規(guī)模不 斷擴大，合并高校一般都有 多個校區(qū)，且地理位置各異， 如福州職業(yè)技術(shù)學院 目前就有院本部、廣達路、通湖路、 交通路、首山路五個校區(qū)，傳統(tǒng)的辦公方式難以做到各類 文件和信息迅速上傳下達并得到及時處理，不自覺中這些 地方往往成為“被人遺忘的角落”，迫切要求有校區(qū)間的 新型辦公方式出現(xiàn)。 （三）移動辦公的需要。隨著高校辦學開放性程度不 斷提高，高校領(lǐng)導經(jīng)常外出參加重要會議、考察、學術(shù)研 討等，但又需要隨時傳回信息，隨時了解學校情況，及時 做出重 要決定或 對重要文件 作出批示 ，這時如果 有與/.0 *’1.’* 相連 的 辦公 自 動化 系 統(tǒng)， 高 校領(lǐng) 導 就可 以 不 受時 間、空 間的限制， 隨時隨地 通過 /.*’1.’* 接入學校 的辦公 系統(tǒng)，實現(xiàn)真正意義上的移動辦公。 （四）提高效率、節(jié)約成本的需要。無紙化辦公已是 現(xiàn)代化辦公的一個“代名詞”，實行辦公自動化，可節(jié)約 大量的紙張、油墨等耗材。更可貴的是，由于信息傳遞的 及時性， 節(jié)約了大量的時間成本和人力成本， 使工作效率和 管理水平大大提高， 從而促使高校成為反應迅速的組織， 核 心競爭力進一步增強。 （五） 信息溝通 、 主管理的需 要。 通常情況下 ， 生 民 在 師 向校 方反映情況 和意見， 一般通 過教代會提案 、 見箱、 意 學 生座談會、 層層反映等， 交互性 較差， 處理周期長。 在辦公自 全球 性的網(wǎng)絡 化、 信息化 進程正 改變著人 們的生 活方 式和 工作方 式， 同樣 對高 校管理 信息化 提出 了更高 要求。 《國家教育事業(yè)發(fā)展 “十一五” 規(guī)劃綱要》 明確提出： 加快教 “ ” 育管理 信息化， 提高教育 管理水平。 作 為高校信息 化建設 的重要 組成部分， 用全新 的管理理念 和求真務實的 精神推 進高校 辦公自動化 系統(tǒng)建設， 建立一 套基本涵蓋各 部門業(yè) 務流程并具信息集成的辦公應用系統(tǒng)，是許多高校在信息 時代的必然選擇。 辦公 自動化 ，英文為 #$$%&’ ()*+,-*%+. ，簡稱 #( 。近 年來，許多高 校陸續(xù)投入 #( 系統(tǒng)的建設 ，不同程度提升 了管理水平，但是在建設和推廣過程中存在的問題也不容 忽視 ，如 目標模 糊、 實施范 圍不斷 擴大 、后期 維護 困難 等。筆者結(jié)合

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