摘　要：

摘　要：政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)政府辦公效率的提高具有重要意義。在建設(shè)辦公自動(dòng)系統(tǒng)過(guò)程中，我們往往面臨著各種情況、困難，從而導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)的失敗，其中很重要的原因就是缺乏合理、科學(xué)的項(xiàng)目需求管理和范圍管理。本文結(jié)合作者在一個(gè)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目建設(shè)中的實(shí)際經(jīng)歷，論述了需求管理和范圍管理如何保證項(xiàng)目如何建設(shè)的。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：政府　辦公自動(dòng)化　需求管理　范圍管理

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為當(dāng)今政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常辦公的必備工具。它的出現(xiàn)改變了人們幾千年來(lái)的辦公方式和習(xí)慣，大大提高了辦公效率。同時(shí)，由于它的無(wú)紙化辦公方式，大大的節(jié)約了紙張，很符合當(dāng)今社會(huì)綠色環(huán)保的要求。

　　雖然對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)人們?cè)缫咽熘绾谓ㄔO(shè)一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?如何建設(shè)一個(gè)符合單位自身情況的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?這成了困擾很多建設(shè)者的問(wèn)題，尤其是那些沒(méi)有研發(fā)能力的政府單位。本人在某廳局機(jī)關(guān)從事信息化工作已有十幾年的時(shí)間了，成功完成了我局的辦公自動(dòng)化項(xiàng)目建設(shè)，并經(jīng)過(guò)了幾年來(lái)的不斷完善改進(jìn)，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。本文就是結(jié)合本人在該項(xiàng)目的經(jīng)歷從需求管理和范圍管理方面論述如何更好的完成政府辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。

　　1　項(xiàng)目背景

　　我所在的單位是一個(gè)省級(jí)廳局單位，在全省范圍內(nèi)分布著30多個(gè)直屬單位以及300多個(gè)三級(jí)單位。省局和這些單位的公文流程以往都是通過(guò)郵寄快遞的方式，即費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，效率又很低，有時(shí)候還經(jīng)常出現(xiàn)公文丟失的情況。為了有效扭轉(zhuǎn)公文傳遞中的各種問(wèn)題，我局決定實(shí)施全省范圍內(nèi)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)。

　　2　項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)

　　省局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的目標(biāo)是：建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)合理、功能完善、安全穩(wěn)定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，提高辦文、辦會(huì)、辦事效率，形成實(shí)時(shí)溝通、信息共享、協(xié)同辦公的信息化辦公機(jī)制。

　　面對(duì)這么一個(gè)分布在全省范圍內(nèi)的大項(xiàng)目，我局成立專門的項(xiàng)目組全面負(fù)責(zé)。項(xiàng)目組根據(jù)以往做系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為該項(xiàng)目建設(shè)能否成功的關(guān)鍵就是項(xiàng)目的需求管理和范圍管理。因?yàn)楹男枨蠛头秶?jīng)常性的變化往往使參與項(xiàng)目的各方都吃盡了苦頭。

　　3　項(xiàng)目需求管理

　　需求管理的目的是確保各方對(duì)需求的一致理解，管理和控制需求的變更，從需求到最終產(chǎn)品的雙向追蹤。項(xiàng)目的需求管理可以在很大程度上影響項(xiàng)目的成敗。需求管理流程主要包括制定需求管理計(jì)劃、求得對(duì)需求的理解、求得對(duì)需求的確認(rèn)、管理需求變更、維護(hù)對(duì)需求的雙向跟蹤、識(shí)別項(xiàng)目工作與需求之間的不一致等。

　　3.1　制定需求管理計(jì)劃

　　為了獲得清晰、可靠的需求，并對(duì)這些需求進(jìn)行有效的管理，項(xiàng)目組從以下幾個(gè)方面制定了需求管理計(jì)劃。

　　(1)確定需求調(diào)研對(duì)象。本項(xiàng)目涉及全局300多個(gè)單位近2萬(wàn)人，每個(gè)人都作為需求調(diào)研對(duì)象明顯不切實(shí)際。我們選定各個(gè)單位的辦公室主任以及文秘作為調(diào)研對(duì)象。

　　(2)確定需求調(diào)研方法。對(duì)于省局以及在省城的單位我們采取現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研的方法;對(duì)于省城以外的單位我們采取了寄送需求調(diào)研表的形式，讓他們填寫相關(guān)需求內(nèi)容。

　　(3)制定需求變更審核流程。對(duì)于所有需求的變更，都首先提交到項(xiàng)目小組，項(xiàng)目小組審核后才提交開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行需求變更修改。對(duì)于沒(méi)有通過(guò)審核的需求變更，一律不允修改。

　　3.2　項(xiàng)目需求開(kāi)發(fā)

　　項(xiàng)目需求開(kāi)發(fā)的目的是通過(guò)調(diào)查與分析，獲取用戶需求并定義產(chǎn)品需求。

　　項(xiàng)目需求分為技術(shù)需求和功能需求。由于項(xiàng)目小組成員都是我局信息化技術(shù)人員，對(duì)于我局軟硬技術(shù)條件已經(jīng)相當(dāng)了解，所以這次需求調(diào)研主要集中在功能需求方面。

　　通過(guò)需求調(diào)研認(rèn)為這次辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是以公文為主體的機(jī)關(guān)辦公相關(guān)電子文件的生成、傳輸、共享與交換全流程自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)全局300多個(gè)部門之間文件的安全傳輸與有效驗(yàn)證。

　　4　項(xiàng)目范圍管理

　　范圍管理就是對(duì)已經(jīng)獲取的需求進(jìn)行規(guī)范的范圍擴(kuò)大，防止盲目的擴(kuò)大需求，確保項(xiàng)目建設(shè)包含且只包含項(xiàng)目所必須的工作。從以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，需求蔓延是信息系統(tǒng)建設(shè)失敗最常見(jiàn)的原因，項(xiàng)目往往在啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行，甚至收尾時(shí)不斷加入新功能，從而導(dǎo)致項(xiàng)目范圍失控，從而使項(xiàng)目在時(shí)間、資源和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響。為了嚴(yán)格控制該項(xiàng)目的范圍，采取了以下幾項(xiàng)措施。

　　4.1　制定范圍管理計(jì)劃

　　(1)首先根據(jù)需求調(diào)研的結(jié)果，編寫了項(xiàng)目范圍說(shuō)明書;然后，請(qǐng)相關(guān)專家對(duì)這份范圍說(shuō)明書進(jìn)行論證和分析，確保編寫的合理與科學(xué)。

　　(2)根據(jù)范圍說(shuō)明說(shuō)制定符合該項(xiàng)目的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))。該項(xiàng)目是一個(gè)涉及全省的大系統(tǒng)建設(shè)，為了更好的合理的完成，我們對(duì)該項(xiàng)目每個(gè)需求進(jìn)行了梳理，確定了每個(gè)需求應(yīng)提交的成果以及相應(yīng)的工作。

　　(3)制定驗(yàn)收的流程和規(guī)范。對(duì)于每個(gè)提交的成果，首先項(xiàng)目小組進(jìn)行初審;然后請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家進(jìn)行終審;前面兩步都審核通過(guò)了，，會(huì)將這個(gè)提交成果部署在一臺(tái)測(cè)試機(jī)進(jìn)行為期3天的測(cè)試，在測(cè)試機(jī)測(cè)試沒(méi)有問(wèn)題了，再部署在正式機(jī)中上線運(yùn)行。

　　(4)制定變更機(jī)制。在系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，需求變更時(shí)不可避免的，如何以可控的方式管理需求，對(duì)于控制項(xiàng)目范圍有重要的意義。

　　為此我們建立相應(yīng)的需求跟蹤流程和機(jī)制。我們將獲取的需求都建立在一個(gè)需求跟蹤表中，通過(guò)這張表我們可以記錄所有需求從提出到實(shí)現(xiàn)中間各個(gè)環(huán)節(jié)的全過(guò)程。從這張表我們可以知道，需求提出者、時(shí)間、需求收集者以及審核者;如果需求又變更，該表則會(huì)記錄變更的時(shí)間、原因、提出變更申請(qǐng)者和審核者等信息。

　　4.2　項(xiàng)目范圍定義

　　要想獲得準(zhǔn)確的范圍定義，分清該做的工作和不該做的工。就必須對(duì)每個(gè)交付成果進(jìn)行詳細(xì)的定義，讓所有項(xiàng)目的參與者對(duì)這個(gè)定義沒(méi)有異議。例如：我們?cè)擁?xiàng)目中說(shuō)的公文到底是指什么?我認(rèn)真分析給出了精確定義：只有在本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中通過(guò)本辦公自動(dòng)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公務(wù)才是我們項(xiàng)目說(shuō)的公文。非本系統(tǒng)、非本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、非本系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文都不在這個(gè)定義范圍內(nèi)，所有該交付的成果都有了明確的定義，范圍定義也及相應(yīng)清楚了，所做的工作也更加明確。

　　4.3　范圍確認(rèn)

　　通過(guò)前面的工作，對(duì)目工作范圍的邊界已經(jīng)確定了。為了確保該項(xiàng)目不遺漏任何細(xì)節(jié)，將所有的需求提出者都召集在一起開(kāi)了一個(gè)需求確認(rèn)會(huì)。我對(duì)每個(gè)需求都逐一確認(rèn)，讓需求提出者和開(kāi)發(fā)公司的工程師都在需求確認(rèn)書上簽字。

　　4.4　范圍變更控制

　　我們嚴(yán)格按照制定的變更機(jī)制來(lái)對(duì)所有變更進(jìn)行有效控制。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目范圍控制其實(shí)是件很困難的事情，因?yàn)橛绊懛秶囊蛩睾芏啵绾慰刂坪侠淼淖兏�，拒絕不合理的變更，主要采取以下幾項(xiàng)措施。

　　(1)對(duì)于一個(gè)變更的申請(qǐng)，首先我們分析該申請(qǐng)是因?yàn)槭裁刺岢鰜?lái)，是否有利于項(xiàng)目的進(jìn)展，如果不利于項(xiàng)目的進(jìn)展的，我們堅(jiān)決拒絕。

　　(2)有些變更申請(qǐng)可能并不會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)展，但是超出了我之前所定義的項(xiàng)目范圍，已經(jīng)不部署本次項(xiàng)目工作了，我們也堅(jiān)決拒絕。

　　(3)如果一旦出現(xiàn)由于變更導(dǎo)致范圍出現(xiàn)了變化，造成了時(shí)間、成本的不可控，就應(yīng)該立即暫停該變更工作。

　　5　總結(jié)

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。我局通過(guò)科學(xué)的需求管理、范圍管理成功建設(shè)了本局的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，為推動(dòng)我局電子政務(wù)化又邁上一個(gè)新臺(tái)階。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]朱佳艷.用辦公自動(dòng)化推動(dòng)政府工作高效化[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2012(6).

　　[2]孫淑楊.辦公自動(dòng)化原來(lái)及應(yīng)用[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社,1999.

　　[3]孫淑楊.政府辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品,2010(7).

　　(收稿日期：2014-11-25)