本文關(guān)鍵詞：論計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，由筆耕文化傳播整理發(fā)布。

論計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2012-06-22 12:27:31 字體：     

摘　要：隨著信息時代的到來，計算機成為人們在日常的工作和學習中日益重要的工具，計算機技術(shù)運用到檔案管理中，對于實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理具有非常重要的作用。本文首先分析了計算機技術(shù)在檔案管理中的重要性，并從計算機在檔案管理運用中存在的問題出發(fā)，對如何充分實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提出了一些看法和建議。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

1.計算機技術(shù)對檔案管理的重要性 　　1.1計算機技術(shù)有利于檔案管理的收集，存儲以及檢索和保護等各方面作用的實現(xiàn)。在檔案管理中，通過計算機技術(shù)可以實現(xiàn)掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的檔案管理信息轉(zhuǎn)換為能夠被計算機所識別的，并且能夠自動處理信息的管理模式，并方便快捷的將檔案信息壓縮輸入到計算機中，刻錄成光盤實現(xiàn)存儲。計算機技術(shù)在檔案管理中的運用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計算機的自動檢測和編目功能來實現(xiàn)對檔案的管理工作�？傊ㄟ^計算機的掃描和光盤存儲，既節(jié)省了空間，同時又容易保存，并且對于提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)自動化管理具有非常重要的意義。 　　1.2計算機技術(shù)有利于實現(xiàn)檔案管理信息的系統(tǒng)化管理。在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理對于數(shù)量龐大，種類繁多的檔案信息，往往很難提高對檔案信息的管理效率，而計算機技術(shù)在檔案管理中則能夠通過對檔案管理信息的接受和檢索，實現(xiàn)高效率的信息管理；同時利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件快速的實現(xiàn)接受、登記以及分類的處理等職能的實現(xiàn)。相對于傳統(tǒng)的檔案管理而言，計算機在文字處理，表格處理以及聲像等各個方面具有得天獨厚的優(yōu)勢，因此，通過計算機建立應(yīng)用計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化檢索，充分發(fā)揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學的管理和決策服務(wù)，充分實現(xiàn)系統(tǒng)化管理。 　　1.3計算機技術(shù)為檔案管理系統(tǒng)提供充分的技術(shù)依據(jù)。隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到檔案管理中，為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了充分的技術(shù)依據(jù)。首先，分布式計算機體系的成功實現(xiàn)，為實現(xiàn)檔案管理的集成化管理和集成服務(wù)提供了機會和支持；其次，數(shù)字化設(shè)備的迅猛發(fā)展，為檔案管理提供了先進的管理設(shè)施和服務(wù)；另外，計算機技術(shù)實現(xiàn)了辦公自動化以及諸如客戶關(guān)系管理和企業(yè)資源計劃管理等業(yè)務(wù)和信息管理的統(tǒng)一。 2. 計算機技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中存在的問題 　　從近年來計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀分析來看，盡管很多檔案館一直致力于現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)，同時也非常重視計算機技術(shù)對檔案管理的作用。但是在實際的投入和使用中，由于各個方面的原因，還是存在著一些問題。 　　2.1充分了解計算機技術(shù)在實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的必備條件 　　計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，必須做好充足的準備，確保數(shù)據(jù)的準確性，保證計算機的原始檔案數(shù)據(jù)及信息的完整和準確。它要求具備量大基本條件。第一個條件就是必須具備完整的硬件設(shè)施，它主要包括：計算機設(shè)備、計算機檔案管理軟件以及其他相關(guān)軟件等等；另一個條件就是必須具備完整的計算機管理軟件設(shè)施。計算機技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化、信息化的檔案管理，科學的管理是基礎(chǔ)，另外做好檔案數(shù)據(jù)庫的工作，也是充分實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理不可忽視的一個方面。 　　2.2計算機技術(shù)應(yīng)用與檔案管理中存在的問題 　　首先，從現(xiàn)實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。 　　其次，檔案管理中引入計算機技術(shù)，通過計算機技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫之后，導致原有的數(shù)據(jù)庫規(guī)模變小，標準化程度降低，而且在通過計算機建立數(shù)據(jù)庫的過程中，大部分都是低水平的重復(fù)建設(shè)，而且其服務(wù)范圍狹窄，嚴重影響著檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用率和效率。 　　另外，在通過計算機技術(shù)建立現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。一方面，應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計算機技術(shù)建立現(xiàn)代化檔案管理的過程中，相關(guān)人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這也是對新時期下的檔案管理人員提出的新的要求。 3. 完善計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用對策   針對前面提到的關(guān)于計算機技術(shù)在檔案管理中存在的一些問題，要想充分實現(xiàn)計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，必須做好以下幾個方面的工作。 3.1充分重視計算機在檔案

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