本文關(guān)鍵詞：淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

作者：張博

來(lái)源：《現(xiàn)代交際》2012年第07期

［摘要］目前我國(guó)正處于信息網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的新時(shí)期，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步中起了推動(dòng)的作用。為了跟上信息時(shí)代的步伐，圖書資料檔案管理必須實(shí)行信息化管理。針對(duì)這種現(xiàn)象，本文進(jìn)一步討論圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)越性。 ［關(guān)鍵詞］圖書資料 檔案 信息化管理 優(yōu)勢(shì)

［中圖分類號(hào)］G250.73 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009－5349（2012）07－0046－01

由于科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理已經(jīng)跟不上發(fā)展的要求，比如說(shuō)管理制度不夠健全、管理者的檔案意識(shí)淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問題，實(shí)行圖書資料檔案信息化管理勢(shì)在必行。

一、圖書資料檔案管理的現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)圖書資料檔案管理面臨的問題

1.管理體制的不完善性。管理者不知如何規(guī)范和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時(shí)候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來(lái)歸檔的，哪些不是歸檔范圍內(nèi)的，這就導(dǎo)致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時(shí)歸檔等現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

2.管理意識(shí)的淡薄性。圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內(nèi)容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認(rèn)識(shí)到它的重要性，這樣就不能及時(shí)有效地搜集檔案資料。也無(wú)法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。

3.管理觀念的滯后性。由于傳統(tǒng)的圖書資料的歸檔方式大多采取紙質(zhì)形式，這樣檔案資料越來(lái)越多，需要很大的儲(chǔ)存空間，還要預(yù)防造成資料破損的各種可能，這方式就顯得特別的落后，缺乏開放與創(chuàng)新意識(shí)。

（二）實(shí)施圖書資料檔案信息化管理的必要性

1.圖書資料是知識(shí)的海洋和素養(yǎng)的翅膀，檔案就如同一個(gè)復(fù)雜而龐大的資源庫(kù)。方方面面的信息雜亂無(wú)章地存在于各種資料當(dāng)中，只有當(dāng)人們需要的時(shí)候信息才會(huì)依據(jù)相關(guān)的需求被整理出來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。所以必須把檔案信息化管理列為檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2.圖書資料檔案的信息化管理，會(huì)實(shí)現(xiàn)圖書資料的資源共享和使用人群范圍的擴(kuò)大以及利用率的提高。要實(shí)現(xiàn)信息化管理就要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)檔案管理應(yīng)用軟件，使得圖書資料不受時(shí)空的制約，做到資源共享。

3.要始終把檔案信息化管理作為檔案工作重要的基礎(chǔ)工作，并且是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，是一個(gè)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。為了使這項(xiàng)工作順利有效地發(fā)展，就要形成一套完善的、健全的、可執(zhí)行的管理辦法。

二、圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)越性

當(dāng)今是一個(gè)科技發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，以往的圖書資料檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足讀者的要求和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐。為了適應(yīng)這種現(xiàn)實(shí)情況，這就要求檔案的管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍使用和迅猛發(fā)展，這就為圖書資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

信息化管理使圖書資料檔案的保存方法更便捷，利用起來(lái)更方便。管理者要對(duì)各種資料和信息及時(shí)地記載和更新，這樣能保證信息的準(zhǔn)確性。使用者就會(huì)避免直接接觸原件，減少了資料原件的損壞幾率，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

為了使圖書資料的檢索和使用能夠更加方便，信息化管理使圖書資料的目錄和文檔歸檔都采用電子的方式。采用了方便快捷的網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，使用者只需輸入需求的關(guān)鍵詞，相關(guān)檔案資料信息就會(huì)被搜索到。

信息化管理不僅節(jié)約了空間，還大大節(jié)約了有限的人力資源，提高了工作效率。為工作人員減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度和為借閱者節(jié)省了寶貴的時(shí)間，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。

三、小結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無(wú)論是一個(gè)人還是一個(gè)社會(huì)要想發(fā)展都離不開知識(shí)。為了滿足這種需求，圖書資料檔案管理者必須跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷地完善和更新圖書資料數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足社會(huì)公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊哲.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的信息化管理[J].醫(yī)藥論壇雜志,

2003(5).

[2]王朝陽(yáng).檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題[J].華北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào),2006(1).

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