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檔案室管理制度

日期：2010-08-22 發(fā)布人：院辦黨辦管理員 來源：院辦黨辦 作者：308609 　　　　　　【字號：】

檔案保管制度

一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

檔案保密制度

一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，，注明查閱目的和內(nèi)容。

三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。

四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。

六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。

二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領導批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

四、提供利用檔案時，按學校有關規(guī)定收費。

五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任�！�

七、未經(jīng)主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內(nèi)容。

檔案室人員崗位職責

一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。

二、遵守各項檔案業(yè)務規(guī)章制度。

三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。

四、積極開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。

五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。

檔案鑒定制度

一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。

二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權限，有異議時由鑒定組裁定。

三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。

四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。

五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領導批準后，方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員)；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。

安全與消防制度

一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。

二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。

三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。

五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。

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