本文關(guān)鍵詞：從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

［摘 要］ 隨著國家社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，高�？蒲许�(xiàng)目管理面臨五大問題：科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)、項(xiàng)目立項(xiàng)后實(shí)施過程缺乏監(jiān)管、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)繁雜、預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符、統(tǒng)計(jì)決策無數(shù)據(jù)支持。針對這些問題,本文從合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方面提出高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。該方案在清華大學(xué)實(shí)施并取得一定效果。

［關(guān)鍵詞］ 高校； 科研； 項(xiàng)目管理； 系統(tǒng)

隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革和高�？蒲泄芾淼纳罨�、社會、企業(yè)對科技的投入逐年增加，高�？蒲惺聵I(yè)蓬勃發(fā)展，，科研經(jīng)費(fèi)絕對數(shù)量迅速增加，高�？蒲许�(xiàng)目呈現(xiàn)出項(xiàng)目類型越來越多、合同金額越來越大、執(zhí)行周期越來越長、財(cái)務(wù)要求越來越高的現(xiàn)象。高校作為項(xiàng)目依托單位，一定要肩負(fù)起指導(dǎo)、監(jiān)督、管理的責(zé)任，要建立科學(xué)有效的項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)的管理機(jī)制，管好項(xiàng)目用好經(jīng)費(fèi)，這對保障高校多出人才多出成果，大力提升科技創(chuàng)新能力具有十分重要的意義論文代寫。

１高�？蒲许�(xiàng)目管理面臨的問題

１．１科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)

高�？蒲薪�(jīng)費(fèi)使用采取的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批、科研院和財(cái)務(wù)處共同負(fù)責(zé)管理監(jiān)督的機(jī)制。目前由于高�？蒲性号c財(cái)務(wù)處管理制度不順暢、分工不明確，兩個(gè)部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺，數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，散落在科研管理部門或財(cái)務(wù)部門，難以加以有效的管理和利用，造成科研項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)�？蒲性贺�(fù)責(zé)組織項(xiàng)目申報(bào)、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、組織結(jié)題驗(yàn)收等，工作側(cè)重于爭取項(xiàng)目的數(shù)量、經(jīng)費(fèi)和級別，忽視經(jīng)費(fèi)使用的合理性和效益性。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算，工作側(cè)重于經(jīng)費(fèi)的收入與支出核算，忽視科研資金的籌集、撥入、耗費(fèi)等過程。如何妥善處理高校改革發(fā)展中科研與財(cái)務(wù)的關(guān)系，保證科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)高�？蒲泄ぷ鞲咝в行蜻M(jìn)行，是值得深思的重大問題。

１．２項(xiàng)目立項(xiàng)后實(shí)施過程缺乏監(jiān)管

科研項(xiàng)目管理是高�？蒲泄芾砉ぷ鞯闹行沫h(huán)節(jié)，它包括項(xiàng)目前期立項(xiàng)管理、中期在研管理和后期成果管理。目前許多高校只重視初期立項(xiàng)，科研管理部門的工作重心普遍放在對項(xiàng)目合同審查和申報(bào)等方面，缺少中期檢查，尤其是對項(xiàng)目完成情況和效果沒有后期跟蹤，對項(xiàng)目立項(xiàng)后的實(shí)施過程缺少行之有效的監(jiān)管。如果對項(xiàng)目的實(shí)施和經(jīng)費(fèi)使用缺少監(jiān)管措施，將不能實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用與合同規(guī)定的偏差，無法及時(shí)幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)整；將可能出現(xiàn)項(xiàng)目拖拉無法按進(jìn)度完成的現(xiàn)象；將可能出現(xiàn)某些不負(fù)責(zé)任的老師拿到科研經(jīng)費(fèi)后應(yīng)付了事，對合作方利益造成損失，影響學(xué)校社會形象的現(xiàn)象。

１．３項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)繁雜

科研經(jīng)費(fèi)管理是科研項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要方面，它貫穿于項(xiàng)目研究的前期、中期和后期�？蒲薪�(jīng)費(fèi)來源渠道多樣，科研項(xiàng)目合作多元，經(jīng)費(fèi)管理辦法種類各異，這給高�？蒲薪�(jīng)費(fèi)管理帶來很大的難度。部分科研經(jīng)費(fèi)通過財(cái)務(wù)處直接入賬，部分經(jīng)費(fèi)通過科研院進(jìn)行劃撥，流程復(fù)雜手續(xù)繁多，不僅造成老師在科研部門與財(cái)務(wù)部門之間來回跑路和蓋章，科研經(jīng)費(fèi)在從學(xué)校賬戶到實(shí)際下?lián)艿浇處燀?xiàng)目賬號的時(shí)間間隔長等

問題，而且還會因?yàn)榭蒲袛?shù)據(jù)與財(cái)務(wù)處數(shù)據(jù)無法共享和交換，在項(xiàng)目接受相關(guān)部門審計(jì)時(shí)造成更多的麻煩。

１．４預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符

目前有很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有認(rèn)識到經(jīng)費(fèi)預(yù)算的嚴(yán)肅性，沒有認(rèn)識到嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)管理、合理使用經(jīng)費(fèi)的重要性。他們往往把項(xiàng)目預(yù)算編制看作是得到科研經(jīng)費(fèi)的必要手段，許多預(yù)算都是在拍腦袋的過程中形成的，不能全面真實(shí)地反映獲得預(yù)期成果所必需的項(xiàng)目直接成本和間接成本，這就造成經(jīng)費(fèi)申請到了，但一些必要的正常開支卻因事先未編入預(yù)算而無法在該項(xiàng)目報(bào)銷核算的狀況。預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用情況嚴(yán)重脫節(jié)非常不利于課題的開展。高校的科研管理部門和財(cái)務(wù)部門對預(yù)算大多是在項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)或結(jié)題時(shí)才對其所有的經(jīng)費(fèi)和對應(yīng)預(yù)算進(jìn)行核算，這種滯后性的管理也是造成預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符的直接原因。 １．５統(tǒng)計(jì)決策無數(shù)據(jù)支持

科研活動(dòng)的發(fā)展和豐富給高校統(tǒng)計(jì)提出了新的要求，目前許多高校對科研統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識仍停留在手工匯總的紙質(zhì)化階段，統(tǒng)計(jì)工作往往是由學(xué)�？蒲泄芾聿块T通過各院系二級管理人員手工整理完成。這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)效率低且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，統(tǒng)計(jì)人員對統(tǒng)計(jì)對象的認(rèn)識不同、量化標(biāo)準(zhǔn)不一，會影響統(tǒng)計(jì)結(jié)果的客觀性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這種滯后的統(tǒng)計(jì)時(shí)效性很差，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容缺乏前瞻性，很難提供有價(jià)值的反饋信息和數(shù)據(jù)，無法為各級領(lǐng)導(dǎo)的有效決策和學(xué)�？蒲邪l(fā)展的提前布局提供必要的支持。另外，紙質(zhì)化的科研統(tǒng)計(jì)材料不僅會增加檔案管理的強(qiáng)度和難度，也不利于單位、個(gè)人的查閱和應(yīng)用。

２項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

隨著國家社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科研經(jīng)費(fèi)在高校資金總量中所占的比重越來越大，高校以往的科研項(xiàng)目管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下科研管理發(fā)展的需要，隨著信息化技術(shù)和水平的普遍提高，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段建立高�？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)，提高管理效率和服務(wù)水平成為必然趨勢。

清華大學(xué)項(xiàng)目管理系統(tǒng)是我校科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的一部分，系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是要建立符合實(shí)際、簡潔高效、服務(wù)周全的科研項(xiàng)目管理體制和工作機(jī)制，提高科研項(xiàng)目管理工作水平，促進(jìn)科研管理決策科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)科研管理創(chuàng)新。項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)管理五大基本功能，系統(tǒng)功能模型如圖１所示。 ２．１合同管理模塊

合同管理是指項(xiàng)目的申請、審批、結(jié)題等一系列過程的管理。教師把合同信息填入系統(tǒng)，經(jīng)過院系和科研院兩級審核后自動(dòng)生成科研項(xiàng)目編號，科研項(xiàng)目審批流程如圖２所示�？蒲许�(xiàng)目編號是該項(xiàng)目在系統(tǒng)中的唯一身份，將作為唯一識別碼與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，參與后續(xù)的撥款程序。項(xiàng)目生效前標(biāo)記為“０”，生效后按照“是否結(jié)題”分為“在研項(xiàng)目”和“結(jié)題項(xiàng)目”。

２．２經(jīng)費(fèi)管理模塊

經(jīng)費(fèi)管理是指項(xiàng)目的認(rèn)款、審批、入賬、分撥等過程的管理。為了加快科研經(jīng)費(fèi)下?lián)芩俣�、簡化撥款流程，完成科研�?jīng)費(fèi)的閉合管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有科研經(jīng)費(fèi)的網(wǎng)上劃撥和管理功能，提供3種基于科研信息系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)入賬和劃撥方式，即：① 教師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)，科研院審核后財(cái)務(wù)處入賬；② 科研院網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)并審核后財(cái)務(wù)處入賬；③ 老師網(wǎng)上填寫科研經(jīng)費(fèi)入賬單，院系審核后財(cái)務(wù)處入賬。這3種流程不僅方便教師認(rèn)款入賬，也便于管理部門監(jiān)督科研項(xiàng)目執(zhí)行情況�？蒲薪�(jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)及撥款流程如圖３所示。２．３預(yù)算管理模塊

預(yù)算管理是指項(xiàng)目預(yù)算的提交、審批、同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)等過程的管理。教師把預(yù)算信息填入系統(tǒng)，經(jīng)過院系和科研院兩級審核后預(yù)算正式生效，預(yù)算審批流程如圖４所示。系統(tǒng)根

據(jù)項(xiàng)目類別提供不同的預(yù)算模板，可以添加一個(gè)主預(yù)算和若干子預(yù)算，并提供相應(yīng)的校驗(yàn)功能。此預(yù)算將作為共享數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，作為該項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的依據(jù)，教師可隨時(shí)查看該項(xiàng)目預(yù)算額度的開銷及剩余情況，財(cái)務(wù)處也可憑借此預(yù)算數(shù)據(jù)指導(dǎo)教師合理有效地使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。

２．４統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊

系統(tǒng)提供表格的在線下載和打印功能，教師和管理人員無需手填便能夠生成并打印項(xiàng)目申請表、項(xiàng)目審批表及責(zé)任保證書、合同登記表、入賬單等各種表格。系統(tǒng)還能實(shí)時(shí)提供和導(dǎo)出各種工作文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、評估數(shù)據(jù)等，例如：系統(tǒng)能夠按照教育部年度統(tǒng)計(jì)要求生成所有相關(guān)報(bào)表，包括在研項(xiàng)目清單、在研項(xiàng)目匯總表、在研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)匯總表、新增項(xiàng)目清單、新增項(xiàng)目匯總表、新增項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)匯總表、項(xiàng)目人員分類統(tǒng)計(jì)表等。

２．５系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)是項(xiàng)目管理系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵，由于高�？蒲许�(xiàng)目類型復(fù)雜、影響因子繁多，各種類型項(xiàng)目管理方法和側(cè)重又不盡相同，復(fù)雜的應(yīng)用環(huán)境給系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)帶來很大的困難。經(jīng)過需求分析，我們提出如下數(shù)據(jù)模式：

（１） 合同信息表（項(xiàng)目名稱、歸口管理部門、所屬單位、項(xiàng)目來源、項(xiàng)目類別、課題編號、合同類別、合同簽署時(shí)間、項(xiàng)目起始日期、項(xiàng)目結(jié)束日期、機(jī)構(gòu)編碼、總經(jīng)費(fèi)、付款方式、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息、課題組成員、協(xié)作單位信息、委托方信息、統(tǒng)計(jì)信息、附件密級、產(chǎn)權(quán)歸屬、備注等）。

（２） 經(jīng)費(fèi)信息表（單位編號、到賬日期、到賬金額、財(cái)務(wù)賬號、累計(jì)到款、當(dāng)年到款、匯款號、匯款銀行、匯款日期、匯出地點(diǎn)、匯出公司、到款金額、到款日期、款項(xiàng)用途、幣種、到系經(jīng)費(fèi)、外撥經(jīng)費(fèi)、撥款去向、經(jīng)費(fèi)類型等）。

（３） 預(yù)算信息表（主預(yù)算、子預(yù)算、計(jì)劃經(jīng)費(fèi)、自籌經(jīng)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、測試化驗(yàn)加工費(fèi)、燃料動(dòng)力費(fèi)、差旅費(fèi)、會議費(fèi)、國際合作與交流費(fèi)、出版／文獻(xiàn)／信息傳播／知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)、基本建設(shè)費(fèi)、管理費(fèi)、績效獎(jiǎng)勵(lì)等）。

（４） 統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息表（編號、名稱、活動(dòng)類型、項(xiàng)目總數(shù)、延續(xù)項(xiàng)目、新上項(xiàng)目、計(jì)劃總數(shù)、今年計(jì)劃、今年實(shí)到、下年計(jì)劃、后年計(jì)劃、負(fù)責(zé)項(xiàng)目、參與項(xiàng)目、組織形式、學(xué)科分類名稱、學(xué)科分類、人員總數(shù)、人數(shù)、人年、博士生、碩士生、國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)、國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)代碼、合作形式等）。

（５） 系統(tǒng)后臺信息表（角色名、角色代碼、角色類型、工作證號、所屬單位、管理部門、狀態(tài)、對應(yīng)關(guān)系、字典表維護(hù)等）。

以上5張表既相互獨(dú)立又互相關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)處理和存儲有極大的相似性和相關(guān)性。在科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，盡量考慮到將有可能用到的字段，并且每個(gè)信息模塊都具備強(qiáng)大的信息檢索功能，便于今后進(jìn)行各種角度和層面的科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

３結(jié)論

３．１加強(qiáng)過程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目全程管理

系統(tǒng)中項(xiàng)目信息以標(biāo)準(zhǔn)化形式存儲，實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，使管理的動(dòng)態(tài)性和經(jīng)常性成為可能。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目編號與財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號的一一對應(yīng)，建立了科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，解決了長期以來項(xiàng)目信息與經(jīng)費(fèi)信息無法對應(yīng)的問題。項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)的關(guān)聯(lián)使得科研院實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目到款情況，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的全過程管理，使得財(cái)務(wù)處獲得更多的項(xiàng)目信息，為經(jīng)費(fèi)的使用和管理提供更多的依據(jù)。

３．２理順管理流程，推動(dòng)科研項(xiàng)目規(guī)范管理

項(xiàng)目管理系統(tǒng)的閉合式流程設(shè)計(jì)可以查找出平時(shí)工作遺漏的地方、不留死角，減少因職

責(zé)分工不明確造成的管理混亂、相互推諉和各種重復(fù)性的勞動(dòng)，進(jìn)一步推動(dòng)高�？蒲许�(xiàng)目的規(guī)范化管理。

３．３簡化入賬手續(xù)，提高項(xiàng)目管理工作效率

項(xiàng)目管理系統(tǒng)加速了管理信息的傳遞和反饋，簡化工作程序、節(jié)省不必要的中間環(huán)節(jié)，減少人力和資源的浪費(fèi)，大大縮短項(xiàng)目組織申報(bào)、經(jīng)費(fèi)入賬的周期，提高了項(xiàng)目管理工作的效率和水平。

３．４加強(qiáng)監(jiān)督預(yù)警，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)合理使用

項(xiàng)目管理系統(tǒng)的預(yù)算網(wǎng)上填報(bào)、拆分、審批、動(dòng)態(tài)調(diào)整等功能，實(shí)現(xiàn)了科研預(yù)算的“事前管理”，不僅方便教師隨時(shí)了解項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)開支情況，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)的合理使用，還減少了管理部門調(diào)賬的工作量，為后續(xù)經(jīng)費(fèi)管理提供有效支持。

３．５加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)科學(xué)統(tǒng)計(jì)決策

項(xiàng)目管理系統(tǒng)加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的整合，可以提供動(dòng)態(tài)的、準(zhǔn)確的、全面的項(xiàng)目信息，使得統(tǒng)計(jì)決策工作突破傳統(tǒng)管理模式時(shí)間和空間的制約，科研管理部門能夠隨時(shí)獲取最新數(shù)據(jù)，了解最新動(dòng)態(tài)，大大提高了統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和共享性，縮短決策周期，減少?zèng)Q策的盲目性和遲滯性。

清華大學(xué)項(xiàng)目管理系統(tǒng)從２００８年開始設(shè)計(jì)實(shí)施，各模塊功能逐步建立完善，系統(tǒng)使用取得一定效果，現(xiàn)在已成為我�？蒲许�(xiàng)目管理的重要工作平臺和數(shù)據(jù)資源，為我校的科研管理和科研信息服務(wù)打下了良好的基礎(chǔ)。下一步將繼續(xù)完善系統(tǒng)功能，抓住學(xué)�？蒲泄芾碇胸酱鉀Q的問題，推動(dòng)其他子系統(tǒng)的建設(shè)，爭取為全校師生提供更加全面快捷的科研信息服務(wù)，促進(jìn)我校科研管理工作邁上新的臺階。

主要參考文獻(xiàn)

［１］ 秦燕娟．對高校國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的思考［Ｊ］．杭州電子科技大學(xué)學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版，２００９，５（３）．

［２］ 李彤．全面預(yù)算信息系統(tǒng)分析［Ｊ］． 新理財(cái)，２００６（１）：４４－４７． ［３］ 張喜愛，曾慶平，韓晶．淺論高校科研管理信息化中的問題和對策［Ｊ］．科技管理研究， ２００８（９）．

［４］陳維忠．高校科研經(jīng)費(fèi)管理存在的問題及改進(jìn)措施［Ｊ］．商業(yè)經(jīng)濟(jì)，２００５（３）：１１４－１１５．

  本文關(guān)鍵詞：從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。