計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，電子文件的大量涌現(xiàn)，都給檔案事業(yè)的迅速發(fā)展提供了契機(jī)與挑戰(zhàn)，做好檔案的現(xiàn)代化管理是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個人在社會活動中直接形成的，是記錄歷史真實狀況的重要資料，是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的記錄。檔案學(xué)是一門社會科學(xué)，社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案的記錄功能對社會的發(fā)展具有不可或缺的積極作用。
　　與檔案管理現(xiàn)代化相對應(yīng)的是傳統(tǒng)手工管理模式，兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，傳統(tǒng)檔案管理的主體是紙質(zhì)檔案，其信息與載體不可分割；而檔案管理現(xiàn)代化條件下，其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案，具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征；二是管理模式的不同：傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目 、排架、統(tǒng)計和提供利用等諸環(huán)節(jié)，現(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計算機(jī)管理為主，工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。
　　檔案的現(xiàn)代化管理在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上建立起來，它以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，并充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對象在確定目標(biāo)下，使整體動態(tài)取得最佳效果。
　　檔案現(xiàn)代化管理的最終目標(biāo)，是最大限度地保護(hù)檔案質(zhì)量，延長檔案的壽命；最大限度地開發(fā)檔案信息資源為社會各界提供高水平的咨詢服務(wù)。要完成檔案現(xiàn)代化管理的最終目標(biāo)，必須做好三件事：一是在保證電子檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上延長檔案壽命；二是利用計算機(jī)技術(shù)提高檔案管理效率和水平，開發(fā)檔案信息資源，為社會各界提供高水平的咨詢服務(wù)；三是對檔案數(shù)據(jù)文件的采集、整理，形成電子檔案，豐富資源。這三件事不是各自孤立的，而是相互依賴、相互制約。延長檔案的壽命是基礎(chǔ)，如果沒有檔案壽命的延長，就談不上檔案信息的開發(fā)；不能為社會提供相應(yīng)的咨詢服務(wù)，延長檔案壽命就失去它應(yīng)有的意義，即提供高水平的咨詢服務(wù)要靠高質(zhì)量的檔案資源為基礎(chǔ)，延長檔案壽命的意義要靠提供高質(zhì)量的咨詢服務(wù)來體現(xiàn)。如果沒有源源不斷的檔案數(shù)據(jù)采集，在電子時代，檔案就失去了繼續(xù)豐富檔案資源的源泉，其后果不堪設(shè)想。三件事都要靠人去做，特別是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人員科技素質(zhì)的提高，顯得尤為重要。
　　檔案資料的數(shù)據(jù)采集是檔案信息資源得以充分開發(fā)和有效利用的基礎(chǔ)。檔案資料數(shù)據(jù)的采集是實現(xiàn)檔案資料信息集中和共享的基礎(chǔ)工作，沒有檔案數(shù)據(jù)的采集，筆耕文化傳播，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)就成了無米之炊；沒有準(zhǔn)確及時、先進(jìn)可靠的數(shù)據(jù)采集整理工作，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也得不到必要的保證。
　　總的來說，檔案現(xiàn)代化管理的主要特征是：系統(tǒng)化，就是整體的各個組成部分為達(dá)到一個總目標(biāo)，按照統(tǒng)一計劃而行動；定量化，就是把復(fù)雜系統(tǒng)中的變量及相互關(guān)系，用數(shù)學(xué)形式表示出來，建立數(shù)學(xué)模型，進(jìn)行定量分析，預(yù)測未來或調(diào)整方向；信息化，就是廣泛地使用計算機(jī)，對大量有用信息進(jìn)行收集、分析，利用反饋信息進(jìn)行預(yù)測和決策；智力化，就是現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的作用，注意開發(fā)管理人員的智力，充分調(diào)動人的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要求組織機(jī)構(gòu)具有應(yīng)變能力，充滿活力和高效率，以適應(yīng)錯綜復(fù)雜的變化情況或環(huán)境。

 

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