本文關(guān)鍵詞：檔案管理自動(dòng)化，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

　　《廣播電視信息》供稿

　　摘要：本文闡述了基層單位檔案工作自動(dòng)化管理的重要性，同時(shí)作者根據(jù)自己工作的實(shí)踐，探討了基層單位檔案工作自動(dòng)化管理的實(shí)現(xiàn)步驟和方法。

　　關(guān)鍵詞：基層檔案　自動(dòng)化管理　重要性　實(shí)現(xiàn)步驟

　　1前言

　　基層單位的檔案是由本單位以往工作所形成的文件或?qū)嵨镛D(zhuǎn)化而來，它是本單位工作的查考依據(jù)、是今后工作的參考標(biāo)準(zhǔn)、是技改科研的可靠資料。尊重檔案、尊重自己?jiǎn)挝坏臍v史和前人的成績(jī)，是對(duì)檔案管理人員的基本要求。檔案工作是事業(yè)發(fā)展不可缺少的組成部分，將為今后本單位事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和所需要的信息。工作實(shí)踐證明，做好基層單位檔案自動(dòng)化管理是非常重要的。

　　在電腦普遍運(yùn)用前的檔案工作，包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：其一是管理，就是在維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)中，使檔案實(shí)體在存放和使用中始終有序，并保護(hù)檔案實(shí)體的物理狀態(tài)，使其在使用中不受或少受人為或自然因素的損害，并延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的自然壽命；其二是提供利用。手工檢索依托的是規(guī)范的立卷歸檔原則，隨著檔案數(shù)量的累年增長(zhǎng)，這種手工檢索的局限性是不言而喻的，它的調(diào)卷速度以及查全率和查準(zhǔn)率都與電腦不可同日而語，同時(shí)，檔案實(shí)體的反復(fù)調(diào)閱也不利于對(duì)其保護(hù)。而檔案利用的過程，即是對(duì)原件檔案的調(diào)取、閱讀、復(fù)印的過程，人為因素造成的損害是不可避免的。保護(hù)和提供利用因此形成了一對(duì)矛盾，在檔案管理上，是更側(cè)重于便于查閱，還是更有力于保護(hù)檔案實(shí)體，是基層檔案工作者必須面對(duì)的問題，只注重保存，不利于利用，就會(huì)極大削弱檔案存在的意義。

　　建立一個(gè)自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，其目的就是要將檔案工作與電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建設(shè)同步，使檔案的收集、整理、歸檔和利用形成一個(gè)便捷的通道，并通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檢索、查詢和閱讀。將檔案管理提高到一個(gè)全新的現(xiàn)代化水平，這將極大地提升檔案的利用率，使檔案資料在數(shù)字化平臺(tái)上最大限度地發(fā)揮作用，也將使檔案實(shí)體得到最好的保護(hù)。

　　2檔案自動(dòng)化管理的重要性

　�。�1）檔案種類多、數(shù)量大、內(nèi)容煩雜決定了其實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的必要

　　基層單位檔案室收存檔案的數(shù)量雖然不如專業(yè)檔案館多，但是涉及的種類可能會(huì)更加豐富，涵蓋的不僅是收發(fā)文件形成的文書檔案、技術(shù)改造設(shè)備更新形成的技術(shù)檔案，而且還包括一些工程的基建檔案、在工作中形成的照片檔案、各種短期或長(zhǎng)期的合同、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯榮譽(yù)證書等等。這些煩雜的內(nèi)容還會(huì)隨著時(shí)間的推移，不斷地增加數(shù)量和種類，在有限的存儲(chǔ)空間，不依靠數(shù)據(jù)庫(kù)，單憑原始的手工歸檔和檢索是不可想象的。

　�。�2）檔案自動(dòng)化將極大地提高檢索效率，加快檢索速度。

　　對(duì)檔案的收集、整理、保存，最終是為檢索和提供利用服務(wù)。在手工歸檔和檢索情況下，檔案管理人員要在每次檢索中，快、準(zhǔn)、全地調(diào)出所需的資料或是明確其不在自己的檔案庫(kù)中，準(zhǔn)確回答檢索人員的咨詢，這時(shí)所體現(xiàn)出的高效率是對(duì)檔案管理人員日常辛苦工作的回報(bào)，沒有平時(shí)日積月累的努力，就沒有檢索過程的快、準(zhǔn)、全。這是一件厚積薄發(fā)的工作，如果不在平時(shí)花足了心思，用足了功夫，在檢索的時(shí)候總會(huì)出現(xiàn)問題的。

　　相信很多基層單位的檔案管理人員有和我一樣的經(jīng)歷，在工作經(jīng)驗(yàn)不足的情況下，接手管理一個(gè)沒有經(jīng)過專業(yè)立卷歸檔的綜合性的檔案室，檢索在很大程度上還依賴于記憶，而不是規(guī)范的立卷歸檔原則和檢索目錄。我面臨的最大問題是親手歸檔這些資料和在熟悉案卷情況的老同事退休之后，在不打亂檔案當(dāng)前的物理狀態(tài)前提下，能在短時(shí)間內(nèi)不依賴別人，獨(dú)立進(jìn)行檢索，能夠快速檢索到需要的檔案。當(dāng)時(shí)，對(duì)我來說，最現(xiàn)實(shí)可行的辦法就是盡快建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　一個(gè)框架簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來之后，其效果是顯而易見的。但是，由于我使用的是一個(gè)非專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并且自己獨(dú)自設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)也不是很合理，在檢索中不斷暴露出問題。但在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行不斷調(diào)整、改進(jìn)和完善中，使得查全率和查準(zhǔn)率不斷得到提高。通過自己工作的實(shí)踐表明：檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，將會(huì)極大地提高檢索效率和檢索速度。

　�。�3）從資源共享、提高辦公效率的角度看尤顯突出

　　檔案里珍藏著本單位的發(fā)展軌跡、光榮歷史、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、慘痛教訓(xùn)和工作業(yè)績(jī)。不同的人員對(duì)檔案有著不同的需求，檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化后，，可以實(shí)現(xiàn)異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案，利用檔案；實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)到面的傳播，對(duì)于基層單位來說，就可以方便地實(shí)現(xiàn)與上級(jí)單位和兄弟單位之間的資源共享。

　　在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，檔案的資源共享還有另外一層含義，就是實(shí)現(xiàn)文書與檔案數(shù)據(jù)的資源共享，一次輸入、多次輸出、多處使用。不僅極大地節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，而且還避免了許多人為因素造成的不必要的錯(cuò)誤，符合辦公程序低炭化的世界大趨勢(shì)。

　�。�4）更利于原件的保護(hù)

　　在手工檢索中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)前人的立卷歸檔存在一些條理不清的缺陷，給當(dāng)前檢索造成了相當(dāng)?shù)穆闊欢植荒転榱藢?shí)現(xiàn)自己設(shè)計(jì)的檔案管理方案而破壞已有的案卷關(guān)系，巨大的工作量暫且不提，單從保護(hù)珍貴的檔案原件上來說，也是不可行的。由于檔案原件的無可替代性，因此要盡量減少重復(fù)的整理給其帶來的損害，同時(shí)，檔案也存在著在反復(fù)利用中造成的損壞問題。解決上述問題的唯一辦法就是使用計(jì)算機(jī)管理，依托數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的檢索代替手工檢索和實(shí)體查閱，通過電子閱讀代替對(duì)原件的調(diào)取次數(shù)。

　　3檔案自動(dòng)化的主要內(nèi)容和實(shí)現(xiàn)步驟

　　3.1檔案自動(dòng)化平臺(tái)的建立

　　選擇一款適合本單位的檔案自動(dòng)化操作平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理最至關(guān)重要的一步，這關(guān)系著今后很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)檔案管理工作的穩(wěn)定性。在方案最終確定之前，應(yīng)深入了解各款軟件的優(yōu)劣、軟件公司的情況，為今后操作人員培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)和軟件定期升級(jí)換代打下基礎(chǔ)。

　　如果本單位已經(jīng)實(shí)施了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，則檔案的自動(dòng)化平臺(tái)一定要有與之銜接的接口；如果還未建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的建立要慎重，它關(guān)系著今后整個(gè)單位辦公自動(dòng)化的開展，選擇不當(dāng)，會(huì)造成前功盡棄或大量重復(fù)勞動(dòng)。

　　做為基層單位，影響檔案工作自動(dòng)化的一個(gè)非常重要的因素，就是單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。因?yàn)檫@項(xiàng)工作的初始階段，不論是軟件還是硬件都需要投入資金，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。

　　實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化是大勢(shì)所趨，但是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還未建立或是領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)不同意資金投入的情況下，一味等待會(huì)造成更多的工作量的積累，這時(shí)可以先利用公共數(shù)據(jù)庫(kù)軟件（如：FoxPro）將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基本結(jié)構(gòu)建立起來。所設(shè)立的數(shù)據(jù)庫(kù)框架可以盡可能簡(jiǎn)單，字段可以只有必須的幾個(gè)，如：檔案的標(biāo)題、文號(hào)以及立卷歸檔的具體位置。建立起最基本的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)之后，就可以解決檢索的速度和查全率、查準(zhǔn)率的問題了。FoxPro數(shù)據(jù)庫(kù)最大的缺點(diǎn)是對(duì)沒有數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)的人操作起來有點(diǎn)困難，沒有直接的對(duì)話菜單，只能依靠輸入命令的方式；另外，做為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，卻沒有連接電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接口，會(huì)造成一些重復(fù)性的勞動(dòng)，比如：對(duì)收發(fā)文時(shí)錄入的很多內(nèi)容，都無法直接加以利用。

　　FoxPro數(shù)據(jù)庫(kù)最大優(yōu)點(diǎn)在于：它可以做DBF格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)都可以導(dǎo)入DBF格式的數(shù)據(jù)，因此在FoxPro數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入的檔案數(shù)據(jù)可以在其它能接受DBF格式文件的檔案管理系統(tǒng)中自由導(dǎo)出、導(dǎo)入。以后，只要選擇了可以導(dǎo)入DBF格式文件的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于之前所做的錄入工作，只要將字段設(shè)置調(diào)整一致之后，所有的數(shù)據(jù)都可以導(dǎo)入到新的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，不完善的部分可以在新的庫(kù)中再加以補(bǔ)充和完善。

　　.32基本數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的建立和記錄的錄入

　　一旦確定了檔案自動(dòng)化操作平臺(tái)，下一步就要根據(jù)本單位的特點(diǎn)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)，比如：選擇字段和字段的長(zhǎng)度、類型等基本框架，之后以年度為單位，分別錄入。

　　數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入工作是整個(gè)自動(dòng)化過程中工作量最大的一項(xiàng)。鑒于庫(kù)存檔案數(shù)量大，即使利用公共數(shù)據(jù)庫(kù)做過一些前期的基本數(shù)據(jù)錄入，想一步到位實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化也很困難。可以分成兩步走：先期錄入案卷目錄和卷內(nèi)目錄，完成之后，即可極大提高檢索檔案的查全率和查準(zhǔn)率；第二步是錄入實(shí)際意義上的電子檔案，這一步的錄入要由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子版的速度而定，轉(zhuǎn)化完一年，錄入一年，起始時(shí)，可以本年度為一個(gè)坐標(biāo)原點(diǎn)，本年度以后形成的檔案都要按部就班實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，其余的時(shí)間用來將本年度之前的檔案逐年數(shù)字化并錄入數(shù)據(jù)庫(kù)（當(dāng)然，電子版的生成工作可視本單位的經(jīng)濟(jì)情況外包，現(xiàn)在有公司可承接這種工作）。第二步的實(shí)現(xiàn)是檔案自動(dòng)化的最終目的，實(shí)現(xiàn)了這一步，才是真正實(shí)現(xiàn)了檔案的自動(dòng)化管理，才能在實(shí)現(xiàn)提高檢索速度的基礎(chǔ)上，即時(shí)地電子檢索和閱讀，達(dá)到提高檢索速度及檔案利用率和保護(hù)檔案原件的目的。

　　3.3實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和實(shí)物檔案的數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化就是將已經(jīng)歸檔和即將歸檔的紙質(zhì)和實(shí)物檔案通過掃描、照像等途徑轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息。實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理必須要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，檔案室的一切紙質(zhì)和實(shí)物檔案都要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化才能在數(shù)據(jù)庫(kù)中自由調(diào)用。

　　自動(dòng)化管理系統(tǒng)建立之后，立卷歸檔、檢索甚至是數(shù)字檔案向數(shù)據(jù)庫(kù)中的掛接都可以通過電腦完成，相比之下，數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化就成了十分重要的一環(huán)。如果將這項(xiàng)工作放在立卷歸檔之后一次性完成，集中起來的工作量將會(huì)很大。如果能和文書部門結(jié)合起來，在文件傳閱之后就完成數(shù)字轉(zhuǎn)化，化整為零地將它消化在日常工作之中，使今后形成的文件在源頭上就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的文本或圖片，不僅能提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，更能提高立卷歸檔的效率。

　　4結(jié)束語

　　隨著時(shí)代的發(fā)展和電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的逐步實(shí)現(xiàn)，檔案工作自動(dòng)化的意義十分深遠(yuǎn)。在促進(jìn)開發(fā)檔案信息資源，發(fā)展單位的檔案事業(yè)的同時(shí)，檔案工作自動(dòng)化，將會(huì)更好地為本單位的各項(xiàng)中心工作服務(wù)。

  本文關(guān)鍵詞：檔案管理自動(dòng)化，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。