本文關鍵詞：考勤表格

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對于公司的人力資源或行政人員來說，員工的每月考勤統(tǒng)計一直是很頭痛的一個問題。從各類考勤機、網(wǎng)上考勤與移動考勤系統(tǒng)導出電子考勤數(shù)據(jù)并借助Excel進行處理是最基本的統(tǒng)計方法。

如果對Excel了解不夠深入的話，也許十人以下規(guī)模的公司考勤還能靠眼睛人工應付，，幾百人的就變得不太現(xiàn)實。

本篇技巧就將向大家介紹如何借助Excel的自帶高級功能快速統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù)、減少人工工作量提高工作效率。

讓我們先來看下借助Excel可以實現(xiàn)的考勤統(tǒng)計最終效果對比：

初始考勤導出表：

最終完成處理的考勤統(tǒng)計表：

是否有考勤數(shù)據(jù)一目了然豁然的感覺？借助Excel達到最終統(tǒng)計效果僅僅只需要幾個步驟幾分鐘而已！

還等什么？趕快來看下面的教程一起學習吧！當然，你也可以直接使用半米人才管理云來進行數(shù)據(jù)自動統(tǒng)計匯總，也就無需再看此文啦。

步驟1：導出原始考勤電子表格

首先，我們通過考勤機所連接服務器將考勤數(shù)據(jù)導入到Excel中，通常我們都會導出以下幾項考勤數(shù)據(jù)內容：員工工號，員工姓名，刷卡日期，刷卡時間。

有時每天每個員工的刷卡時間與次數(shù)都是不同的，但不用怕，這些不同的數(shù)據(jù)會在后續(xù)的處理中被過濾掉，不會為最終的統(tǒng)計造成影響。

步驟2：添加上下午標簽

現(xiàn)在我們需要為打卡時間設置上下午標簽，以便為后續(xù)統(tǒng)計提供幫助。

在數(shù)據(jù)表格中插入“上下午”列，并撰寫函數(shù)：

IF(D2<--"12:00:00","上午","下午")

然后拖拽整列即可。

步驟3：考勤表格數(shù)據(jù)分類匯總

接下來我們就要做最關的一步，對原始考勤數(shù)據(jù)表格進行分類匯總。

此時我們要用到的Excel功能就是“數(shù)據(jù)透視表”。

依次選擇菜單：“插入”>“數(shù)據(jù)透視表”>“數(shù)據(jù)透視表”，在彈出的選擇窗口中，點選“選擇一個表或區(qū)域”選項，并如示例圖中所示，拖拽選擇以下數(shù)據(jù)列：“姓名”“刷卡日期”“刷卡時間”“上下午”。

點擊“確定”按鈕，在新工作數(shù)據(jù)表中，右邊側欄會出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表字段列表”欄，根據(jù)示例中所示，將對應字段拖拽至對應區(qū)域內。

然后我們需要對“刷卡時間”數(shù)值進行設置，我們將“刷卡時間”設置為“最小值”。

表格會自動根據(jù)“刷卡日期”過濾多余非最小“刷卡時間”的數(shù)據(jù)，多次重復的打卡時間會被自動過濾。

同時將數(shù)字格式設置為“時間”格式。

步驟4：在剛插入的表格旁邊再次插入數(shù)據(jù)透視表

插入位置如圖中所示，唯一不同之處就在于“刷新時間”數(shù)值選擇最大值。

下班時間以最后一次打卡時間為準，其余時間均被被過濾。

步驟5：隱藏數(shù)據(jù)透視表多余字段

現(xiàn)在的表格已經(jīng)有我們所需要的全部統(tǒng)計數(shù)據(jù)了，此時我們還隱藏多余字段列表。

隱藏后的表格就是我們下圖中所見

步驟6：上下班打卡統(tǒng)計

接下來我們要對上班時間和下班時間來進行處理。假定公司規(guī)定早上上班時間不能晚于7點30分，下午下班時間不能早與17點。那么我們新建兩列，分別為：上午遲到情況和下午早退情況，分別編寫兩個統(tǒng)計函數(shù)：

=IF(B6<--"07:30:01",0,1)和=IF(B6<--"07:30:01",0,1)

然后拖拽對應姓名所屬范圍列即可。

為何遲到是1，不知道是0？這是為了后續(xù)總和統(tǒng)計方便所設數(shù)值。就如示例圖中所示，使用sum函數(shù)累加后即可得出當月遲到或早退總數(shù)。

步驟7：缺勤統(tǒng)計

如果上下班都未能打卡，記為缺勤。因為我們已經(jīng)有上下班遲到的標識數(shù)值，那么利用這個數(shù)值即可很方便的統(tǒng)計當天是否有缺勤及當月缺勤總數(shù)。

缺勤函數(shù)：

=IF(K7=0,IF(L7=0,1,0),0)

步驟8：剩余考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計函數(shù)

工作日標識函數(shù)：=IF(OR(WEEKDAY(A7,2)=6,WEEKDAY(A7,2)=7),0,1)

工作時長函數(shù)：=INT((HOUR(H7)*60+MINUTE(H7)-HOUR(B7)*60-MINUTE(B7))/60)&"小時"&MOD((HOUR(H7)*60+MINUTE(H7)-HOUR(B7)*60-MINUTE(B7)),60)&"分鐘"