張茜  桂林電子科技大學(xué)

摘要：項(xiàng)目時(shí)間管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)，是保證項(xiàng)目在預(yù)定時(shí)間期限內(nèi)完成所有工作的關(guān)鍵。如果在項(xiàng)目實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中建立良好的時(shí)間管理體系，就能在一定程度上提高項(xiàng)目的效率，幫助企業(yè)降低成本并推動(dòng)后續(xù)工作的順利進(jìn)行，而這也是本文的研究意義，本文通過(guò)對(duì)項(xiàng)目時(shí)間管理進(jìn)行分析，首先對(duì)時(shí)間管理的理論進(jìn)行了概述，其次分析了時(shí)間管理的意義，最后給出高效時(shí)間管理的方法。

關(guān)鍵詞：時(shí)間管理；項(xiàng)目；高效

一、時(shí)間管理的理論概述

（一）時(shí)間管理的定義

時(shí)間是過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的一條連續(xù)線，時(shí)間就是指物質(zhì)的運(yùn)動(dòng)變化過(guò)程。物質(zhì)的運(yùn)動(dòng)過(guò)程是無(wú)始無(wú)終、一去不復(fù)返的，因而做為它的運(yùn)動(dòng)過(guò)程的時(shí)間也是無(wú)始無(wú)終、一去不復(fù)返的。這個(gè)過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)就是對(duì)時(shí)間的描述。時(shí)間既不是脫離物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的“絕對(duì)時(shí)間”，也不是與具體事物完全沒(méi)有關(guān)系的“相對(duì)時(shí)間”，而是通過(guò)各種各樣個(gè)別事物的運(yùn)動(dòng)過(guò)程而上升出的理性的時(shí)間。

時(shí)間對(duì)于任何人都是平等的，時(shí)間管理就是在13常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，合理有效地利用可以支配的時(shí)間。但人們對(duì)時(shí)間利用的有效性卻大相徑庭，這就是說(shuō)，有些人會(huì)有效地進(jìn)行時(shí)間管理，而有些人則不會(huì)進(jìn)行時(shí)間管理。時(shí)間管理探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。許多時(shí)間管理專家認(rèn)為，時(shí)間管理不單單是工作，還包括其他七大領(lǐng)域：健康、心智、人際關(guān)系、理財(cái)、家庭、心靈思考、休閑。鑒于本書所涉及的范圍，僅就項(xiàng)目時(shí)間管理進(jìn)行論述。

（二）項(xiàng)目時(shí)間管理的定義

項(xiàng)目時(shí)間管理就是為按時(shí)完成項(xiàng)目工作所進(jìn)行的一系列項(xiàng)目專項(xiàng)管理。即在時(shí)間上按內(nèi)在邏輯規(guī)律將項(xiàng)目的各階段、各子項(xiàng)目和各項(xiàng)活動(dòng)等組織起來(lái)，并且通過(guò)時(shí)間管理來(lái)控制整個(gè)項(xiàng)目，使其協(xié)調(diào)有序地開(kāi)展。一個(gè)項(xiàng)目通常包含多個(gè)活動(dòng)（即工序），項(xiàng)目時(shí)間管理涉及確保項(xiàng)目準(zhǔn)時(shí)完成所必需的過(guò)程，有效實(shí)施時(shí)間管理能避免系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目普遍出現(xiàn)的工期拖延和進(jìn)度失控等問(wèn)題，是保證系統(tǒng)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。

項(xiàng)目時(shí)間管理又被稱為項(xiàng)目進(jìn)度管理。它是在項(xiàng)目范圍管理的基礎(chǔ)上，將一般時(shí)間管理的普遍做法和技巧運(yùn)用到項(xiàng)目時(shí)間管理當(dāng)中，依附于現(xiàn)有項(xiàng)目公司人、財(cái)、物、信息資源基本情況，對(duì)時(shí)間資源進(jìn)行合理分配、排序和控制；項(xiàng)目時(shí)間管理包括若干過(guò)程：任務(wù)定義、任務(wù)排序、任務(wù)持續(xù)時(shí)間估計(jì)、進(jìn)度編制、進(jìn)度控制等。并在內(nèi)部因素和外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)進(jìn)行時(shí)間調(diào)整、靈活把握。從以上兩個(gè)方面來(lái)看，項(xiàng)目時(shí)間管理是一個(gè)靜態(tài)管理和動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的管理過(guò)程，同時(shí)，需要項(xiàng)目總經(jīng)理和進(jìn)度控制部門負(fù)責(zé)人有扎實(shí)的時(shí)間管理技巧和豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)。

二、項(xiàng)目時(shí)間管理的意義

（一）時(shí)間是最寶貴的資源

按照投入項(xiàng)目的資源來(lái)說(shuō)，共有五個(gè)方面，包括人、財(cái)、物、信息和時(shí)間�？梢�(jiàn)，時(shí)間是重要的資源之一。對(duì)項(xiàng)目人員來(lái)說(shuō)，珍惜時(shí)間就是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值。時(shí)間管理就是項(xiàng)目人員對(duì)自己行為的管理、習(xí)慣的管理和態(tài)度的管理，合理安排時(shí)間，以使時(shí)間這一資源的配置達(dá)到最優(yōu)，從而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化。因此，從這一意義上來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理就是資源管理。優(yōu)秀的項(xiàng)目人員總是善于管理、控制和合理地利用時(shí)間，進(jìn)而創(chuàng)造最大的時(shí)間價(jià)值。

（二）時(shí)間管理是多快好省完成項(xiàng)目的需要

要做好任何事情，首先必須要安排好時(shí)間。每一項(xiàng)工作要花多長(zhǎng)時(shí)間，哪些工作有先后邏輯關(guān)系，哪些工作在諸多工作中處于優(yōu)先地位，哪些工作之間無(wú)時(shí)間關(guān)聯(lián)并可并行進(jìn)行，哪些工作可以進(jìn)行依次作業(yè)或流水作業(yè)，整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃安排多長(zhǎng)時(shí)間等。要多快好省地完成項(xiàng)目，就要掌握好時(shí)間，利用好時(shí)間，管理好時(shí)間。它的重要意義在于確保能按時(shí)、保質(zhì)、保量完成項(xiàng)目。

（三）時(shí)間管理是節(jié)約成本的需要

任何工作都是在一定的時(shí)間段內(nèi)完成的，作為一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目，人、財(cái)、物信息資源一定的情況下，時(shí)間越短，成本越低，時(shí)間利用越合理，效果就越好，轉(zhuǎn)而帶來(lái)成本越低。時(shí)間資源的長(zhǎng)短對(duì)于項(xiàng)目投資成本至關(guān)重要，這就要求項(xiàng)目人員經(jīng)過(guò)周密時(shí)間安排，不浪費(fèi)時(shí)問(wèn)，在最短的時(shí)間內(nèi)完成要做的全部工作。

（四）時(shí)間管理是項(xiàng)目按期獲得效益的保證

一個(gè)項(xiàng)目只有按期完工，才能為項(xiàng)目按期投產(chǎn)創(chuàng)造必要條件，項(xiàng)目按期投產(chǎn)才能按期獲得收益。所以，在保證質(zhì)量的條件下使項(xiàng)目按期完成，是項(xiàng)目按期創(chuàng)造效益的前提。

三、高效時(shí)間管理的一般做法

(一)時(shí)間管理與項(xiàng)目目標(biāo)緊密相連

有效地進(jìn)行時(shí)間管理，首先必須有一套明確的遠(yuǎn)期、中期、近期目標(biāo)；其次是根據(jù)目標(biāo)制定長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃和短期計(jì)劃，，然后分解為年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃；第三是相應(yīng)的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個(gè)結(jié)果的反饋和計(jì)劃的修正。時(shí)間管理與項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分割的。項(xiàng)目按期向下游供氣，其實(shí)就是一個(gè)總目標(biāo)。然而，在總目標(biāo)下，由一系列小目標(biāo)所組成。磨刀不誤砍柴功，項(xiàng)目總經(jīng)理在項(xiàng)目開(kāi)工之前，必須清楚地明白項(xiàng)目所涉及的工作范圍，小目標(biāo)與小目標(biāo)之間的邏輯關(guān)系，小目標(biāo)與大目標(biāo)之間的邏輯關(guān)系，制定年、月、日目標(biāo)和計(jì)劃，并逐步實(shí)現(xiàn)每日目標(biāo)和計(jì)劃，最終與總目標(biāo)靠近。

(二)時(shí)間管理要掌握80：20原則

作為項(xiàng)目總經(jīng)理在項(xiàng)目管理中要學(xué)會(huì)運(yùn)用80：20原則，將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分成先后順序，要善于區(qū)分20％最有價(jià)值的事情，然后根據(jù)價(jià)值大小，分配時(shí)間；80％的價(jià)值是由前20％的事情所產(chǎn)生的，另外20％的價(jià)值來(lái)自80％的事情。從項(xiàng)目的角度看，從每天做起，把每一天中的20％的時(shí)間用于關(guān)鍵思考和工作準(zhǔn)備。區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)，緊急事務(wù)往往是短期性的，重要事務(wù)往往是長(zhǎng)期性的。給所有羅列出來(lái)的事情定一個(gè)完成期限。對(duì)所有沒(méi)有意義的事情采用有意忽略的技巧，將羅列的事情中沒(méi)有任何意義的事情刪除掉。

(三)時(shí)間管理要注意時(shí)間使用效果

時(shí)間管理是一種心理素質(zhì)的培養(yǎng)，時(shí)間管理不能說(shuō)安排事情妥當(dāng)或把事做好了就行，而應(yīng)該是更長(zhǎng)遠(yuǎn)和更系統(tǒng)地考慮時(shí)間分配和使用效果。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，即做事有效果；把事情做好僅僅是做事有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

(四)時(shí)間管理要注意其靈活性

時(shí)間管理還要考慮其靈活性，這里有以下幾層意思，一是巧妙地拖延時(shí)間，學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，一旦確定了哪些事情是重要的，對(duì)那些不重要的事情就應(yīng)當(dāng)說(shuō)“不”；二是還要保持一定的機(jī)動(dòng)支配的時(shí)間，以便應(yīng)付突發(fā)事件和不得不處理的事物，包括那些看似很不起眼的事情，但又必須要做；三是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者要培養(yǎng)授權(quán)的藝術(shù)，對(duì)有些可以自己不必出面的事情，給下屬充分授權(quán)，以便使自己騰出寶貴的時(shí)間去干應(yīng)該干的事情。

(五)分清工作的顯性與隱性

對(duì)項(xiàng)目每一項(xiàng)工作要認(rèn)真進(jìn)行分析，分清哪些工作是顯性的，哪些工作是隱性的。如一個(gè)子項(xiàng)目——LNG儲(chǔ)罐的建成就是顯性的，而對(duì)某項(xiàng)工程方案的思考過(guò)程則是隱性的。所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作，同時(shí)要有專家審定過(guò)程，以此為基礎(chǔ)制定出可行的項(xiàng)目時(shí)問(wèn)計(jì)劃，進(jìn)行合理的時(shí)間管理。

(六)按團(tuán)隊(duì)特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)度管理

項(xiàng)目總經(jīng)理要充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目唯一性特點(diǎn)，根據(jù)不同的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目范圍，制定項(xiàng)目管理策略，確定管理幅度和強(qiáng)度。由項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)，分配項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中不同的角色，對(duì)某項(xiàng)工作要采取直接管理，對(duì)另一些工作則采取間接管理。團(tuán)隊(duì)成員在工作中要相互協(xié)調(diào)、共同搞好工程項(xiàng)目的進(jìn)度管理。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人力資源充足，對(duì)無(wú)先后邏輯關(guān)系的同一級(jí)任務(wù)，又能保證作業(yè)面要求，則可采取集中兵力，打殲滅戰(zhàn)的辦法，可同時(shí)安排幾路人馬并行完成這些任務(wù)，以保證縮短工期；對(duì)于有先后邏輯關(guān)系的任務(wù)，則只能采取依次作業(yè)或流水作業(yè)，按工作階段逐項(xiàng)完成。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人力資源配備有限或暫時(shí)不能到位，則要考慮充分利用承包商、監(jiān)理單位，甚至設(shè)計(jì)單位的力量為我所用。

結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目管理的核心之一就是時(shí)間管理，只有通過(guò)科學(xué)的方法和手段才能避免項(xiàng)目中人、財(cái)、物的浪費(fèi)和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)度的拖延。本文正是在這方面做了嘗試。本文希望在項(xiàng)目時(shí)間管理的研究起到拋磚引玉的作用，希望有助于其他學(xué)者對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行更深入的研究。相信隨著項(xiàng)目管理人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累以及對(duì)項(xiàng)目時(shí)間管理理論更系統(tǒng)的理解，對(duì)于該領(lǐng)域的研究一定會(huì)取得更多、更好的成果。

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