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秘書 秘書論文模版：淺論如何成為一名優(yōu)秀的秘書

淺論如何成為一名優(yōu)秀的秘書

　　1.引言
　　唐駿在做鮑爾默助理秘書時鮑爾默告訴唐駿的第一句話就是：“學(xué)會忍耐學(xué)會說話學(xué)會我的工作方式哪怕你想殺了我，但你還是要忍耐，因為我會教會你一些對你有用的東西”
　　行政秘書是一個可以積累經(jīng)驗的職業(yè)，是一個可以完善和成就自己的事業(yè)，是走向管理崗位的一個階梯。
　　2.優(yōu)秀秘書實例及啟示：
　　秘書實例：關(guān)廠長四十有五，在工作上嚴(yán)格要求是出了名的，誰要在工作上打馬虎眼，他粗大的嗓門會叫人受不了。然而，下級有個病痛，他忙到半夜也要親自探望小陳是廠里新來的秘書，在她之前，已經(jīng)有3個人因為關(guān)廠長的壞脾氣而離開。小陳聽說了別人對關(guān)廠長的看法，雖然大家都勸她不去為好，但她倒想去見識見識這個關(guān)廠長。上班的第一天，一切完全是規(guī)范化的。第一次見到關(guān)廠長，關(guān)廠長很禮貌地接待了小陳，交代了一些工作之后，關(guān)廠長便急著去忙事情了。關(guān)廠長留給小陳的第一印象還算不錯。幾天后，關(guān)廠長通知小陳隨他去與外商洽談技術(shù)合作項目，早上9．：30出發(fā)，同行的有總工和外請的翻譯。這個項目I小陳在技術(shù)科早就知道了，方案也是她在總工指導(dǎo)下制定的。還不到8：00的時候，她就到技術(shù)科準(zhǔn)備一些資料。沒想到，一陣急驟的電話鈴聲響起，對方的同事轉(zhuǎn)告小陳，說廠長找她，火氣很大。小陳立即趕到廠長辦公室，關(guān)廠長上來就沒有好音：“上班時間串什么門JL?我讓你在辦公室等著，9：30出發(fā)，你到處跑什么?”小陳也火了，不是還不到9：30嗎?但還是忍住，沉默著聽關(guān)廠長“發(fā)威”。聽到關(guān)廠長接下來的話，小陳才知道，原來是總工住院了，翻譯也因事不能來，如果因為推遲談判，對方可能會去找新的合作伙伴。廠長為此事很著急，知道這個情況后，小陳原諒了關(guān)廠長的發(fā)火�！澳鷮@個項目熟不熟悉?”小陳問�！爸饕獌�(nèi)容清楚，有些細(xì)節(jié)不很熟悉�！标P(guān)廠長說�！凹�(xì)節(jié)和全部內(nèi)容我都熟悉，我參加過這個方案的起草。”小陳自信地說。關(guān)廠長眼睛一亮，但馬上叉暗了下來：“可翻譯沒有來啊。”“外商不是美國佬嗎?”小陳問。關(guān)廠長肯定以后，小陳說道：“我認(rèn)為我能行。”小陳覺得沒有必要謙虛。關(guān)廠長頓時驚醒萬分，也意識到了自己之前的態(tài)度不好。他立刻讓相關(guān)人員做好了準(zhǔn)備工作和小陳一起出發(fā)了。談判成功了，在談判當(dāng)中，小陳又當(dāng)翻譯又和老外談技術(shù)合作的細(xì)節(jié)，關(guān)廠長把關(guān)決斷，配合得十分默契。由于小陳對對方的情況十分了解，還適當(dāng)?shù)胤Q贊了幾句對方的技術(shù)成就和經(jīng)濟(jì)實力，對方代表十分高興，伸著大拇指用簡單的華語說：“關(guān)先生，我羨慕您呀!您的秘書才華出眾，年輕有為�！被貋淼穆飞希P(guān)廠長對小陳的表現(xiàn)非常滿意，當(dāng)他在說著夸獎的話的時候，小陳卻提醒廠長要去醫(yī)院看總土，對于關(guān)廠長要特設(shè)犒勞的邀請，小陳也婉言謝絕了。大家聽說廠里新來的秘書把廠長制服了，都很佩服她。可是小陳卻認(rèn)為：領(lǐng)導(dǎo)也是人，在他為難的時候，作為秘書應(yīng)該親近一點，熱情一點，盡量幫他分憂；在他成功的時候，高興地時候應(yīng)該離遠(yuǎn)一點、冷靜一點，盡量使他保持清醒。
　　思考與啟示：人際關(guān)系的協(xié)調(diào)是秘書職能的重要方面。該材料主要反映的是秘書與領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)系的協(xié)調(diào)。秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是對立統(tǒng)一的關(guān)系：秘書活動源于領(lǐng)導(dǎo)活動的需求而產(chǎn)生，又伴隨領(lǐng)導(dǎo)活動的進(jìn)行而展開，兩者相互補(bǔ)償，不可或缺。秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系是一種上下級關(guān)系，秘書人員要遵從領(lǐng)導(dǎo)指揮，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)活動服務(wù)，不可固執(zhí)己見乃至越職越權(quán)，成為領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手。上述材料中，秘書小陳在追求一致與積極適應(yīng)的原則下，正確處理了與關(guān)廠長的關(guān)系，積極發(fā)揮參謀作用，協(xié)助關(guān)廠長談判成功。由此可見，人際關(guān)系協(xié)調(diào)在秘書工作中處于非常重要的位置，所以，秘書人員要加強(qiáng)人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力，增強(qiáng)公共關(guān)系意識。秘書協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的原則：第一，服從原則；第二，尊重原則；第三，請示原則。
　　3.現(xiàn)代行政秘書的工作職能：
　�、偃粘Ｊ聞�(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）
　　②接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）
　　③會議事務(wù)（會議安排、會場布置、會議服務(wù)、會議文件的處理等）
　　④行政事務(wù)
　�、菪旁L事務(wù)（顧客的投訴處理或員工意見等）
　　⑥調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）
　　⑦文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）
　�、鄬懽魇聞�(wù)（各種文體的寫作）
　　⑨協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
　�、舛讲旃ぷ鳎ǘ酱佟z查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實情況）
　　4.現(xiàn)代優(yōu)秀秘書的職業(yè)素質(zhì)、道德、態(tài)度和技能要求
　　4.1職業(yè)素質(zhì)—職業(yè)發(fā)展的CPU
　　忠誠——秘書的職業(yè)生命
　　誠實——聰明莫被聰明誤
　　謙遜——職業(yè)發(fā)展的護(hù)身符
　　自信——我的地盤我做主
　　忍耐——學(xué)板橋“難得糊涂”
　　4.2職業(yè)道德—職業(yè)發(fā)展的一米黃色安全線
　　保密—人事是密中之密
　　守信—言必行，行必果
　　守紀(jì)—以服從領(lǐng)導(dǎo)為天職
　　廉潔—常在河邊走，保證鞋不濕
　　道歉—伸手不打笑臉人
　　4.3職業(yè)態(tài)度—駿馬無須揚(yáng)鞭自奮蹄
　　主動—無須揚(yáng)鞭自奮蹄
　　認(rèn)真—細(xì)節(jié)決定優(yōu)劣
　　自律—自己做自己的老板
　　上進(jìn)—沒有最好，只有更好
　　4.4職業(yè)技能—注重細(xì)節(jié)、穩(wěn)妥高效
　　接打電話—讓領(lǐng)導(dǎo)對外部溝通更加順暢
　　接待客人—公司形象的兼職代言人
　　整理資料—及時吐故與納新
　　會務(wù)工作—事無巨細(xì)，疏而不漏
　　公文寫作—滴水石穿非一日之功
　　綜合能力—經(jīng)驗與智慧的結(jié)晶
　　5.現(xiàn)代優(yōu)秀秘書須謹(jǐn)防的七大忌諱
　　1、起草材料忌拼湊。
　　2、安排活動忌偷懶。
　　3、迎來送往忌貪欲。
　　4、下達(dá)指示忌添醋。
　　5、出謀劃策忌固執(zhí)。
　　6、領(lǐng)導(dǎo)會談忌插嘴。
　　7、首長家事忌摻和。
　　6.現(xiàn)代優(yōu)秀秘書須具備的十種能力
　　1．遇到問題能設(shè)法自己找答案。能為老板設(shè)想出合理的方法，通俗而言是要上司做選擇題而非是非題。
　　2．有情緒能自行排解。專業(yè)秘書必須能克服自身情緒問題，做到成熟穩(wěn)重。
　　3．隨時準(zhǔn)備加班。老板是秘書工作的重心，即能“隨傳隨到”。
　　4．不斷給自己找機(jī)會。要具備化被動為主動、化危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)的能力。
　　5．言簡中聽。秘書必須考慮到老板多是十分忙碌的人，因此在回答前能認(rèn)真思考。
　　6．有分寸感。專業(yè)秘書要避免過度反應(yīng)，并善于揣度老板的心意。
　　7．具備洞察能力和同理心。要適應(yīng)環(huán)境而非環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改變他人。
　　8．是資源整合者。秘書是辦公室資訊的整合者，因此秘書往往擁有最多也最完整的資源，必須具備整合資源的全局思維。
　　9．能扮演黑白臉。大多數(shù)會議和談判的場合都需要你配合老板完成工作，所以溝通協(xié)調(diào)應(yīng)變能力極其重要。
　　10．公共關(guān)系能力。市場導(dǎo)向或顧客導(dǎo)向時代，秘書勢必涉及很多顧客服務(wù)以及外部聯(lián)絡(luò)工作，因此公共關(guān)系是必要的專業(yè)能力，甚至有時還要扮演公關(guān)經(jīng)理人甚至發(fā)言人的角色。
　　7.行政秘書如何處理好人際關(guān)系
　　要想成為一名優(yōu)秀的辦公室秘書首先必須具備做人的優(yōu)秀品質(zhì)，“做事先做人”，只有做好了“人”才能做好“事”，尤其是當(dāng)一名辦公室秘書更應(yīng)該是一名德才兼?zhèn)涞娜恕?bR>　　7.1與領(lǐng)導(dǎo)相處的藝術(shù)
　　秘書的工作是參與不是干預(yù)，是服從但不能被動，作為秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者決定事項提出的意見時，一定要為方案的準(zhǔn)確性和科學(xué)性負(fù)責(zé)，選定哪個方案是領(lǐng)導(dǎo)的怎人，秘書不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，同時要抓住領(lǐng)導(dǎo)的思路，這樣才能更好的配合領(lǐng)導(dǎo)，推動公司的發(fā)展。
　　7.2與同級同事相處的藝術(shù)
　　與同級同事的相處要真誠，真誠是人際交往的最基本要求，所有的人叫交往不光是秘書都要真誠的對待別人，其實，每個人在交往過程中都希望對方可以接受自己，承認(rèn)自己的價值，那么相對的就應(yīng)該承認(rèn)別人的價值，這是人際交往的相互關(guān)系。
　　7.3與下屬相處的藝術(shù)
　　有部分秘書認(rèn)為自己是領(lǐng)導(dǎo)身邊最親近的人，就從某種意義上認(rèn)為自己有特權(quán)，比別人職位要高，其實秘書在與下屬的相處中藥平等交往才能贏得別人的認(rèn)可，從而見效工作的阻力，還要匡蓉帶人，關(guān)心互助，讓團(tuán)隊更有凝聚力。
　　8.行政秘書如何成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手
　�、牌綍r詳細(xì)觀察領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，應(yīng)可大概地判斷領(lǐng)導(dǎo)將會于何時、以何種方式交由你去代行職務(wù)，而你有所心理準(zhǔn)備，到時候就不致驚慌失措而能夠從容地去應(yīng)付
　　⑵要以領(lǐng)導(dǎo)的立場作出精確的判斷，并有勇于承擔(dān)一切責(zé)任的自覺。如果遇到非常棘手的事情，而那件事情又是領(lǐng)導(dǎo)未曾事先允許你去做，而被迫非決斷不可的時候，按常理來說，可向領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)請示，請求他給你適當(dāng)?shù)闹甘尽?bR>　　⑶努力做到出力而不“越位”。強(qiáng)調(diào)處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系要防止越位，并不是說干工作可以不出力。出力，對于任何人在任何時候，永遠(yuǎn)是絕對必要的。問題是社會分工所決定的出力方式是有差別的。不承認(rèn)或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中，我們強(qiáng)調(diào)要防止越位，是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。
　　⑷勤于請示，積極匯報。信息的交流對于縮小你與領(lǐng)導(dǎo)之間的心理差距，消除一些誤解，具有舉足輕重的作用。如果你的領(lǐng)導(dǎo)不喜歡主動去接近你，你就應(yīng)該主動去接近他。你現(xiàn)在所做的工作的發(fā)展情況或你所做出的成績、你所遇到的難題，都需要領(lǐng)導(dǎo)及時地了解。
　　⑸雪中送炭勝于錦上添花。在關(guān)鍵時刻，在領(lǐng)導(dǎo)最需要的時刻，你能夠及時而勇敢地、得體而巧妙地站出來，為他解除尷尬、窘迫的局面，這往往會取得出人意料的效果：你會突然發(fā)現(xiàn)，原來比較一般的關(guān)系更加密切了；原來只是工作上的關(guān)系，而現(xiàn)在增加了感情上的色彩；原來對你的評價一般，而現(xiàn)在一下子發(fā)現(xiàn)了你更多的優(yōu)點，你原來的缺點也似乎得到了“重新解釋”。
　　9.比爾•蓋茨的秘書——露寶的啟示
　　每一個成功者的背后都有一個默默耕耘、辛苦工作的秘書，他們的名字往往不被人們所關(guān)注和提起，譬如世界首富比爾•蓋茨的秘書——露寶，比爾•蓋茨曾說“微軟的成功有她的一份功勞”。露寶給我們的啟示有：
　　1、有平常心。秘書的職位很特殊，她雖然不屬于公司的高級管理層，但因為工作直接對經(jīng)理負(fù)責(zé)，所以常常給人“一人之下”的錯覺。正因如此，秘書才要保持一顆平常心：“我只是公司的一名普通職員，我服務(wù)于我的工作。”
　　2、強(qiáng)化工作能力。愛崗敬業(yè)，工作腳踏實地，在工作中不斷提升自己的素質(zhì)，對自己負(fù)責(zé)的事情拿得起放得下。要淡化自己的性別和身份，時刻牢記秘書的天職只是做好經(jīng)理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的標(biāo)識就是你的能力。總而言之，，老板聘用秘書的目的是在找一個得力的助手，一個可以信任的左膀右臂。
　　3、舉止得體。無論做什么工作都得為自己的職業(yè)做出一定的犧牲，女秘書也是。服裝應(yīng)該素雅清爽，工作日要穿職業(yè)裝，不可以穿超短裙，化淡妝，不要打扮得很妖嬈。
　　4、口風(fēng)要嚴(yán)。不該問的事不問，不該說的話不說。因為工作性質(zhì)的關(guān)系，秘書的資訊會比較靈通一些，對老總的公事私事會知道很多，聰明的人都信奉“知道的越少越安全”，不要向同事賣弄你的消息靈通，也不要把同事的秘密說給上司聽。
　　5、有親和力。形象要自己樹立，人緣要自己去結(jié)交。要大家接受你、喜歡你，首先要有一顆親善別人的心。成功的女秘書要給人如沐春風(fēng)的感覺：開朗樂觀，笑靨如花，嚴(yán)于律己、寬以待人，善解人意，樂于助人。
　　10.關(guān)于如何成為一名優(yōu)秀的行政秘書之總結(jié)
　　10.1敏于行，慎于言
　　“敏于行”即要手勤、腿勤、設(shè)想周到，起到拾遺補(bǔ)缺的作用。“慎于言”即一定要以高度的責(zé)任感管好自己的言語，工作中切忌夸夸其談、言過其實。秘書要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中點點滴滴的小事及時準(zhǔn)確地處理到位，確保單位各項工作正常有序地開展。同時秘書要做到辦事得體，在領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間、各部門之間、對外事務(wù)之中發(fā)揮良好的溝通協(xié)調(diào)能力，起到“橋梁”的作用�！　�
　　10.2先做人，后做事
　　要想成為一名優(yōu)秀的辦公室秘書，必須首先具備“做人”的優(yōu)秀品質(zhì)。在做好人的基礎(chǔ)上才能談到認(rèn)真“做事”。俗話說：“做人像水，做事像山”�！八靥幜鳌薄馕吨跒槿松弦欢ㄒt虛謹(jǐn)慎，虛心地向他人學(xué)習(xí)，切不可驕傲自滿�！白鍪孪裆健眲t意味著在工作中要不畏困難、勇往直前，具備登山的精神和毅力�！　�
　　10.3博學(xué)不窮，篤行不倦
　　是否勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，學(xué)以致用是決定秘書工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素。“博學(xué)之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之。”做個“多面手”“復(fù)合型人才”才能適應(yīng)新形勢對秘書工作越來越高的要求
　　結(jié)束語
　　行政秘書是一個可以積累經(jīng)驗的職業(yè)，是一個可以完善和成就自己的事業(yè)，是走向管理崗位的一個階梯。在這個擁有極大發(fā)展?jié)摿Φ男袠I(yè)，每個希望在秘書行業(yè)有所作為的人才，只要努力加強(qiáng)秘書個人素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，積極迎接挑戰(zhàn)，敏于行、慎于言，先做人、后做事，博學(xué)不窮、篤行不倦，最終就有可能成為行業(yè)精英。

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