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計算機技術在辦公自動化中的應用研究

發(fā)布日期： 2014-12-17 發(fā)布：  

  2014年21期目錄       本期共收錄文章20篇

　　摘  要：辦公自動化是運用多種技術形成的現代化新型的辦公形式，在計算機技術的應用中具有重要的影響。本文主要以計算機技術在辦公自動化中的必要性為切入點，重點研究計算機技術在辦公自動化中的應用。
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　　 關鍵詞：計算機技術;辦公自動化;應用研究
　　引言：計算機技術是辦公自動化實現決策效能的核心，其功能體現在計算機的硬軟件設施上，辦公自動化運行的環(huán)節(jié)離不開計算機的設施，兩者相輔相成，共同促進。深度掌握計算機技術在辦公自動化中的應用，能夠減輕工作重量，提高辦事效率的總水平。
　　一、計算機技術在辦公自動化中的重要性
　　計算機技術是對信息處理和收集的一個過程，隨著信息社會的深入，企業(yè)對辦公水平不斷的要求高質量化。辦公自動化作為優(yōu)化工作質量的載體，其工作內容必須準確、及時的采集企業(yè)所需的信息，科學的處理，才能使企業(yè)在市場競爭中穩(wěn)占先機，提高企業(yè)的綜合效率。辦公自動化以工作人員的技術為主導，運用計算機及通訊技術相結合，形成多樣的辦公模式，具有方便快捷、綜合開放及辦事效率高的特點。它通過收集信息資源，建立企業(yè)內部資源共享機制，從而全面提升計算機技術的應用效果。
　　二、計算機技術在辦公自動化中的應用
　�。ㄒ唬嫿ㄐ畔l(fā)布平臺。企業(yè)在進行辦公自動化工作時，可以利用計算機技術構建網絡信息交流平臺，發(fā)布企業(yè)的綜合信息，使信息的流通快速準確，同時需要工作人員積極配合，對企業(yè)信息及時采集和處理。比如，在企業(yè)的內部網站上開發(fā)企業(yè)內部員工論壇，將員工的工作狀況和工作內容等發(fā)布在論壇中，相互交流，吸取工作經驗并要求員工在論壇中發(fā)布工作心得和對工作的建議，提高員工的整體工作效率，有利于企業(yè)的正常運營;企業(yè)還可以開發(fā)信息對外流通平臺，使客戶或同企業(yè)能出初步了解本企業(yè)的經營特點，掌握本企業(yè)的基本信息。另外，企業(yè)還可以利用計算機技術構建企業(yè)內部員工的資料信息平臺，將員工的通訊率和基本信息發(fā)布到企業(yè)內部網站，從而提高辦公自動化的工作水平。信息發(fā)布平臺的構建，能及時查閱外部和內部的信息反饋，增強企業(yè)對外信息交流的進度，提高企業(yè)在市場中的競爭優(yōu)勢。
　�。ǘ⿵娀臋n管理。在進行文檔管理時，企業(yè)可以利用計算機網絡系統(tǒng)深度完成文檔的批復工作。其操作過程由工作人員結合實際工作要求合理完成。對文檔操作的過程、時間、修改和審閱痕跡及操作人的姓民進行保存，方便日后查閱。文檔操作完成后，對文檔進行管理，管理方可分為擬辦方和承辦方，可以根據文件的重要程度進行安置，然后制定查閱權限，防止員工對文檔信息的更改。在文檔管理中應用計算機技術，能夠方便文檔檢查，保證信息的共享。另外，計算機技術運用在在文檔使用的軟件上，數據、文字、表格的處理是辦公自動化工作的重要組成部分，既能快速的對文檔進行更改和編輯，還能為文檔提供大量的信息，保證文檔的制作的專業(yè)性。計算機技術將紙質文檔轉變?yōu)殡娮游臋n，具有保密且不易丟失的效果，通過對企業(yè)的文檔建立安全的文檔管理數據庫，加強自動化文檔管理的水平，提升工作人員的工作效率。
　�。ㄈ﹥�(yōu)化工作流程。企業(yè)的工作流程離不開計算機技術[1]。企業(yè)在辦公自動化工作過程中，可以協(xié)調部門和崗位之間的工作內容，，促進企業(yè)人才的綜合利用率，部門間的工作內容且具有固定的操作特點，應嚴格按照工作流程辦事，對工作流程進行實時的監(jiān)控，保證工作的真實性。比如，企業(yè)運營過程中公告的擬定、請示、審批及發(fā)放等，工作內容相對固定，為了降低工作人員的操作失誤，可以利用計算機技術制定自動化的工作流程，合理安排資源的配置，將公告上報領導且同意后，直接在網上發(fā)布到各個員工的賬號中，使其他員工及時的查閱公告，掌握情況。還可以利用計算機技術實現自動化固定的工作管理，如在網絡平臺上設置會議管理、工作內容管理、用餐管理及公共物品管理等機制，既能增加員工對工作的認識，又能提高整體員工的工作效率。
　�。ㄋ模┥罨Y源設備。辦公自動化的主要工作是對企業(yè)信息進行收集、傳送并配上文字或圖像等業(yè)務進行處理[2]。辦公自動化的開展離不開計算機技術的應用。因此計算機的設備室配合工作的關鍵。辦公自動化工作所用的軟件資源主要體現在通用軟件和專用軟件上，專用軟件包括計算機系統(tǒng)軟件、支持性軟件及財務管理等軟件;通用軟件包括WORD、EXCEL、PPT、PS等圖像處理軟件和文字數據處理軟件。軟件的操作需要計算機技術的多方配合，計算機技術在辦公自動化的應用為工作帶來便利，具有廣泛的運用效果。
　　 結語：總之，辦公自動化是計算機技術持續(xù)發(fā)展的前提，也是信息時代的重要產物，具有強化管理組織和提高辦公效率的功能。企業(yè)需要不斷培養(yǎng)員工的辦公自動化工作效率，實現計算機技術的全面發(fā)展，從而提高企業(yè)的經濟和社會效益。
　　參考文獻：
　　[1] 呂靜.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].東方企業(yè)文化，2012，20（1）：22-23.
　　[2] 魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].赤峰學院學報，2012，12（22）：28-29.

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