摘　要：

摘　要：政府辦公自動化系統(tǒng)對政府辦公效率的提高具有重要意義。在建設辦公自動系統(tǒng)過程中，我們往往面臨著各種情況、困難，從而導致項目建設的失敗，其中很重要的原因就是缺乏合理、科學的項目需求管理和范圍管理。本文結合作者在一個辦公自動化項目建設中的實際經(jīng)歷，論述了需求管理和范圍管理如何保證項目如何建設的。

關鍵詞：

關鍵詞：政府　辦公自動化　需求管理　范圍管理

辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為當今政府機關、企事業(yè)單位日常辦公的必備工具。它的出現(xiàn)改變了人們幾千年來的辦公方式和習慣，大大提高了辦公效率。同時，由于它的無紙化辦公方式，大大的節(jié)約了紙張，很符合當今社會綠色環(huán)保的要求。

　　雖然對于辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點人們早已熟知，但如何建設一個好的辦公自動化系統(tǒng)?如何建設一個符合單位自身情況的辦公自動化系統(tǒng)?這成了困擾很多建設者的問題，尤其是那些沒有研發(fā)能力的政府單位。本人在某廳局機關從事信息化工作已有十幾年的時間了，成功完成了我局的辦公自動化項目建設，并經(jīng)過了幾年來的不斷完善改進，積累了豐富的實踐經(jīng)驗。本文就是結合本人在該項目的經(jīng)歷從需求管理和范圍管理方面論述如何更好的完成政府辦公自動化系統(tǒng)建設。

　　1　項目背景

　　我所在的單位是一個省級廳局單位，在全省范圍內(nèi)分布著30多個直屬單位以及300多個三級單位。省局和這些單位的公文流程以往都是通過郵寄快遞的方式，即費時又費錢，效率又很低，有時候還經(jīng)常出現(xiàn)公文丟失的情況。為了有效扭轉公文傳遞中的各種問題，我局決定實施全省范圍內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)建設。

　　2　項目建設目標

　　省局辦公自動化系統(tǒng)建設項目的目標是：建設標準統(tǒng)一、結構合理、功能完善、安全穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)，提高辦文、辦會、辦事效率，形成實時溝通、信息共享、協(xié)同辦公的信息化辦公機制。

　　面對這么一個分布在全省范圍內(nèi)的大項目，我局成立專門的項目組全面負責。項目組根據(jù)以往做系統(tǒng)建設經(jīng)驗，認為該項目建設能否成功的關鍵就是項目的需求管理和范圍管理。因為含糊的需求和范圍經(jīng)常性的變化往往使參與項目的各方都吃盡了苦頭。

　　3　項目需求管理

　　需求管理的目的是確保各方對需求的一致理解，管理和控制需求的變更，從需求到最終產(chǎn)品的雙向追蹤。項目的需求管理可以在很大程度上影響項目的成敗。需求管理流程主要包括制定需求管理計劃、求得對需求的理解、求得對需求的確認、管理需求變更、維護對需求的雙向跟蹤、識別項目工作與需求之間的不一致等。

　　3.1　制定需求管理計劃

　　為了獲得清晰、可靠的需求，并對這些需求進行有效的管理，項目組從以下幾個方面制定了需求管理計劃。

　　(1)確定需求調研對象。本項目涉及全局300多個單位近2萬人，每個人都作為需求調研對象明顯不切實際。我們選定各個單位的辦公室主任以及文秘作為調研對象。

　　(2)確定需求調研方法。對于省局以及在省城的單位我們采取現(xiàn)場調研的方法;對于省城以外的單位我們采取了寄送需求調研表的形式，讓他們填寫相關需求內(nèi)容。

　　(3)制定需求變更審核流程。對于所有需求的變更，都首先提交到項目小組，項目小組審核后才提交開發(fā)公司進行需求變更修改。對于沒有通過審核的需求變更，一律不允修改。

　　3.2　項目需求開發(fā)

　　項目需求開發(fā)的目的是通過調查與分析，獲取用戶需求并定義產(chǎn)品需求。

　　項目需求分為技術需求和功能需求。由于項目小組成員都是我局信息化技術人員，對于我局軟硬技術條件已經(jīng)相當了解，所以這次需求調研主要集中在功能需求方面。

　　通過需求調研認為這次辦公自動化系統(tǒng)是以公文為主體的機關辦公相關電子文件的生成、傳輸、共享與交換全流程自動化管理，實現(xiàn)全局300多個部門之間文件的安全傳輸與有效驗證。

　　4　項目范圍管理

　　范圍管理就是對已經(jīng)獲取的需求進行規(guī)范的范圍擴大，防止盲目的擴大需求，確保項目建設包含且只包含項目所必須的工作。從以往的經(jīng)驗來看，需求蔓延是信息系統(tǒng)建設失敗最常見的原因，項目往往在啟動、計劃、執(zhí)行，甚至收尾時不斷加入新功能，從而導致項目范圍失控，從而使項目在時間、資源和質量上都受到嚴重影響。為了嚴格控制該項目的范圍，采取了以下幾項措施。

　　4.1　制定范圍管理計劃

　　(1)首先根據(jù)需求調研的結果，編寫了項目范圍說明書;然后，請相關專家對這份范圍說明書進行論證和分析，確保編寫的合理與科學。

　　(2)根據(jù)范圍說明說制定符合該項目的WBS(工作分解結構)。該項目是一個涉及全省的大系統(tǒng)建設，為了更好的合理的完成，我們對該項目每個需求進行了梳理，確定了每個需求應提交的成果以及相應的工作。

　　(3)制定驗收的流程和規(guī)范。對于每個提交的成果，首先項目小組進行初審;然后請相關領導、專家進行終審;前面兩步都審核通過了，，會將這個提交成果部署在一臺測試機進行為期3天的測試，在測試機測試沒有問題了，再部署在正式機中上線運行。

　　(4)制定變更機制。在系統(tǒng)項目建設過程中，需求變更時不可避免的，如何以可控的方式管理需求，對于控制項目范圍有重要的意義。

　　為此我們建立相應的需求跟蹤流程和機制。我們將獲取的需求都建立在一個需求跟蹤表中，通過這張表我們可以記錄所有需求從提出到實現(xiàn)中間各個環(huán)節(jié)的全過程。從這張表我們可以知道，需求提出者、時間、需求收集者以及審核者;如果需求又變更，該表則會記錄變更的時間、原因、提出變更申請者和審核者等信息。

　　4.2　項目范圍定義

　　要想獲得準確的范圍定義，分清該做的工作和不該做的工。就必須對每個交付成果進行詳細的定義，讓所有項目的參與者對這個定義沒有異議。例如：我們該項目中說的公文到底是指什么?我認真分析給出了精確定義：只有在本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中通過本辦公自動系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公務才是我們項目說的公文。非本系統(tǒng)、非本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、非本系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的公文都不在這個定義范圍內(nèi)，所有該交付的成果都有了明確的定義，范圍定義也及相應清楚了，所做的工作也更加明確。

　　4.3　范圍確認

　　通過前面的工作，對目工作范圍的邊界已經(jīng)確定了。為了確保該項目不遺漏任何細節(jié)，將所有的需求提出者都召集在一起開了一個需求確認會。我對每個需求都逐一確認，讓需求提出者和開發(fā)公司的工程師都在需求確認書上簽字。

　　4.4　范圍變更控制

　　我們嚴格按照制定的變更機制來對所有變更進行有效控制。在項目實施過程中，項目范圍控制其實是件很困難的事情，因為影響范圍的因素很多，如何控制合理的變更，拒絕不合理的變更，主要采取以下幾項措施。

　　(1)對于一個變更的申請，首先我們分析該申請是因為什么提出來，是否有利于項目的進展，如果不利于項目的進展的，我們堅決拒絕。

　　(2)有些變更申請可能并不會影響項目的進展，但是超出了我之前所定義的項目范圍，已經(jīng)不部署本次項目工作了，我們也堅決拒絕。

　　(3)如果一旦出現(xiàn)由于變更導致范圍出現(xiàn)了變化，造成了時間、成本的不可控，就應該立即暫停該變更工作。

　　5　總結

　　辦公自動化系統(tǒng)建設是電子政務建設的一項重要基礎工作。我局通過科學的需求管理、范圍管理成功建設了本局的辦公自動化系統(tǒng)，為推動我局電子政務化又邁上一個新臺階。

　　參考文獻：

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　　[2]孫淑楊.辦公自動化原來及應用[M].北京：中國人民大學出版社,1999.

　　[3]孫淑楊.政府辦公自動化信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].中國新技術新產(chǎn)品,2010(7).

　　(收稿日期：2014-11-25)