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醫(yī)院圖書檔案一體化管理分析探討

發(fā)布日期： 2014-05-17 發(fā)布：  

  2013年12期目錄       本期共收錄文章20篇

　　摘要：圖書檔案同宗同源本屬一體。隨著人們對信息需求的不斷提高，圖書檔案逐漸分化，在各自的方向上不斷發(fā)展，逐漸形成了兩個獨立的體系。它應(yīng)是包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化在內(nèi)的從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個運(yùn)動過程的全面控制和科學(xué)管理，其中貫穿著系統(tǒng)思維。圖書、檔案、情報三者同出一源，且存在著千絲萬縷的聯(lián)系。學(xué)界和業(yè)界皆對圖書、情報、檔案一體化從理論上進(jìn)行了諸多討論和分析，在實踐中，各國也確實取得了一定的成果。
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　　圖書、檔案、文物集中式管理（以下簡稱集中式管理，加引號的除外）是圖書、檔案、文物信息資源共享的實現(xiàn)途徑之一，意在通過信息載體的地域集中，實現(xiàn)信息內(nèi)容的共享。要真正實現(xiàn)這一目標(biāo)，就要從實現(xiàn)我國的信息化戰(zhàn)略高度，推進(jìn)"圖書、情報、檔案一體化"進(jìn)程；加快管理體制改革，解除體制制約瓶頸；加快現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，建立和完善相關(guān)的法律法規(guī)。隨著社會生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙張的出現(xiàn)，“圖書”逐步從檔案中分化出來。“檔案”專指各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和某些個人，在社會活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文獻(xiàn)材料包括技術(shù)圖紙、影片、照片、錄音帶等。
　　關(guān)鍵詞：檔案圖書一體化；信息資源整合；現(xiàn)狀問題
　　中圖分類號：G25
　　1 引言
　　我國圖書情報檔案實施一體化管理不僅具有理論上的依據(jù)，而且具有現(xiàn)實的客觀需求和可供借鑒的管理模式。我們必須從戰(zhàn)略高度看圖書、情報、檔案的一體化管理。圖書、檔案一體化管理是把圖書與檔案、圖書處理工作與檔案工作從管理體制到工作程序視為一個有機(jī)整體，以確定實施辦法的最優(yōu)化，求得最高效率。由檔案、圖書在學(xué)科和專業(yè)上的相近內(nèi)核，提出實現(xiàn)檔案、圖書新型管理的必要性和必然性，并對構(gòu)建檔案、圖書一體化管理模式進(jìn)行新的探索。當(dāng)前階段我們應(yīng)當(dāng)建立和完善圖、情、檔一體化用戶監(jiān)督、一體化政策法規(guī)以及一體化評估等動力機(jī)制。通過對他們的一體化管理，可以使其形成綜合性信息網(wǎng)絡(luò)，為我國社會、經(jīng)濟(jì)以及祖國的建設(shè)服務(wù)。
　　有鑒于此，如何為充分利用既有科研檔案的信息，增加技術(shù)發(fā)展的機(jī)會，探索圖書、情報、檔案一體化，加快科學(xué)研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經(jīng)成為我國理論界和實務(wù)界必須面對的一個新課題和新挑戰(zhàn)。實行統(tǒng)一管理保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、儲存、傳遞等渠道的暢通合理控制信息流量，對文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類和處理要將重點放在研究文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的有效管理問題上，控制管理所必需的信息數(shù)量，提高文獻(xiàn)信息傳遞效率、吸收能力和利用率深化文獻(xiàn)信息開發(fā)層次，，圖書檔案信息員制度代表著圖書檔案服務(wù)理念由資源主導(dǎo)向用戶主導(dǎo)轉(zhuǎn)變的發(fā)展方向。
　　2 圖書管理的基本內(nèi)容
　　目前所通用的圖書管理系統(tǒng)，主要包括以下幾個方面：第一是圖書管理；第二是信息查詢；第三是流通作業(yè)；第四是系統(tǒng)維護(hù)。這四大模塊是圖書管理系統(tǒng)的構(gòu)成部分。其中圖書管理系統(tǒng)實現(xiàn)了圖書的征訂工作、新書的登記、圖書的編目等功能，把圖書進(jìn)庫工作合理的建造成一個系統(tǒng)；流通作業(yè)包括預(yù)借、借書、還書作業(yè)，從根本上減少了三種工作的工作量；信息查詢實現(xiàn)在各種條件下，對于館藏書查詢、統(tǒng)計等工作；系統(tǒng)維護(hù)實現(xiàn)了對于本系統(tǒng)的合理運(yùn)用，并針對隨時出現(xiàn)的問題進(jìn)行快速、有效的解決。系統(tǒng)支持條型碼掃描，在實際的使用過程中，掃描槍對圖書ISBN編碼掃描時，就會自動從Internet上下載圖書相關(guān)信息，如作者、書名、出版社、簡介等信息，把錄入人員的工作量降到了最低，成為信息化建設(shè)強(qiáng)有力的幫手。建立完善的管理體系是實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的基本，雖然圖書情報資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性，但畢竟分屬各個行業(yè)，這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu)，從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長期的發(fā)展規(guī)劃。
　　3 信息化管理有利于圖書資源的整合和共享
　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，無論是一個人還是一個社會要想發(fā)展都離不開知識。通過進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍保持隨機(jī)存取。在網(wǎng)絡(luò)平臺上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航有利于工作人員按需瀏覽也方便了使用者快速瀏覽所需要的信息極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。
　　4 圖書、檔案一體化管理的可行性
　　在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代的信息社會中，檔案、圖書實行一體化管理，建立“二位一體”的文獻(xiàn)、信息中心，現(xiàn)代圖書已承擔(dān)一部分情報工作實現(xiàn)部門之間的橫向聯(lián)系和協(xié)作，最大限度、最大范圍地發(fā)揮信息資源的作用，是檔案、圖書事業(yè)發(fā)展的必然趨勢檔案的公開化、社會化方向發(fā)展，從而走向檔案、圖書、情報三者一體化管理。
　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會更廣泛、更迫切的需求，對圖書、情報、檔案的利用越來越要求公開化、社會化信息資源體系事實上也無法使圖書館與情報所、檔案館相區(qū)別各種情報技術(shù)，如縮微、復(fù)制、機(jī)檢等技術(shù)生產(chǎn)廣泛應(yīng)用于圖書館，圖書館學(xué)、檔案學(xué)是知識信息管理的二大學(xué)科，它們之間有著共同的認(rèn)識論、基礎(chǔ)理論和方法論有些地區(qū)實際上已經(jīng)實現(xiàn)了二者機(jī)構(gòu)的完全統(tǒng)一。圖書、情報管理以特定對象的服務(wù)內(nèi)容，主要是對部門機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)二者在現(xiàn)代社會本身沒有太大區(qū)別使得圖書與情報的界限已變得模糊，圖書、檔案的同源性決定了檔案機(jī)構(gòu)與圖書館、情報所服務(wù)對象的相似性，所不同的是檔案機(jī)構(gòu)公眾服務(wù)性不如圖書館、情報部門強(qiáng)。
　　5 職業(yè)道德素質(zhì)
　　圖書檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德和高尚的情操，要忠于本職工作，對工作極端負(fù)責(zé)，要勇于探索，不斷創(chuàng)新，作風(fēng)正派，清正廉潔，處事公道。要胸懷寬廣，謙虛謹(jǐn)慎，團(tuán)結(jié)同志，互相尊重，愛崗敬業(yè)，牢固樹立為圖書檔案工作無私奉獻(xiàn)、奮斗終身的思想。圖書檔案工作是一項承載著知識寶庫收藏和記錄使命的工作，要求其管理人員必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。特別在新時期、在市場經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)從情感的角度培養(yǎng)自己敬業(yè)、樂業(yè)、創(chuàng)業(yè)精神，從而樹立起圖書檔案管理人員的職業(yè)使命感和榮譽(yù)感，自覺向社會奉獻(xiàn)、為人民服務(wù)，把工作當(dāng)作實現(xiàn)自身價值的需要，要全身心地投入自己為之奮斗的事業(yè)中。
　　信息時代的圖書館管理人員，不能埋在資料堆里，必須要有宏觀思維，做到從積累資料入手，從大處著眼，收集積累細(xì)小的信息；注意信息的旁系性，善于從某些信息資料中分析推斷出有用的微觀信息，開展立體思考，通過點滴資料的積累去揭示未來的發(fā)展。
　　只有全面優(yōu)化不斷提升圖書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平真正發(fā)揮圖書檔案在現(xiàn)代圖書情報檔案發(fā)展中的支柱作用，強(qiáng)化積極主動的服務(wù)意識為可持續(xù)發(fā)展提供永不干涸的動力之源。
　　6 結(jié)束語
　　圖書館服務(wù)是為了使讀者獲得文化知識，提高公民的自身修養(yǎng)，滿足讀者的需求，實現(xiàn)讀者人生的價值。圖書館服務(wù)賦予圖書館人員以崇高的職責(zé)、奉獻(xiàn)的欣慰和清苦的價值。圖書與檔案雖然屬于不同的文獻(xiàn)資源，有自身的特點，，有各自的理論體系，呈現(xiàn)出不同的價值形態(tài)，但是作為客觀存在，它們不僅載體相同、相似，而且服務(wù)性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的。檔案服務(wù)層次的需要，是信息社會發(fā)展的必然趨勢。作為圖書管理將如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，發(fā)揮檔案、圖書、情報資料在信息領(lǐng)域中的綜合效能，提高信息報業(yè)服務(wù)的能力和水平，是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢和實現(xiàn)報業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效途徑。信息技術(shù)的發(fā)展為一體化提供了良好的條件，一體化建設(shè)是長期、艱巨、復(fù)雜的任務(wù)，需要政府及相關(guān)部門共同的努力，包括培養(yǎng)專業(yè)的人才，才可能實現(xiàn)一體化的發(fā)展。
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]劉維榮.檔案網(wǎng)絡(luò)管理在歐美[J].檔案天地，2003，1：26-28.
　　作者單位：吉林省腫瘤醫(yī)院，長春 13012

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