檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步驟
　　（一）檔案信息的收集
　　檔案信息的主要來(lái)源是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化和電子文件。除此之外，檔案機(jī)構(gòu)和管理部門(mén)也是數(shù)值數(shù)據(jù)和事實(shí)數(shù)據(jù)的重要來(lái)源。在建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，必須確定檔案信息的收集范圍和來(lái)源，按要求進(jìn)行全面地收集。檔案信息主要來(lái)源于兩個(gè)方面：一是對(duì)各種以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本，二是直接通過(guò)計(jì)算機(jī)生成和處理的、并由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行收信歸檔的電子文件。
　�。ǘn案信息前期處理
　　1、檔案信息數(shù)字化
　　數(shù)字化是指把一切信息都變成只用O和1這兩個(gè)數(shù)字組成的、用不連續(xù)的數(shù)位表示的二進(jìn)制代碼。檔案信息數(shù)字化是指為了使紙質(zhì)檔案、音像檔案等以傳統(tǒng)載體形式承載的檔案信息能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的提供利用，而利用高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等信息處理手段，將其進(jìn)行轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字信息，并以數(shù)字代碼方式存儲(chǔ)起來(lái)。這些數(shù)字信息可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作處理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。紙質(zhì)檔案、音像檔案等各種載體的檔案都可以以文本文件格式、圖像文件格式，音頻文件格式或視頻文件格式轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。
　　2、電子文件的收集歸檔
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化技術(shù)的結(jié)合，誕生了一個(gè)新生兒一電子文件。電子文件一經(jīng)產(chǎn)生其信息就是以數(shù)字代碼形式表達(dá)。所以在功能上電子文件等同于經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的文件。由此，直接在計(jì)算機(jī)中生成和處理的電子文件是重要的檔案信息來(lái)源。
　�。ㄈ⿺�(shù)據(jù)庫(kù)的完善
　　由于計(jì)算機(jī)硬件能力奇跡般地不斷更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)爆炸般地迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)發(fā)生著劇烈的變化。雖然它的基本組成部分仍然是數(shù)據(jù)、軟件和硬件，但是它們的范圍、規(guī)模和復(fù)雜性都大大地?cái)U(kuò)展了。數(shù)據(jù)庫(kù)是信息資源存儲(chǔ)和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，是信息資源共享的先決條件，是信息系統(tǒng)的核心。因此把數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為當(dāng)前檔案信息發(fā)布的核心工作，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保證。
　�。ㄋ模⿺�(shù)據(jù)錄入
　　將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。錄入過(guò)程需要較嚴(yán)格的校對(duì)審核。如審查字段的數(shù)據(jù)形式是否正確；字段長(zhǎng)度與確定的結(jié)構(gòu)長(zhǎng)度是否符合；各種標(biāo)識(shí)符號(hào)是否有誤等。這其中可能包括對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
　　當(dāng)前檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題
　�。ㄒ唬┟鞔_數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)目的
　　對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實(shí)體信息，明確建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是為了檢索、建立檔案信息管理系統(tǒng)的需要。
　�。ǘ⿲�(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
　　檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的第一個(gè)目標(biāo)。信息化建設(shè)的切入點(diǎn)和工作重心，首先是抓好目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可以比較全面地反映檔案信息，有助于實(shí)現(xiàn)全方位的、動(dòng)態(tài)的、完整的檔案信息服務(wù)。 在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)上，可以考慮建立檔案目錄中心，實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案內(nèi)容互補(bǔ)和檔案信息資源整合，筆耕文化傳播，更大限度地發(fā)揮檔案效益。
 

 

本文編號(hào)：7315