【摘要】：電子信息革命對檔案工作者以及檔案工作帶來的根本性挑戰(zhàn)主要有兩個方面：其一，是它動搖了官僚型組織相對穩(wěn)定的結(jié)構，使組織的結(jié)構逐漸扁平化；其二，是它導致新的通訊方式和新的文件形式（即電子文件）的形成。這兩種趨勢都對當代檔案的理論和實踐提出了挑戰(zhàn)，促使我們重新審視傳統(tǒng)的檔案理論和檔案工作，并探索新的適應現(xiàn)代組織機構文件、檔案管理特點的理論和方法。 目前，國內(nèi)外檔案學者討論最熱烈的問題就是文件連續(xù)體理論，因為該理論動搖了傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式，對文件、檔案管理，尤其是電子文件管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了巨大的影響，所以各國檔案學者都對這一理論表示了極大的關注。電子文件的特點及其產(chǎn)生環(huán)境的特殊性（本文所探討的電子文件都是產(chǎn)生于電子文件保管系統(tǒng)中，它是電子文件的來源）又使得鑒定工作更加突出于其他的業(yè)務環(huán)節(jié)，成為其中的核心部分，同時電子文件的鑒定工作在實踐中也是難點。筆者認為，當前形勢下以扁平化的結(jié)構為特征的組織機構是各類機構發(fā)展的必然趨勢，并在其內(nèi)涵上包含和體現(xiàn)了現(xiàn)代組織機構變革的其他方面，是信息技術對社會結(jié)構產(chǎn)生的不可避免的深刻影響。而且文件連續(xù)體理論所倡導的電子文件管理模式在很大程度上與扁平型組織的運作與管理方式非常地契合，加之電子文件鑒定在業(yè)務實踐中的特殊地位，因此對現(xiàn)代組織機構中電子文件鑒定理論和方法的研究具有一定的前瞻性和重要的現(xiàn)實指導意義。 本文共分四個部分：第一部分首先分析了信息時代組織機構變革的基本趨勢及其對現(xiàn)代檔案管理工作的影響。在信息技術的推動和支 WP=108 持下，現(xiàn)代組織機構越來越呈現(xiàn)出組織結(jié)構扁平化、組織內(nèi)部溝通網(wǎng)絡化、組織業(yè)務工作團隊化以及新的業(yè)務流程的構建等方面的特征。其中扁平化的組織結(jié)構是現(xiàn)代組織機構的結(jié)構化基礎，是現(xiàn)代組織機構特征的典型概括。在上述變革的過程中，檔案管理工作作為各類組織機構正常運轉(zhuǎn)必不可少的一項業(yè)務工作，其管理思想和工作流程也必定要發(fā)生變革，以適應現(xiàn)代組織機構的特點和信息時代的要求。其變化主要表現(xiàn)為檔案工作手段的自動化、系統(tǒng)化，一體化的檔案管理思想，協(xié)同合作的檔案工作方式，電子文件管理流程的變化四個方面，而這些變化將直接影響電子文件的鑒定方法，并且需要新的理論來指導其實施。 第二部分以大不列顛哥倫比亞大學的電子文件研究項目和InterPARES國際研究項目(The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems：保證電子系統(tǒng)中文件的永久真實性國際研究項目)中對“文件”、“電子文件”、“可靠性”、“真實性”的定義為概念基礎，著重論述了電子文件的特性和電子文件賴以產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)的信息系統(tǒng)——電子文件保管系統(tǒng)及其功能需求。由于本文所探討的電子文件鑒定是在電子文件保管系統(tǒng)中實施的，而且鑒定是關系到電子文件“生死存亡”的關鍵環(huán)節(jié)，也關系到電子文件的保存時間長短和價值大小，這使得電子文件鑒定成為該系統(tǒng)中的核心環(huán)節(jié)，并貫穿系統(tǒng)運行的始終，因此，在設計電子文件保管系統(tǒng)時，應該將鑒定需求作為系統(tǒng)流程一項重要的管理需求慎重考慮。 第三部分在前兩個部分對電子文件鑒定的組織機構環(huán)境——扁平型的現(xiàn)代組織機構以及鑒定實施的系統(tǒng)環(huán)境——電子文件保管系統(tǒng)的論述的基礎上，通過兩組對比，即文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論的比較以及官僚型組織機構與扁平化的現(xiàn)代組織機構的對比，來發(fā) WP=109 掘文件連續(xù)體理論在信息時代的電子文件工作中的意義，并印證了采用該理論指導扁平型的現(xiàn)代組織機構中電子文件鑒定的合理性和優(yōu)越性。因為文件連續(xù)體理論中所蘊含的一體、統(tǒng)一的管理思想和管理方式適應了現(xiàn)代社會扁平型組織機構和電子文件自身的特點，其對電子文件價值鑒定的多維審視，以及鑒定中對電子文件來源的新的理解和確定與扁平型的現(xiàn)代組織機構中圍繞工作流程和組建跨部門團隊的運作方式和鼓勵知識共享的理念也是相一致的。 通過上述三個部分的分析和闡述，第四部分以文件連續(xù)體理論所倡導的理念為指導，構建了適用于扁平型現(xiàn)代組織機構的電子文件鑒定流程。為了保證能夠準確地鑒定和保存具有憑證價值的電子文件，該流程的構建以扁平型組織機構運作的特點——對業(yè)務程序和任務的關注為依據(jù)，把管理與技術兩種手段有機地結(jié)合起來（因為僅僅依靠先進的技術手段并不能實施有效的電子文件鑒定），將文件形式的變化與組織結(jié)構的躍遷納入到一個框架下綜合考慮。然后，以匹茲堡大學電子文件項目的需求分析成果、ISO關于文件管理的國際性標準文件（ISO15489-1和ISO TR 15489-2）和澳大利亞關于文件管理的國家標準（AS4390）為標尺，并結(jié)合了文件連續(xù)體理論和扁平型現(xiàn)代組織機構的特點對所構建的電子文件鑒定流程進行了定性的評析。 最后，筆者認為：電子文件鑒定的質(zhì)量和效果決定著電子文件能否在人類社會正常流轉(zhuǎn)和累積以及能否促進電子文件的功能得以充分發(fā)揮。雖然，本文所構建的現(xiàn)代組織機構電子文件鑒定流程還存在著不足之處，而且當前的組織結(jié)構形態(tài)幾乎都是官僚型的或者是其簡單變形，扁平型的現(xiàn)代組織結(jié)構目前還局限在學術探討的領域內(nèi)，
【學位授予單位】：吉林大學
【學位級別】：碩士
【學位授予年份】：2004
【分類號】：G276
【圖文】：

圖 3-4 電子文件生命周期示意圖從國際檔案理事會對電子文件生命周期的劃分中，我們可以看到，電子文件生命周期的劃分與傳統(tǒng)的生命周期理論相比，注入了新的內(nèi)容：即單獨地把概念階段劃分出來，這與紙質(zhì)文件的生命周期概念必然是不同的，同時這也是電子文件生命周期理論的最大價值所在。傳統(tǒng)的生命周期理論中并沒有概念階段，之所以在電子文件生命周期中加入這個階段或者應該說意識到這個階段的存在是因為在電子文件保管系統(tǒng)被開發(fā)之前，就需要確認出電子文件的鑒定等檔案管理的功能需求，要實現(xiàn)檔案功能就需要實現(xiàn)確定潛在的檔案文件（或者說具有檔案價值的文件）將在哪里產(chǎn)生，而實現(xiàn)這一功能的最好方法就是職

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本文編號：2738279